Procesele de comunicare în care sunt implicați angajații aparatului de conducere sunt legături vitale între lider și subordonații săi, între liderii de același nivel, între organizație și mediul extern. În general, transferul de informații de la o persoană la alta se numește comunicare. Schimbul de informații între manager, organul de conducere și executorii este tot de comunicare.
Informația este condiția de bază a capacității organizației de a-și crea competitivitatea. Capul este interesat de informații despre persoane fizice și juridice, tehnologie avansată, situație economică și financiară etc. Informațiile rapide, fiabile, fiabile și la timp stau la baza procesului de management și, în măsura în care este perfect, calitatea managementului întreprinderii depinde în mare măsură.
Informațiile pot fi luate de către șeful unei note, servesc drept bază pentru deciziile viitoare, extind cunoștințele și orizonturile. Fără informații, este imposibil să lucrăm împreună la o diviziune a muncii, lipsa necesară, precum și un exces de informații inutile, disorientează orice activitate economică.
În activitatea zilnică, șeful trebuie să utilizeze informații din diverse surse accesibile - manageri de nivel superior, subordonați, manageri de același nivel, clienți, furnizori etc. Procesele de comunicare permit managerilor să-și îndeplinească eficient activitatea și să ia decizii cu privire la alegerea celei mai bune strategii pentru a-și atinge obiectivele.
1. Conceptul și importanța comunicărilor organizaționale
Înainte de a da o definiție a conceptului de proces de comunicare, este necesar să oferim conceptul de informație. Sub informația înseamnă totalitatea informațiilor și semnalelor despre procesele și fenomenele care au loc în mediul extern și corpul uman, tot comportamentul uman este cauzat de un anumit primit, asimilat și prelucrate informațiile. Informațiile despre management sunt o colecție de informații despre starea și procesele care apar în interiorul și în afara organizației.
Comunicarea în contextul organizațional include interacțiunea dintre oameni. Acesta este procesul de schimb de informații și de transfer de informații între persoane sau grupurile lor. Comunicarea organizațională este procesul prin care managerii dezvoltă sistemul de furnizare de informații unui număr mare de persoane din cadrul organizației și persoanelor și instituțiilor din afara acesteia. Acesta servește ca un instrument indispensabil în coordonarea activităților unităților organizaționale, permite primirea informațiilor necesare la toate nivelurile de conducere.
Comunicările organizaționale sunt importante pentru administratori din următoarele motive:
1) managerii își petrec cea mai mare parte a timpului pe comunicare. Potrivit multor experți, aceasta necesită 75-95% din managerii de timp. Prin urmare, aceștia ar trebui să fie interesați de îmbunătățirea acestui tip de activitate;
2) comunicarea este esențială pentru o gestionare eficientă;
4) comunicările bine stabilite contribuie la asigurarea eficacității organizaționale. Dacă organizația este eficientă în domeniul comunicării, aceasta este eficientă în toate celelalte activități.
2. Funcțiile comunicărilor organizaționale
Este acceptat să se distingă patru funcții de bază ale comunicării într-un grup sau într-o organizație în ansamblu:
Control - cu ajutorul controlului comunicativ al comportamentului membrilor grupului. În organizații există o ierarhie și o subordonare formală, la care angajații trebuie să respecte. Când angajatul, de exemplu, este rugat să-și aducă acțiunile în conformitate cu strategia companiei, controlul comunicativ îndeplinește funcții de supraveghere;
Motivația - comunicarea organizațională întărește motivația, informează angajații despre ce trebuie făcut, cum să îmbunătățească locul de muncă etc.
Și, în sfârșit, funcția reală a transferului de informații - această funcție este legată de rolul comunicării în procesul de luare a deciziilor. Vă permite să furnizați datele pe care indivizii și grupurile trebuie să le ia deciziile, prin transmiterea de informații pentru a identifica și evalua soluții alternative. În prezent, potrivit unor cercetători, liderii se confruntă cu probleme grave în formarea spațiului informațional, în special prin creșterea cantității de informații necesare pentru luarea deciziilor manageriale.
Transmiterea de informații sau fluxul comunicativ merge în trei direcții:
· Din partea de sus în jos (setarea sarcinilor, instruirea);
· De jos în sus (rapoarte privind rezultatele auditului, rapoarte privind îndeplinirea sarcinilor, opinia personală a angajaților etc.);
· Orizontal (schimb de opinii, coordonarea acțiunilor).
În procesul de comunicare există patru elemente principale:
Expeditorul sau sursa este persoana care transmite informațiile. Sursele de informații pot fi interne și externe. Intern include: raportarea contabilă și statistică, conturile clienților, observațiile curente, studii speciale. Sursele externe sunt mai numeroase și mai diverse. În primul rând, aici este necesar să alocăm angajaților ideile, intențiile, informațiile și scopul comunicării; parteneri; mass-media și altele.
Ar trebui să se menționeze în mod special informațiile orale. Psihologii subliniază faptul că o persoană nu percepe toate informațiile care îi aparțin. Depinde de multe motive de natură subiectivă: persoana care transmite informații și persoana care o percepe; din capacitățile fizice ale simțurilor celor două; depozitul și caracteristicile personajelor lor și o serie de alte motive.
Ascultarea unui om să fie urmărit îndeaproape pentru comportamentul său - gesturi, expresii faciale, postura, privirea, îmbrăcăminte și încălțăminte lui, maniere și alte forme de exprimare externă a individualității;
mesaj, adică informații actuale;
destinatarul este persoana (executor, conducător) căreia îi sunt destinate informațiile.
În procesul de comunicare, expeditorul și destinatarul informațiilor schimbă în mod constant locurile.
În plus, comunicările organizaționale includ:
codificarea este traducerea ideilor sursei într-un set sistematic de simboluri într-o limbă care exprimă scopul sursei;
transmisia semnalului - scopul sursei de comunicare este exprimat sub forma unui semnal, a cărui formă depinde în mare măsură de canalul utilizat;
decriptare-recepție - pentru ca procesul de comunicare să fi fost finalizat, este necesar ca semnalul să fie decriptat;
feedback - sursa comunicării speră că semnalul său va avea un grad ridicat de precizie. Deoarece acuratețea semnalului este rareori perfectă, este de dorit să se ofere feedback în procesul de comunicare.
3. Principalele probleme ale comunicării organizaționale
Specialiștii în comunicare cred că, în primul rând. Cel mai important factor care încalcă "comunitatea" în comunicarea dintre sursă și receptor este schimbările care apar în codarea și decodificarea acestuia. Cele mai eficiente comunicări sunt stabilite în cazul în care procesele de codificare și decodare sunt uniforme. Când devin eterogene, comunicațiile sunt distruse. Norbert Wiener a numit entropia acestei probleme. și anume tendința proceselor de comunicare umană de a pulveriza.
Această tendință apare atunci când angajații organizației au experiență diferită, vocabularul, cunoștințele, interesele etc. Ca urmare, apar bariere în calea comunicării eficiente, ceea ce se reflectă în corespondența inexactă dintre codificare și decodificare.
Posibilele obstacole în calea comunicării pot fi rezumate după cum urmează:
Receptorul aude ceea ce vrea să audă
Expeditorul și receptorul diferă
Fig. 1. Obstacole în calea comunicării
Există numeroase linii directoare și reguli menite să asigure perceperea eficientă a informațiilor de management în procesul de comunicare. Principalul accent în acestea este eliminarea oricăror interferențe și bariere legate de comportamentul persoanelor care primesc informații de afaceri.
Foarte adesea, consecința comunicărilor "greșite" sau lipsa comunicărilor organizaționale este o scădere a eficienței întregii întreprinderi. De exemplu, persoanele care lucrează la unele proiecte, dar nu știu ce alte diviziune în cadrul companiei lucrează la aceeași sau similară cu o întrebare sau un proiect similar realizat în urmă cu câțiva ani, iar problema a primit deja o decizie.
„În cazul în care compania“ Hewlett-Packard „știa tot ce el știe compania“ Hewlett-Packard „ar fi fost de trei ori mai profitabile“, - a spus Lew Platt, președintele corporației «Hewlett-Packard». Aceste cuvinte sunt relevante pentru orice companie, organizație sau firmă. Tehnologiile de gestionare a cunoștințelor, informațiile pot și ar trebui să fie utilizate pentru a crește eficiența organizației, eliminând munca dublă. Eficiența este capacitatea de a utiliza pur și simplu și rapid experiența dvs. anterioară și experiența altora.
Este posibil să se formuleze o serie de întrebări, răspunsurile cărora caracterizează eficiența utilizării comunicațiilor organizaționale:
1) cât de ușor este pentru angajați să găsească informațiile necesare pentru munca lor zilnică?
2) Reprezintă aceleași probleme grupurile sau angajații individuali?
3) Organizația este încurajată să colaboreze, să facă schimb de informații, să găsească noi oportunități de schimb de informații?
În al doilea rând, procesul de comunicare depinde în mare măsură de disponibilitatea feedback-ului funcțional. a căror calitate determină modul în care mesajul a fost auzit și înțeles. Informațiile expeditor așteaptă la destinatar informațiile într-un fel a confirmat primirea mesajului, gradul de înțelegere sau neînțelegere a sensului său, cu alte cuvinte, setați feedback-ul. În mod ideal, acest lucru ar trebui să se facă fără întârziere (dacă este posibil, să fie datorate în avans), îmbrăcat într-o formă adecvată situației, să ia în considerare percepția oportunităților.
Semnalele de feedback în transmiterea orală a informațiilor sunt clarificări, generalizări, exprimări ale sentimentelor. Deoarece acestea pot fi suficient de slabe, uneori este necesară o observare specială a reacției.
Pentru un lider, schimbul de informații poate fi considerat eficient dacă destinatarul a înțeles ideea și a produs acțiunile pe care liderul o așteaptă de la el.
Trebuie remarcat faptul că schimbul de informații este facilitat de:
- claritate, claritate, lipsa de ambiguitate a informațiilor;
- coordonarea proceselor de procesare a informațiilor etc.
Lipsa de feedback conduce la faptul că managerul nu este în măsură să evalueze cât de eficient comunică și cum să îmbunătățească acuratețea semnalelor în comunicările viitoare.
Managerul poate folosi atât feedback direct, cât și metode de feedback indirect. De exemplu, o scădere a eficienței producției, o creștere a absenteismului și a cifrei de afaceri a personalului sau o slabă coordonare între unități poate indica o agravare a comunicărilor.
În al treilea rând, după cum se știe, există diferite tipuri de rețele de comunicații, de exemplu: o rețea sub forma unui cerc care este activ, neorganizat, instabil; rețea sub formă de roată - este inactivă, bine organizată și stabilă.
Împreună cu ei, în aproape toate organizațiile există și rețele informale de comunicații. denumită uneori "folclor de companie". Potrivit multor oameni de știință, ar fi destul de rezonabil să folosim soluțiile acumulate în această rețea pentru munca colectivă, distribuind în mod flexibil și sistematic experiența folclorică între angajați.
Și, deși comunicările informale contribuie la funcționarea mai eficientă a transmisiei formale a comenzilor și sunt o formă foarte operativă de diseminare a informației, în același timp ele distorsionează destul de des informațiile și devin involuntar un obstacol în calea unui proces de comunicare reușit. În plus, nu există o structură clară pentru repartizarea răspunderii și responsabilității în rețelele de comunicare informală.
Comunicarea organizațională este procesul de transfer de informații de la o persoană la alta. Primirea rapidă a tuturor tipurilor de informații este una dintre premisele pentru accelerarea dezvoltării producției. Renumita poveste "cine deține informații, el deține lumea", are un sens din ce în ce mai profund. Caracteristicile informațiilor ca resursă sunt inexhaustibilitatea, mentenabilitatea, posibilitatea utilizării în paralel, ușurința transmiterii.
Valoarea informațiilor este îmbunătățită atunci când este fiabilă, furnizată la momentul potrivit și în întregime. Acest lucru este facilitat în mare măsură de îmbunătățirea canalelor de schimb de informații. Utilizarea diverselor tehnologii informatice vă permite să acumulați în mod sistematic cunoștințele și să le structurați astfel încât oamenii să obțină datele potrivite la momentul potrivit și să nu fie distrași de informațiile precoce sau de datele depășite.
Rezumatele sunt super! Pauză, studentă, s-au distrat aici: eram student, m-am dus la universitate numai pentru binele cantinelor. Acum învăț acolo. Motivația nu sa schimbat. Apropo, un anecdot este luat de chatanekdotov.ru
Articole similare
-
Comunicările organizaționale, funcțiile și problemele lor - management
-
Comunicarea organizațională - o enciclopedie mare de petrol și gaze, articol, pagina 1
Trimiteți-le prietenilor: