Formular pentru jurnalul de vizitatori
În etapa următoare secretarul consideră observațiile scrise primite la cap, care sunt alimentate cu o legenda certificat care să reflecte starea întrebării, care se referă vizitatorul.
În cazul în care numărul de vizitatori depășește capacitatea capului, secretarul stabilește procedura de acceptare a vizitatorilor sau selectează candidații pentru o vizită. Astfel se formează listele principale și cele de rezervă ale vizitatorilor.
După ce listele sunt raportate șefului, acestea sunt modificate.
În dimineața zilei de recepție secretarul:
1) furnizează managerului listele principale și cele de rezervă ale vizitatorilor, dacă este cazul, le specifică;
2) să furnizeze managerului materiale suplimentare relevante pentru această metodă;
3) primește de la cap instrucțiuni suplimentare pentru asigurarea recepției, dacă este necesar invită specialiști să participe la recepție;
4) pe lista finală invită vizitatorii la recepție, indicând ora exactă pentru primire și reamintind necesitatea de a aduce materialele necesare.
Primirea angajaților în probleme actuale. Pentru primirea angajaților organizației în probleme actuale, este de dorit să se stabilească ore și zile în acest scop - prima condiție de planificare rațională a zilei de lucru a managerului. Secretarul ar trebui să aducă orele de recepție pe teme actuale în atenția tuturor angajaților organizației,
Membrii personalului care au venit la recepție, este necesar să se adreseze după nume și patronimicul, pentru care secretarul trebuie să fie în nume de familie (cu numele și patronimicul) o listă a tuturor angajaților organizației.
Foarte adesea vizitatorii merg la recepție la manager în probleme care pot fi rezolvate de alți angajați, iar secretarul ar trebui să organizeze o astfel de întâlnire.
Nu este necesar să se lase în biroul șefului de personal care nu are legătură cu recepția în timpul recepției. În acest caz, aceștia sunt trimiși șefilor adjuncți sau în momentul în care capul va fi eliberat și îi va putea accepta.
La sfârșitul conversației și a luării deciziilor, managerul scrie însuși sau instruiește secretarul să înregistreze rezultatele conversației în jurnalul corespunzător.
Recepția angajaților pe probleme personale. O problemă personală este o întrebare referitoare la interesele, atitudinile, viața privată a unui angajat individual și rezolvată de manager prin utilizarea resurselor organizației.
Șeful problemelor personale ale angajaților este exercitat în măsura în care acest lucru contribuie la motivație, adică la procesul de stimulare a angajaților pentru activități care vizează atingerea obiectivelor generale ale organizației. În privința problemelor personale, șeful acceptă toți angajații organizației, indiferent de gradul lor.
Pentru întrebări cu caracter personal includ cereri din partea angajaților pentru salarii mai mari, se transferă la un loc de muncă într-un alt departament, alocarea de credite în numerar (de credit), oferind vacanță extraordinară, și așa mai departe. N.
Organizarea personalului de recepție în probleme personale - o formă de organizare a capului zi de lucru. Dacă organizația dvs. nu a fost alocat un personal de recepție de timp fix pe probleme personale, acestea sunt foarte probabil să se întoarcă la cap într-un timp incomod pentru cap pentru a distrage atenția de la rezolvarea problemelor de producție. Pentru a crea un condiții cap de muncă efectivă, secretarul poate să inițieze și să organizeze acest tip de recepție. Pentru aceasta, ar trebui:
1) să justifice administratorului necesitatea primirii personalului în chestiuni personale;
2) pentru a stabili un cap vorbind, la recepție (de exemplu, săptămânal, în fiecare miercuri 16 - 17) și durata pentru fiecare (de exemplu, 15 minute);
3) aranja o recepție.
Pentru a organiza o programare pentru o întâlnire în chestiuni personale, este necesar să se dezvolte o formă adecvată și să se informeze personalul organizației cu privire la frecvența și calendarul admiterii în chestiuni personale.
Articole similare
-
Oficial al contabilității timpului de lucru pentru lucrătorii din întreprindere
-
Proba de înregistrare a timpului, forma, scopul și ordinea umplerii
Trimiteți-le prietenilor: