Probleme de protocol ale delegației. Scopul vizitei poate fi acela de a afla posibilitățile de a stabili contacte, de a organiza negocieri, de a semna documente, de a organiza conferințe, de expoziții etc.
Forma primirii delegației depinde de scopul sosirii ei și de gradul capului ei.
Înainte de sosirea delegației, țara gazdă trebuie să elaboreze un program general pentru oaspeți și un program detaliat care să includă detaliile tehnice necesare pentru țara gazdă, alte părți interesate și organizații.
Programul general include informații despre
1) reuniunea delegației;
2) partea de afaceri a programului (negocieri, întâlniri, conversații);
3) recepții (mic dejun, prânz etc.);
4) program cultural;
5) excursii în țară (de către întreprinderi);
6) cabluri de delegare.
Programul detaliat reflectă toate aspectele organizaționale asociate primirii delegației. De exemplu, reuniunea delegației necesită elaborarea unor aspecte precum:
• compoziția personală a celor care se întâlnesc;
• participarea reprezentanților mass-media în caz de necesitate;
• Cazare într-un hotel, etc.
Fiecare punct necesită studii aprofundate și identificarea obligatorie a executorilor responsabili, ar trebui să prevadă, de asemenea, o anumită rezervă, care garantează îndeplinirea fiecărui element în caz de neînțelegere.
Dacă șeful delegației și membrii săi sosesc împreună cu soții sau cu ceilalți participanți, este necesar să se dezvolte un program special pentru persoanele însoțitoare.
În timpul șederii delegației sa decis organizarea de întâlniri informale și informale la inițiativa atât a gazdei cât și a oaspeților. Prima întâlnire este organizată de gazde, însă programul general ar trebui să planifice o seară gratuită, astfel încât oaspeții să poată profita de ocazia de a organiza o întâlnire de întoarcere. În programul din fiecare zi este obișnuit să lași timp liber pentru un al doilea dejun și pentru treburile personale.
Atunci când se întrunește o delegație străină, rangul șefului delegației trebuie să corespundă rangului și poziției șefului de vizitatori. Există anumite reguli stabilite de felicitări reciproce, inclusiv secvența lor, cazarea în mașini, livrarea la hotel. Etiquette recomanda la revedere de la oaspeți în holul hotelului (ați văzut că au totul în ordine cu decontare și nu obligă să vă invite pentru o ceașcă de cafea, care ar fi cel mai probabil, dacă le-ați efectuat în camera). La despărțire, aceștia sunt de acord cu o vizită de politețe sau o așa-numită vizită de protocol, care începe contactele oficiale de afaceri.
Scopul vizitei scurte de protocol (20-30 minute) este un fel de răspuns la întâlnirea oaspeților la sosire și, în același timp, la clarificarea programului de ședere. De obicei, în timpul acestei vizite, se servește un tratament (dar fără alcool). Inițiativa de a purta conversația este cu partea care primește, iar inițiativa de îngrijire este pentru oaspeți.
Să luăm în considerare câteva prevederi suplimentare privind desfășurarea conversațiilor. După încheierea fiecărei discuții capitol ofițer avans numit sau șeful delegației este o înregistrare detaliată a interviului, inclusiv informații despre participanții la negocieri, o listă a principalelor aspecte discutate, punctele de vedere ale părților cu privire la aceste aspecte, acordurile sau pozițiile de sinteză privind discordie, înregistrările ale serviciului de documente sau copii ale acestora.
Memorandumuri folosit pentru a confirma în timpul unei conversații o cerere orală pentru a preveni interpretări greșite sale, și pentru a confirma ajuns la un acord verbal, să atragă atenția asupra problemelor ridicate, probabil pentru a se lega de interlocutor trebuie să răspundă la anumite întrebări ridicate în timpul discuției. În cazul în care un participant dorește să discuții la problemele pe care le ridică el în discuție, sa atras atenția, aceasta ar trebui să avanseze să pregătească un memoriu și să-l după aplicarea orală.
Articole similare
-
Principalele etape ale primirii unei delegații străine sunt recepția delegațiilor străine
-
Organizarea primirii delegațiilor de parteneri de afaceri străini și ruși
Trimiteți-le prietenilor: