Circulația documentelor este o componentă importantă și obligatorie a oricărei activități legate de comerț, a cărei organizare corectă este o garanție a reflectării corecte și complete a tuturor tranzacțiilor în contabilitate și contabilitate fiscală.
Organizarea circulației documentelor
În ciuda informatizării omniprezente, întreprinderile comerciale sunt obligate să aibă în formă tipărită documente care să reflecte cifra de afaceri, circulația mărfurilor și a materialelor și formarea unei majorări, alocări reciproce cu debitorii și creditorii.
Organizarea circulației documentelor este sarcina șefului întreprinderii. Regulile circulației documentelor trebuie să fie prevăzute în politica contabilă a societății. Împreună cu conducătorul ei spune:
- forme de documente primare neunificate utilizate în întreprindere;
- forme de documente interne de raportare;
- frecvența rapoartelor;
- tehnologia de procesare a contabilității.
La organizarea circulației documentelor se iau în considerare mărimea și structura internă a societății, frecvența operațiunilor economice, specificul activității. În orice caz, regulile circulației documentelor interne nu trebuie să încalce regulamentele actuale privind documentele și circulația documentelor în contabilitate. Organizarea fluxului de lucru implică elaborarea unor reguli pentru formarea și calea de mișcare pentru fiecare document. În acest scop, managementul determină persoanele responsabile în fiecare etapă a creării de documente, orarele de transfer al documentației către alte unități structurale și frecvența rapoartelor.
Fiecare document din organizație trebuie să meargă în felul următor:
- crearea,
- transferul documentului către departamentul contabil,
- verificarea și prelucrarea documentului,
- arhivare.
Documente de bază utilizate în comerț
Primirea de bunuri
În societatea comercială, mărfurile sunt livrate prin documente de transport maritim, care includ:
- o scrisoare de comandă obișnuită, de transport de marfă sau de transport feroviar de la furnizor, un exemplar al cărui exemplar, cu semnătura persoanei responsabile pentru livrare, rămâne la organizația comercială;
- factura furnizorului;
- certificatul de acceptare a mărfurilor cu semnăturile părților care le transmit și primesc;
- declarația sau actul de stabilire a discrepanțelor în cantitatea și calitatea mărfurilor.
Pachetul de documente este atașat la raportul de mărfuri sau transferat separat departamentului contabil.
Vânzarea și circulația valorilor de marfă și monetare
Atunci când sunt vândute și mutate bunuri:
- facturi sub formă de TORG-12 sau 1-T (TTN) în cazul livrării de transport, indicând forma de plată,
- facturi pentru returnarea mărfurilor,
- facturi pentru circulația mărfurilor,
- facturi,
- vouchere de numerar pentru tranzacții angajate și plătite,
- Acționează pentru anularea mărfurilor.
Zilnic pentru fiecare magazin la sfârșitul zilei:
- raportul de mărfuri care reflectă restul mărfurilor la începutul zilei, sosirea mărfurilor, datele privind vânzarea, restituirile, amortizările și transferurile mărfurilor;
- contul de numerar, reflectând soldul numerarului în mână la începutul și la sfârșitul zilei, operațiunile de primire și livrare a fondurilor, confirmate de casa de marcat.
Datele rapoartelor privind numerarul și mărfurile efectuate pe tranzacții pe zi trebuie converg în mod necesar. În funcție de specificul activității întreprinderii comerciale, raportul de mărfuri poate fi confirmat prin documente primare (facturi, certificate de returnare, retragere și acceptare-transfer de bunuri).
Raportul privind mărfurile este însoțit de:
- registrul prețurilor curente, efectiv la data dată (lista de prețuri);
- factură de vânzare;
- lista marjelor, dacă acestea se formează direct la ieșire, iar raportul este întocmit ținând cont;
- lista de reevaluări pe parcursul zilei.
De asemenea, raportul de numerar poate, în funcție de specificul activității de vânzare, în plus față de casa de marcat și raportul CMC, să conțină ordine de numerar și numerar la începutul și la sfârșitul zilei și o declarație de retragere a numerarului din colecție.
În orice organizație comercială, conform calendarului aprobat de conducere, ar trebui să existe audituri periodice. Atunci când se efectuează audituri, se efectuează acțiuni de depistare a deficitelor și de scriere a mărfurilor excedentare, care trebuie semnate de către auditori și persoane responsabile din punct de vedere material în locul în care se efectuează inspecția. Datele de audit sunt transmise, de asemenea, SBU pentru corectarea soldurilor de mărfuri și a salarizării către persoanele responsabile din punct de vedere material.
Pentru întocmirea situațiilor financiare ale societății și a contabilității de gestiune, pe baza instrucțiunilor conducerii, în plus față de rapoartele zilnice de mărfuri și de numerar, pot fi compilate următoarele:
- raport privind formarea unei suprataxe;
- rapoarte privind decontările cu furnizorii și cumpărătorii;
- rapoarte privind punerea în aplicare, inclusiv pentru grupurile de mărfuri individuale.
Frecvența acestor rapoarte nu este reglementată de lege și rămâne la discreția conducerii.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: