Care este jurnalul de ore de lucru, este necesar la întreprindere, este obligatoriu să-l menținem? Vom descrie modalitățile de procesare a acestui document în conformitate cu regulile de lucru în birou, precum și modul de păstrare a evidenței orelor de lucru ale angajaților din cadrul organizației.
Principalele întrebări despre jurnalul de ore de lucru
În cazul în care numărul de angajați este destul de substanțiale, și șefii de departamente nu sunt în măsură să controleze apariția în timp util la locul de muncă al fiecărui angajat, au spălat înregistrează timpul de sosire și de plecare într-un jurnal special.
De ce am nevoie de un jurnal de timp de lucru
Jurnalul de înregistrare a timpului este necesar pentru a înregistra ora sosirii și plecării angajaților, aceasta este principala sa diferență față de foaia de parcurs, care înregistrează numărul de ore lucrate pe zi. Pur și simplu, este un document pe baza căruia se poate completa o carte de raport.
Poate fi folosit și în următoarele scopuri:
- Stabilirea întârzierilor și plecărilor de la locul de muncă înainte;
- Contabilizarea timpului de lucru al angajaților cu o zi de lucru nestandard;
- Atragerea angajaților la munca suplimentară.
Jurnalul poate fi organizat simultan pentru toate cazurile de mai sus, sau reflectă informații despre fiecare separat.
În afară de faptul că revista este utilizată pentru a înregistra orele de lucru. Poate fi folosit în caz de dezacord cu angajatul. Despre timpul petrecut de el. Dar pentru aceasta este necesar să se desfășoare fără a încălca cerințele de păstrare a evidenței. Mai ales dacă acest document va apărea ca dovadă în cadrul autorităților judiciare.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Baza legislativă privind jurnalul de ore de lucru
Legislația impune angajatorului să țină evidența orelor de lucru. elaborat de fiecare angajat, dar în acest caz se referă la fișa de lucru, care ia în considerare numărul de ore lucrate pe zi și pe lună.
Nu există o formă standardizată a jurnalului de timp de lucru, deci trebuie să se dezvolte independent.
Cele mai simple pot conține următoarele coloane:
- Data;
- Numele și funcția angajatului;
- Unitate structurală;
- Ora de sosire la locul de muncă;
- Semnătura angajatului la sosire;
- Semnătura persoanei responsabile;
- Ora plecării;
- Numărul de ore lucrate;
- O notă privind abaterea de la programul de lucru (întârziere, întârziere pentru motive valabile, muncă suplimentară);
- Semnătura angajatului la plecare;
- Semnătura persoanei responsabile.
Această listă nu este nici exhaustivă, nici obligatorie, totul depinde de dorința angajatorului.
Dar, deoarece revista va fi un document intern oficial al organizației, este necesar să se respecte următoarele condiții:
- Logarea trebuie să fie stabilită în documentele organizației locale-normative, de exemplu, în Regulile de muncă interne;
- Formularul dezvoltat trebuie aprobat prin ordin;
- Revista este proiectată în conformitate cu toate regulile.
Dacă aceste reguli sunt respectate, aceasta va avea forța unui document juridic în cazul unui dezacord.
Înregistrarea jurnalului de lucru
Revista, în care va fi fixată ora sosirii și plecării angajaților, trebuie redactată după cum urmează:
- Toate foile trebuie să fie numerotate prin numerotare de la capăt la capăt;
- Trebuie să fie cusute, așezați firul pe ultima cravată și să le tăiați astfel încât lungimea capetelor să fie de cel puțin 5-7 cm;
- Pe ultima pagină este plasat sub forma unui sigiliu legat la capetele dreptunghiului de hârtie dantelă, care conține informații cu privire la numărul de foi și se semnează de către persoana responsabilă sau capul și ștampila.
În plus, jurnalul ar trebui să conțină următoarele informații:
- Numele complet al organizației, în cazul în care jurnalul este ținut separat pentru fiecare unitate structurală, apoi se adaugă numele;
- Data începerii procesului de referință;
- Data ultimei înregistrări;
- Responsabil de menținerea documentului. Numele și poziția lui.
Dacă nu puteți identifica unul responsabil, de exemplu, intrarea este garda la datorie, atunci puteți specifica doar postul.
Această înregistrare a tuturor jurnalelor în activitatea de birou este prevăzută de legislație, o atenție deosebită ar trebui acordată numerotării paginilor și firmware-ului.
Înregistrarea programului de lucru
Cum să păstrați o evidență a orelor de lucru, angajatorul stabilește în mod independent, dar este mai bine să prescrieți această comandă în orice document local.
Înregistrați-vă pentru a descărca
șablon în MS Word
Completarea registrului timpului de lucru
Puteți completa jurnalul în două moduri:
- Toate liniile sunt complet umplut de angajatul responsabil pentru comportament, iar angajatul semnează doar că înregistrarea este fiabilă;
- Linia este umplută de fiecare angajat, iar controlorul autentifică autentificarea doar cu semnătura sa.
În orice caz, completați următoarele reguli:
- Toate înregistrările trebuie să fie conduse numai cu un stilou, nu ar trebui să existe note de creion;
- Toate înscrierile trebuie să fie scrise în mod lizibil;
- Dacă este nevoie de editare, este mai bine să nu folosiți un corector, ci să traversați inscripția greșită cu o singură linie și să puneți informațiile corecte în partea superioară;
- În jurnal, nu trebuie să existe linii goale între înregistrări, în cazuri extreme, trebuie să fie umplut cu o linie lungă.
Toate aceste nuanțe pot juca un rol în conducerea auditului sau atunci când există dezacorduri cu privire la fiabilitatea informațiilor din jurnal.
Cine ar trebui să țină o evidență a programului de lucru
Persoana responsabilă de exploatare este desemnată de către manager. Dacă un jurnal este păstrat pentru toți angajații, atunci, de regulă, acesta este umplut de gardian sau gardian la intrare.
De asemenea, este posibil să se mențină înregistrări separate la fiecare unitate structurală, apoi să se creeze mai multe jurnale, iar responsabilitatea pentru completarea acestora să fie atribuită managerilor sau îi numește anumiți angajați.
În cazul în care organizația este mică, întreținerea poate fi încredințată ofițerului de personal sau de secretar, precum și toți angajații obligați să vină la el pentru o marcă.
Exemplu de jurnal de timp de lucru
Un singur eșantion al jurnalului nu există, totul depinde de ce informații vrea să reflecte. Însă, în cursul aplicării acestui document în mai multe organizații, s-au dezvoltat câteva mostre ale celor mai convenabile și adesea folosite:
Acest formular este potrivit pentru înregistrarea timpului de lucru al tuturor angajaților
Formularul utilizat pentru o zi lucrătoare nestandardă și recrutarea pentru munca suplimentară
Înregistrați-vă pentru a descărca
șablon în MS Word
Metode de jurnalizare
Există mai multe moduri de a ține evidența sosirii și plecării angajaților:
- Rutare manuală;
- Completarea formularelor individuale pe calculator și la sfârșitul perioadei de raportare, tipărirea și formarea unui jurnal;
- Contabilitatea este menținută prin intermediul programelor speciale care controlează ora sosirii și plecării angajaților și transferul informațiilor în programele de timp de lucru.
În cazul în care această ultimă metodă, necesitatea formării revistei de hârtie nu mai este, deoarece toate datele sunt stocate în memoria de program, și în orice moment puteți face o imprimare a unei singure dată, sau angajat individual.
Pro și contra de urmărire a orelor de lucru în jurnal
Logarea pentru programul de lucru are argumentele sale pro și contra. Plusurile sunt:
- Contabilitate exactă a programului de lucru;
- Posibilitatea de a stabili toate întârzierile;
- Abilitatea de a urmări munca orelor suplimentare și numărul de reprocesări;
- Motivația angajaților de a nu deranja rutina zilnică;
Dar există câteva dezavantaje:
- Este necesar să se aloce angajatul responsabil pentru desfășurarea activității;
- Costul ridicat al programelor speciale;
- Pentru a putea reflecta fiecare întârziere a cardului de raport, este necesar să aveți, pe lângă datele jurnalului, cel puțin o notă explicativă din partea angajatului.
- Nu este întotdeauna posibilă reflectarea cu precizie a cauzei întârzierii angajatului (a fost solicitat concediu, a rămas din motive de muncă, angajatul era în concediu medical).
Cu toate avantajele sale, monitorizarea timpului de lucru presupune costuri suplimentare și costuri financiare.
În cazul în care compania este mica, jurnalizarea poate fi imposibil, pentru că evidența tuturor angajaților poate face fără acest document, luând în calcul și timpul petrecut va fi suficient de foaie de timp.
Menținerea unui jurnal al orelor de lucru la întreprindere nu este obligatorie și, prin urmare, această problemă este decisă de fiecare lider independent. Dacă consideră necesar, este necesar să se stabilească procedura de menținere a acestui document, de dezvoltare a acestuia, de elaborare a unui jurnal și de identificare a persoanei responsabile.
Ordinea revistei trebuie fixată în documentele locale-normative ale organizației. Precum forma formei.
Citiți această lună
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: