O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat în baza ordinului angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a efectua o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă. O călătorie de afaceri poate avea loc atât pe teritoriul Federației Ruse cât și în afara acesteia. În acest articol vom examina procedura de rambursare a cheltuielilor angajatului legate de călătoria sa de afaceri în străinătate, precum și regulile de contabilizare a costurilor suportate în valută străină și conversia lor în ruble rusești.
Dispoziții generale privind trimiterea la o călătorie de afaceri străină și documentarea acesteia
Amintiți-vă că specificul ordinului de trimitere a salariaților în afaceri oficiale atât pe teritoriul Federației Ruse cât și pe teritoriul țărilor străine este stabilit în Regulamentul nr. 749 <1>.
În conformitate cu alineatul (2) din prezentul regulament, lucrătorii care se află în relații de muncă cu angajatorul sunt trimiși în călătorii de afaceri.
Scopul organizației trimiterea călătoria angajat definit de cap și este indicat în sarcina de serviciu (unificat formularul T 10a), care este aprobat de către angajator (n. 6 N 749 regulamente).
Lucrătorul merge să călătorească în baza unui ordin emis în stabilirea unui lucrător în direcția de deplasare (forma unificata-T 9, T 9a) în care numele și inițialele indică un lucrător detașat, biroul său sau de specialitate, scop, timp și spațiu de călătorie.
În cazul în care un angajat merge într-o călătorie de afaceri în statele care sunt membre ale Comunității Statelor Independente (CSI), care au semnat acorduri interguvernamentale pe baza cărora documentele pentru autoritățile de frontieră de intrare și de ieșire nu au făcut o notă privind trecerea frontierei de stat, în conformitate cu angajatorul se ia decizia certificat de (forma unificata T-10), confirmând călătoria termenul său (n. n. 7, 15 din 749 n).
Direcția angajatului în cadrul unei călătorii de afaceri către alte țări și state este efectuată fără emiterea unui certificat de călătorie de afaceri. Data de trecere a frontierei de stat a Federației Ruse, în acest caz, urmați din Federația Rusă și pe teritoriul Federației Ruse se stabilește de mărci autoritățile de frontieră din pașaport (n. N. 15, 18 din Regulamentul N 749).
La întoarcerea de la o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să depună la angajator în termen de trei zile lucrătoare (clauza 26 din Regulamentul nr. 749):
- raport de cheltuieli (f. 0504049) privind Uzat în legătură cu sumele de călătorie și să facă o soluționare finală a eliberării-l înainte de a pleca pe un avansuri în numerar călătorie de afaceri pentru cheltuielile de deplasare. Pentru a avansa raport atașat certificatului de călătorie (dacă a fost emis), documentele privind contractul de locațiune, costurile reale de călătorie (inclusiv prime de asigurare obligatorie personală a călătorilor privind transportul, taxele pentru documentele de călătorie și furnizarea de trenuri în lenjerie de pat) și pe alte cheltuielile asociate unei călătorii de afaceri;
- un raport cu privire la lucrul efectuat în timpul misiunii, coordonat cu șeful unității structurale a angajatorului, în scris.
Advance pentru cheltuielile de călătorie
În conformitate cu n. 10 749 N dispoziții lucrătoare în cazul în direcția sa de deplasare este emis un avans de numerar pentru costurile de deplasare și spațiile de angajare și costurile suplimentare asociate care trăiesc în afara unei adrese permanente (DSA).
În cazul în care atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate, avansul îi este dat în ruble, de regulă, schimbul lor de valută străină se face de către angajatul însuși. În confirmarea tranzacțiilor de schimb, angajatul returnează un certificat de schimb valutar la întoarcere.
Trebuie remarcat faptul că un avans pentru cheltuielile de deplasare pot fi plătite în numerar din registrul de numerar, precum și cu utilizarea cardurilor de debit bancare emise de instituțiile de credit, inclusiv în cadrul proiectelor „salariu“.
- creșterea eficienței proceselor de plată;
- automatizarea verificării calculelor și controlul asupra primirii (înscrierii) fondurilor și a utilizării lor.
Practica arată că transferul de fonduri către angajați în conturi deschise de către acestea la instituțiile de credit pentru așezările care utilizează plata (debit) carduri, confortabil și simplifică procedurile angajatorului (proprietar) taxele privind rambursarea cheltuielilor angajaților de călătorie, și crește eficiența și fiabilitatea plăți.
Introducerea mecanismului de plăți fără numerar cu persoanele responsabile se realizează prin introducerea unor dispoziții relevante în contractul colectiv, poziția călătoriilor de afaceri, politicile contabile. De exemplu, Ministerul Finanțelor, în cadrul politicilor contabile semnificative și sub rezerva dispozițiilor contractului colectiv eliberează angajaților în numerar în temeiul raportului privind cheltuielile de deplasare, fără numerar, la cererea persoanei responsabile cu indicarea detalii necesare pentru a transfera în contul angajatului la o instituție de credit , atunci când călătoriți:
- pe teritoriul Federației Ruse în ruble, cu utilizarea cardurilor bancare utilizate în cadrul proiectului "salariu";
- pe teritoriul statelor străine în dolari SUA, cu utilizarea cardurilor bancare emise de instituțiile de credit specificate în contractul colectiv.
Rambursarea cheltuielilor de călătorie de peste mări
Potrivit art. 168 al LC RF, clauza 23 din Regulamentul nr. 749, în cazul trimiterii la o călătorie de afaceri pe teritoriul statelor străine, angajatorul este obligat să ramburseze angajatului:
- cheltuieli de călătorie;
- cheltuielile pentru închirierea unei locuințe;
- cheltuieli suplimentare legate de existența în afara locului de reședință permanentă (pe zi);
- cheltuielile de înregistrare a unui pașaport străin, a vizei și a altor documente de ieșire;
- taxele consulare și aeriene obligatorii;
- Taxe pentru dreptul de intrare sau de tranzit al transportului rutier;
- cheltuieli pentru asigurarea medicală obligatorie;
- alte plăți și taxe obligatorii, precum și alte cheltuieli suportate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.
Procedura și suma cheltuielilor de compensare legate de afaceri oficiale, inclusiv călătorii de afaceri pe teritoriul unui stat străin se stabilește prin contractul colectiv sau reglementările locale (art. 168 din LC RF).
Trebuie remarcat faptul că atunci când se determină suma per zi și costul angajării unei premise de locuință, rambursată de instituțiile publice în detrimentul fondurilor bugetare, este necesar să se ghideze:
În ceea ce privește bugetul și instituțiile autonome, actele normative menționate mai sus nu se aplică, deoarece nu se aplică instituțiilor finanțate din bugetul federal. În consecință, astfel de instituții au dreptul să determine în mod independent valoarea rambursării costurilor asociate cu călătoria pe teritoriul statelor străine.
Apoi, luați în considerare trăsăturile de rambursare a anumitor cheltuieli suportate de un angajat trimis pe teritoriul unui stat străin.
Ajutor zilnic. În conformitate cu clauza 17 din Regulamentul nr. 749 pentru timpul petrecut în timpul călătoriei unui angajat în cadrul unei călătorii de afaceri în afara teritoriului Federației Ruse, se plătește o diurnă:
- când călătoresc pe teritoriul Federației Ruse - în modul și în sumele stabilite de convenția colectivă sau de un act de reglementare local pentru călătorii de afaceri pe teritoriul Federației Ruse;
- când călătoresc pe teritoriul unui stat străin - în modul și în sumele stabilite de convenția colectivă sau de un act normativ local pentru călătorii de afaceri pe teritoriul statelor străine.
Durata efectivă a șederii la locul de detașare este determinată de mărci autoritățile de frontieră din pașaport pentru trecerea frontierei de stat a Federației Ruse sau prin semne de la data sosirii la locul de trimitere și data plecării sale, care sunt făcute în documentele de călătorie (în cazul în care se emite).
Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în două sau mai multe state străine pe diem pe zi trece frontiera dintre statele sunt plătite în valută străină în conformitate cu normele stabilite pentru statul în care angajatul este trimis (p. 18 din Regulamentul N 749).
În cazul unei întârzieri forțate în tranzit, indemnizația zilnică pentru această perioadă se plătește prin decizia conducătorului instituției la depunerea documentelor care confirmă întârzierea forțată (clauza 19 din Regulamentul nr. 749).
În cazul în care un angajat, care a mers într-o călătorie de afaceri într-o țară străină, a revenit pe teritoriul Federației Ruse în aceeași zi, în valută străină pe diem plătit pentru el în mărime de 50% din normele de costuri per diem definite prin contractul colectiv sau de reglementare locale, pentru călătorii în valută străină (clauza 20 din Regulamentul nr. 749).
Costurile de închiriere a unei locuințe. În conformitate cu alin. 21 Regulamentul N 749 costul închirierii de spații sub îndrumarea angajaților în călătorii de afaceri în țări străine, confirmate de documente relevante, se compensează în modul și suma stabilită printr-un contract colectiv sau o reglementare locală.
Documentul care confirmă costul închirierii spațiilor de locuit () în hotel străine (hotel), de regulă, servește ca o factură (de factura engleza -. Cont, factura, factura, conosament).
Cheltuieli de călătorie. Potrivit alin. 22 Regulamentul N 749 cheltuielile de deplasare, atunci când un angajat în direcția de deplasare pe teritoriul statelor străine se rambursează el în modul prevăzut de alin. 12 din Regulamentele N 749 de la direcția de o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse.
Să ne amintim că, pe baza alin. 12 din cheltuielile de deplasare Regulamentele N 749 la locul de afaceri și înapoi la locul lor permanent de muncă și de călătorie de la o așezare la alta, în cazul în care angajatul a trimis la mai multe organizații situate în diferite localități, includ costul călătoriei transportul public, respectiv, la gară, port, aeroport și gară, port, aeroport, în cazul în care acestea sunt sub sat, în cazul în care există documente (bilete) pentru a sprijini aceste costuri, precum și prime n Asigurare obligatorie personala pasagerilor cu privire la transport, taxele pentru documentele de călătorie și furnizarea de lenjerie de pat în trenuri.
În acest caz, transportul public înseamnă:
- transportul feroviar (trenuri de pasageri);
- transportul de apă (nave maritime și fluviale);
- transport aerian (aeronave de pasageri);
- transportul auto (autobuze și microbuze de uz general);
- transportul electric (trenuri electrice, troleibuze și tramvaie).
Documentul care confirmă costul călătoriei este un bilet.
În prezent, biletele electronice pe calea aerului și căile ferate devin din ce în ce mai populare. La achiziționarea electronică a biletelor de călătorie, documentele justificative care confirmă cheltuielile de călătorie sunt:
a) pentru transportul aerian:
- formată dintr-un sistem informațional automatizat pentru procesarea rutei de trafic aerian / primirea unui document electronic (bilet de avion) pe hârtie, care prezintă costul zborului;
- îmbarcare care confirmă zborul persoanei responsabile în conformitate cu ruta specificată în biletul electronic;
b) pentru transportul feroviar, un cupon de control al documentului electronic de călătorie (bilet) (un extras din sistemul automatizat de gestionare a transportului feroviar de călători) obținut în formă electronică de către rețeaua de informații și de telecomunicații.
Fiți atenți! În cazul pierderii documentelor de călătorie, Ministerul Finanțelor recomandă ca justificări următoarele documente:
Scopul utilizării serviciilor de taxi în interesul instituției poate fi indicat într-o notă explicativă (de exemplu, din cauza urgenței unei misiuni de birou sau a unei nereguli a zborurilor de transport public).
Adoptarea cheltuielilor contabile efectuate în valută străină pentru contabilitate și recalcularea lor în ruble
În conformitate cu clauza 13 din Instrucțiunea nr. 157n <2> contabilitatea este menținută în moneda Federației Ruse - în ruble. Documentele primare, compilate în alte limbi, ar trebui să aibă o traducere în linie rusă în limba rusă.
Apoi, ia în considerare particularitățile de recalculare în ruble, atunci când se înregistrează cheltuielile de călătorie efectuate în valută străină.
Potrivit alin. 215 Instrucțiuni N cont 157n persoanele responsabile de primit la avansurile plătite în valută, în același timp, se efectuează în moneda străină relevantă și în ruble la data eliberării numerarului în cadrul raportului.
Datoria persoanei responsabile este redusă cu suma cheltuielilor reflectate în raportul anticipat, confirmată prin documente justificative.
Excesul de valoarea înregistrată în registrele persoanei responsabile acordate anterior costurile inițiale (valoarea depășirilor de costuri aprobate) sunt înregistrate în conturile corespunzătoare și instituție recunoscută adoptate înainte de persoana responsabilă răspunderea monetară.
Suma avansului necheltuit, acordat mai devreme angajatului în numerar, la încheierea unei călătorii de afaceri, este plătită casieriei.
Pe baza celor de mai sus, eliberarea în responsabilitatea personalului în misiune în valută străină avansurile primite și le cheltuite de avans de contabilitate instituție reflectă simultan în valuta străină respectivă și în ruble la Banca Rusiei, la data de numerar este avansat într-un raport. Este demn de remarcat faptul că în acest caz nu se face recalcularea valutei străine emise la data aprobării raportului anticipat.
Cu toate acestea, trebuie amintit că, atunci când se întoarce ofițerul de numerar mărunte necheltuite într-o monedă străină sunt înregistrate în evidențele contabile în valuta respectivă și în ruble la cursul de schimb al Băncii Rusiei la data de a face bani în registrul de numerar (Sec. 154 Regulamentele N 157n).
Așa cum sa menționat mai sus, în cazul în care avansul este dat în ruble unui angajat detașat, el le schimbă în mod independent pentru valută străină. Un document care confirmă cursul de schimb este un certificat de cumpărare a valutei.
În această situație, cheltuielile de călătorie efectuate în valută străină sunt acceptate pentru contabilitate și în valută străină și în echivalentul rublei la cursul de cumpărare valutar. Prețul de achiziție este determinat pe baza unui certificat de cumpărare de către o persoană terță parte a unei valute străine.
Luați în considerare, de exemplu, procedura de luare a contabilității cheltuielilor de călătorie efectuate în valută străină.
Exemplul 1. Un angajat al unei instituții bugetare este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate timp de cinci zile. Când părăsesc pentru cheltuiala subvenției acordate pentru îndeplinirea sarcinii de stat, a fost emisă o diurnă de 250 $ (50 $ pe zi). La data plății în avans, rata băncii din Rusia a fost: 1 USD = 30,5 ruble. Din călătorie, angajatul sa întors mai devreme pentru o zi, după cum rezultă din semnele de pe trecerea frontierei rusești în pașaportul său.
Prin urmare, la sosirea dintr-o călătorie (Banca Rusiei a cursului de schimb SUA $ 1. = 30,9 RBL.) Angajatul a făcut în numerar suma necheltuită de un avans de $ 50 USD. (Banca cursului de schimb Rusia de $ 1. = 30,9 ruble. ).
În contabilitatea unei instituții bugetare, aceste tranzacții vor fi reflectate după cum urmează:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: