Întâlnire la aeroport (sau la gară)
De obicei, în funcție de nivelul de conducere al grupului de vizitare, acesta este întâlnit de șeful partidului gazdă sau de un secretar cu un șofer și, eventual, cu un interpret. Dacă oaspeții vin pentru prima dată și nu sunteți familiarizați personal, ar trebui să faceți un poster cu numele organizației sau organizației dvs. de oaspeți, ceea ce va ajuta la distingerea acestora de fluxul total al pasagerilor care intră. Este de dorit să existe informații despre bagajele delegației. Livrarea florilor nu este acceptată; Excepția poate fi cazul atunci când un grup de persoane care au sosit are o doamnă. Apoi puteți da un buchet mic (florile sunt înmânate în ambalajul celofan). La momentul întâlnirii, nu se acceptă schimbul de cărți de vizită. Întâlnirea grupului care sosește "la rampa avionului" nu este de obicei practicată, cu excepția cazului în care vine o delegație la nivel înalt și dacă există o șansă reală pentru aceasta.
În funcție de numărul de membri ai delegației care a sosit, aceasta ar putea fi una sau două mașini (angajate sau deținute de întreprindere) sau un microbuz. De asemenea, trebuie să identificați un vehicul pentru transportul bagajelor. Nu se recomandă întreținerea unei delegații pe mașini particulare.
În timp ce întâlnirea și văzând delegația este alcătuită din scaune pentru autovehicule. În practica internațională, protocolul în vehicul sunt definite ca fiind onorabilă și mai puțin onorabilă. Primul loc de onoare este un loc pe bancheta din spate de pe dreapta în timp ce vehiculul se află în mișcare. Șeful gazdă ia un driver bancheta din spate. Traducător sau o persoană care lucrează în mod constant cu delegația, este situat lângă șofer. Mașina este livrată în așa fel încât ușa din dreapta cu care se confruntă trotuar. Primul stă în jos și se duce de pasageri care ocupă locul cel mai onorabil. În cazul în care autovehiculul devine un alt pasager, este nevoie de un scaun rabatabil sau un loc de cinste între cele două părți (între șeful țării gazdă și șeful delegației de oaspeți), astfel încât să nu interfereze cu oaspetele șef în timp ce în mișcare și la ieșire. Trebuie remarcat faptul că în practica comunicării de afaceri în lucrul cu delegațiile sunt din ce în ce utilizează microbuze. Beneficiile sunt evidente: costuri mai mici de transport și posibilitatea utilizării eficiente a timpului trecerea de la un obiect la altul pentru a comunica cu oaspeții.
Camerele hotelului trebuie rezervate în avans. În acest caz, trebuie să știți în avans câți bărbați sunt așteptați, câte femei și dacă există cupluri căsătorite între ei. Dacă este necesar, în timpul pregătirii admiterii delegației pe listele de vizitatori, se efectuează corecții (de exemplu, în loc de un alt reprezentant care sosește), pe care secretarul îl informează pe administratorul hotelului. În funcție de clasa hotelului, nu este inutil să priviți camerele în avans și să vă asigurați că sunt destul de confortabile, au un mic frigider pentru băuturi răcoritoare și un televizor. Camere de rezervare, ar trebui să alegeți cele care se află într-o parte liniștită și liniștită a hotelului. Se amestecă într-o cameră de două persoane nu este acceptată. Numărul doamnei poate fi decorat cu flori. În practica modernă, oaspeții sunt adesea cazați în apartamentele oaspeților din țara gazdă, care economisesc și valută.
Indiferent de ora sosirii delegației și de momentul începerii negocierilor, este întotdeauna acceptat de la aeroport (de la gară) să aducă oaspeții la hotel în primul rând, să le ofere posibilitatea de a-și aranja șederea și de a se pune în ordine după călătorie. Abia după aceea este posibilă începerea punerii în aplicare a programului de negocieri.
Înainte de a începe partea de afaceri a vizitei, șeful delegației ajunge în conformitate cu practica general acceptată, plătind o vizită de curtoazie la șeful organizației gazdă. O vizită de curtoazie este un răspuns din partea protocolului pentru atenția prezentată, pentru întâlnirea la sosire. În plus, în timpul vizitei politicoasei, programul de ședere este clarificat încă o dată, sunt exprimate solicitări și dorințe suplimentare, dacă este cazul.
La ora stabilită în lobby-ul biroului organizației gazdă, șeful delegației care sosește însoțit de un interpret este întâmpinat de secretar. Capul se întâlnește cu oaspeții, ieșind din spatele biroului în mijlocul biroului. Interpretul reprezintă oaspetele gazdei.
Ca o vizită de curtoazie nu mai durează mult de 20-30 de minute, apoi 5-7 minute după începerea secretarului poate depune băuturi răcoritoare: ceai, cafea, băuturi răcoritoare, dulciuri (în caseta), cookie-uri, fructe. Băuturile alcoolice nu sunt servite. Produse alimentare, dar ceai și cafea poate fi lăsat pe masa de cafea în avans, înainte de sosirea oaspeților.
La sfârșitul conversației, oaspeții pot fi prezentați cu suveniruri de marcă. Gazda se întâlnește cu colegul străin la ușa biroului. Mai mult, înainte de ieșirea din clădire, oaspetele escortează secretarul.
Nu uitați că prioritatea este partea de afaceri a programului, și anume negocierile. Este necesar să menționăm câteva trăsături ale negocierii cu parteneri străini.
Pe masa de negocieri pot fi localizate steagurile naționale (steaguri) ale țărilor participante. Ele trebuie să aibă aceeași dimensiune și să fie la același nivel.
Este necesar să se acorde atenție faptului că toți membrii grupului de negociere ai partidului gazdă sunt mai mult sau mai puțin pricepuți în limba negocierilor. Cu toate acestea, în acest caz, merită, de asemenea, să purtați o conversație oficială prin intermediul unui interpret. Ei pot fi angajați ai unei întreprinderi, dacă vorbește destul de bine limba de negociere și un reprezentant al unei companii străine. În unele cazuri, poate fi invitat un interpret extern, deși acest lucru nu este foarte de dorit, deoarece el nu poate cunoaște specificul activității întreprinderii. Într-o astfel de situație, este necesar să se pregătească un interpret, să se familiarizeze cu subiectul viitoarelor negocieri, astfel încât acesta să poată gândi în prealabil vocabularul și terminologia specială. În prezența interpreților din fiecare delegație, este necesar ca fiecare dintre acestea să se traducă în limba delegației lor. Ar trebui să alegeți ritmul conversației astfel încât să fie convenabil ca traducătorul să facă traducerea; Este de dorit să se construiască fraze pe scurt, clare și clare, fără interpretare dublă. Nu abuzați de slang, cuvinte de slang, diluează-ți discursul cu greu de tradus (și uneori chiar netranslatabil) proverbe, zicări, anecdote.
Scaunele de la masa de negocieri se desfășoară în conformitate cu normele general acceptate, luând în considerare rangurile și poziția participanților. La începutul negocierilor, participanții fac schimb de cărți de vizită.
Funcțiile secretarului în timpul negocierilor includ monitorizarea înregistrării conversației și a servirii în timp util a oaspeților la masa de negocieri.
Înregistrarea conversației se face după negocieri, înregistrează: ora și locul negocierilor; cu care firma (organizarea) au fost conduse; numele și pozițiile negociatorilor; principalele aspecte discutate; opiniile părților cu privire la aceste aspecte; acordurile încheiate; Au apărut neînțelegeri; o evidență a transferului oricăror documente către parteneri (împreună cu copii ale acestor documente); impresiile membrilor delegației (evaluarea succintă a competenței, a calităților personale etc.).
Pauzele de cafea sunt de obicei oferite în timpul negocierilor. Prin urmare, merită echipat un bufet mic în camera de lângă sala de ședințe sau cel puțin puneți un mic frigider și creați ocazia de a face ceai, cafea și sandwich-uri. În sala de ședințe de pe masă este necesar să se pună în prealabil sticle cu apă minerală, apă potabilă și ochelari. Desigur, este necesar să se aibă grijă de comandarea produselor în prealabil în secretar.
Este necesar nu numai să se țină seama de preferințele celor prezenți, ci și să se facă totul corect. La urma urmei, în eticheta diplomatică și de afaceri, diferențele de vârstă sau de sex nu sunt plasate în prim-plan, la fel ca în secular, dar subordonare. Este, cu considerația ei, să determine secvența de servire.
Dacă există un singur oaspete în birou, trebuie să respectați regulile generale: prima ceașcă este servită de oaspeți, iar cea de-a doua - proprietarului cabinetului. Dacă invitatul nu este unul, ci, de exemplu, cu un interpret sau asistent, atunci cel de-al doilea este servit de el și abia apoi de asistentul partidului primitor. În cazul unui număr mare de oaspeți, le sunt servite băuturi în funcție de poziția lor oficială. Angajații companiei gazdă primesc băuturi răcoritoare după ce oaspeții și șeful au fost serviți.
Curățați felurile de mâncare și întâi la oaspeți. Dacă cultura corporativă permite fumatul în incintă și în timpul negocierilor, prezentul a folosit această ocazie, nu ar trebui să uităm de schimbarea scrumierelor. Ar trebui schimbate, acoperite cu un șervețel de hârtie.
Băuturile sunt pregătite în afara ușii, și nu în camera unde au loc negocierile. Se prepară tradițional ceai negru sau cafea măcinată. Ceaiul verde sau ceai verde nu este permis conform protocolului diplomatic. Cu toate acestea, eticheta oficială este mai loială. Dacă există numai ceai în pungi, nu le puneți într-o ceașcă de apă clocotită. Secretarul pe un trombotic special servește o pungă de ceai, pe aceeași pală pe care o poate pune oaspetele după utilizare. Dacă cineva de la public a cerut ceai verde, ar trebui să fie servit într-un ceainic pentru una sau două persoane. Zahărul pentru ceaiul verde fie nu este oferit deloc, fie servit cașcaval brun. Cafea, ceaiul sau apa clocotita (daca este ambalat ceaiul) in cupa nu se toarna pana la margine. Acest lucru va ajuta să nu vărsați o băutură în drum spre birou sau când oaspetele va pune zahărul în ceașcă.
Protocolul diplomatic cere ca același număr de cești cu ceai și cafea să fie pe tavă sau pe masa de distribuție. Acest lucru este necesar pentru ca toți cei prezenți să poată alege băutura pe care o preferă. În cercurile de afaceri, este permis să cereți anticipat cine vrea ce băutură și să pregătească cantitatea potrivită de cești și ceai.
Zaharul este, de preferință, servit în lot sau în bucăți. În mod tradițional, există fie 2 saci de zahăr pe farfurie sau 2 felii de zahăr pe o linguriță așezată pe farfurie. De asemenea, zahărul poate fi servit într-un vas de zahăr, dar neapărat cu clești sau lingură. Punerea într-o ceașcă de cafea sau ceai de zahăr va fi o încălcare a regulilor, deoarece ghiciți gusturile oaspeților este extrem de dificilă. Nu va fi superfluă să tăiem o felie de lămâie pe o farfurie, o furculiță specială cu două vârfuri este servită.
Pe lângă băuturi, oaspeților le sunt oferite dulciuri, biscuiți, fructe. Ar trebui să se acorde prioritate ficatului cu conținut scăzut de grăsimi și a ficatului - cei prezenți la negocieri, de regulă, lucrează cu documente.
Servetele sunt servite într-un suport special.
Serviți băuturi și curățați cupele goale, urcând pe partea stângă. Dacă masa din birou este astfel imposibilă pentru a îndeplini această cerință, ceașca este așezată pe o parte cu care este posibil să se apropie. Dar, desigur, în fața persoanei care se află, nu se poate purta nimic.
Dacă întârzie negocierile, puteți oferi din nou ceai / cafea aproximativ o oră după ce a fost eliminată ultima ceașcă. După al doilea consum de ceai, felurile de mâncare nu sunt curățate.
În cazurile în care sunt mulți invitați, este permis să vă implicați pe cineva de la personal pentru ajutor și să serviți băuturi împreună.
Programul cultural depinde de interesele partenerilor, de hobby-urile lor, de hobby-urile, de cunoașterea limbii ruse. Nu prea merită să conduci partenerii la un meci de fotbal sau de hochei, dacă nu iubesc sportul sau la un spectacol în teatru de teatru, dacă nu cunosc limba rusă. Dar este întotdeauna de dorit să explorezi orașul sau atracțiile sale, istoria locală și muzeele de artă, galeriile; este posibil să mergeți la balet sau la operă. Este recomandabil să organizați excursii în afara orașului (bineînțeles, în funcție de sezon și disponibilitatea timpului negociat). Puteți organiza un mic picnic în natură. Nu este recomandabil să vizitați diferite saune, piscine, cabane de vânătoare etc. Și este întotdeauna necesar să rețineți că în primul rând partenerul a venit la negocieri. Totul altceva este o completare a discuțiilor, poate fi plăcut, interesant, dar acesta nu este scopul principal al vizitei. Desigur, toți membrii grupului de negocieri ai partidului gazdă nu trebuie neapărat să participe la implementarea programului cultural. recepții de delegație străină
O parte importantă a programului sunt evenimentele de protocol. De exemplu, în legătură cu finalizarea negocierilor și semnarea documentelor, conducerea companiei organizează o recepție (mic dejun, prânz, cină) în cinstea delegației. Programul specifică locul și ora, tipul de recepție. Atunci când se efectuează un eveniment de protocol, deseori este responsabilitatea funcționarului (pentru organizarea, alegerea felurilor de mâncare și a băuturilor, respectarea protocolului și etichetei, servirea oaspeților).
Cuvintele "recepție", "banchet", "cină", de obicei există asocieri asociate cu odihnă, divertisment, care nu necesită tensiune și mobilizarea forțelor, competență profesională, capacitatea de a se monitoriza. Cu toate acestea, primirea în sfera afacerilor este, în primul rând, datoria oficială, de aceea este necesar să mobilizăm toate forțele în organizarea acesteia, deoarece dezvoltarea ulterioară a întreprinderii poate depinde de nivelul de recepție. Metodele de afaceri, deși au o atmosferă mai liberă decât o întâlnire de afaceri sau negocieri, dar urmăresc aceleași obiective: încheierea unor tranzacții reciproc avantajoase, aprofundarea și extinderea contactelor de afaceri, obținerea informațiilor necesare. Un mediu semi-oficial de recepție ajută la stabilirea de legături strânse în lumea afacerilor.
Tradițiile de recepții au venit la noi din trecutul îndepărtat și sunt un simbol al păcii și inimii îndurerate. Metodele simple trebuie adesea organizate în birou.
Tehnicile sunt împărțite în zi și seara, recepții cu scaune la masă și fără așezare la masă.
Cu o recepție mică (10 - 12 persoane), oaspeții stau la masă singuri, așa cum le place. Dacă recepția de afaceri este concepută pentru mai multe zeci de persoane, este recomandabil să se gândească cu atenție asupra aranjamentului meselor, să se determine locurile pentru oaspeți și să se decidă cum să se aducă oaspeții informații despre acest lucru. O metodă clasică, care vine din profunzimea etichetei seculare, este o carte cu un nume de familie (și titlul, dacă este cazul) care trebuie pus pe cel mai înalt pahar de sticlă sau vin din fiecare loc. În cazul în care oaspetele nu se află unde a fost prescris, poate fi rugat să schimbe locurile, însoțit de o solicitare cu cuvintele: "Veți fi mult mai confortabil acolo". Dacă oaspetele obiectează, nu trebuie insistat, iar pentru un oaspete care ar trebui să stea pe un loc deja ocupat, puteți pune un scaun în plus.
La stabilirea locurilor pentru oaspeții de onoare, ar trebui să respectați anumite reguli. Cele mai onorabile locuri sunt cele care se află în fața spațiului liber, adică la ușa de la intrare, în același timp locul de onoare ar trebui să fie cât mai departe posibil de acesta. Locurile cele mai puțin onorabile se află la capătul mesei, cu spatele la ușa de la intrare. De obicei, ele nu fac deloc șezuturi, dar dacă este nevoie să folosiți aceste locuri, este logic să puneți tineri acolo printre angajații hostessului. Ori de câte ori este posibil, oaspeții se așează, alternând între reprezentanții ambelor sexe.
Este necesar să se țină seama de particularitățile naționale, precum și de tradițiile religioase ale oaspeților și să nu se includă în meniuri feluri de mâncare care dăunează sentimentelor naționale sau religioase.
Livrare de cadouri și suveniruri
În practica de comunicare de afaceri la diferite niveluri, este obișnuit să prezinte suveniruri memorabile sau cadouri partenerilor. Scopul unui cadou în viața de afaceri este să arate bunele intenții. Atenția, probabil, va fi mai amintită de destinatarul cadoului, mai degrabă decât valoarea monetară. Că un spirit de afaceri sănătos de schimb de cadouri nu dă drumul la eventualele abuzuri, există o cale fiabilă - de a face daruri relativ ieftine.
Pe lângă costul cadourilor, există un alt aspect reglementat al procesului cadou: disponibilitatea unei ocazii adecvate pentru prezentarea cadoului. Pentru a face un cadou, trebuie să ai o bază legitimă și evidentă pentru toată lumea. Nu trebuie să trimiteți daruri celor cu care negociați o înțelegere, deoarece aceasta poate fi percepută ca o încercare de a influența rezultatul cauzei.
Articole similare
-
Organizarea primirii delegațiilor de parteneri de afaceri străini și ruși
-
Imaginea mecanicistă a lumii, principiile de bază ale imaginii mecanice a lumii
Trimiteți-le prietenilor: