- Elemente, etape și metode de comunicare.
- Tipuri de comunicații organizaționale.
Interacțiunile dintre oameni în organizație, între diviziuni structurale, relațiile cu mediul extern sunt realizate cu ajutorul comunicațiilor. Organizațiile fără comunicare nu pot exista. Comunicarea eficientă este o condiție necesară pentru atingerea obiectivelor organizației. Prin urmare, comunicările organizaționale reprezintă cea mai importantă componentă a activităților managerilor, deoarece soluționarea multor sarcini manageriale se bazează pe interacțiunea directă a oamenilor. Comunicațiile oferă implementarea funcțiilor de bază de management: planificare, organizare, management și control.
În procesul de comunicare, managerii primesc informațiile necesare pentru a lua decizii organizaționale eficiente. Nu este un accident majoritatea managerilor petrec timpul în comunicare și în formarea unui sistem de comunicare în cadrul organizației. G. Mintzberg a stabilit că managerul își petrece 50-90% din timpul său de comunicare.
Teoria organizației analizează comunicarea dintre organizație și mediul extern, între unitățile organizaționale, între angajații diviziilor în termeni de producție și management.
Comunicarea este schimbul de informații între oameni. Pentru ca comunicarea să aibă loc, este necesar, cel puțin, prezența a doi oameni. Fără schimbul de informații, persoanele din organizații nu pot lucra împreună, nu pot formula probleme și nu le pot rezolva. Conceptul de "comunicare" caracterizează relația dintre oameni sau mai degrabă relația lor în procesul de activitate comună. Comunicarea și informarea sunt diferite, dar concepte conexe. Comunicarea include atât ceea ce este transmis (informație), cât și modul în care se transmite "ce". Informația este doar un mijloc de stabilire a comunicării. Cu toate acestea, informațiile în același timp reprezintă o condiție necesară pentru comunicare.
Comunicarea organizațională este procesul prin care managerii creează și dezvoltă un sistem de furnizare și transmitere a informațiilor (informații necesare) unui număr mare de persoane din cadrul și din afara organizației. Comunicările organizaționale servesc ca un instrument pentru asigurarea coordonării activităților pe liniile verticale și orizontale, permițând tuturor participanților la procesele organizaționale să obțină informațiile necesare activităților lor.
Comunicațiile, ca regulă, sunt văzute ca un proces constând în anumite elemente, etape sau etape.
Elementele principale ale procesului de comunicare sunt:
- expeditor - persoana care generează ideea sau colectează informații și le transmite;
- mesaj - informații codificate sub formă de simboluri;
- Canalul este un mijloc de transfer de informații;
- destinatarul (destinatarul) este persoana căreia îi sunt destinate informațiile.
Scopul procesului de comunicare este de a oferi o înțelegere a informațiilor (mesajelor) schimbate între expeditor și destinatar.
Procesul de comunicare include următorii pași:
1. Formularea unei idei sau selectarea informațiilor pentru transmitere. Expeditorul trebuie să aprecieze importanța ideii (informații) și să reflecte asupra esenței prezentării sale.
2. Codificarea și selectarea canalului de transfer de informații. Pentru a transmite o idee sau o informație, expeditorul o codifică cu simboluri verbale și non-verbale și selectează un canal de transmisie corespunzător tipului de caractere. Alegerea unui mijloc de comunicare nu ar trebui să se limiteze la un singur canal, este necesar să se utilizeze o combinație de canale diferite.
3. Transmiterea informațiilor - transmiterea fizică a informațiilor specifice.
4. Decodificarea (decodarea) - în acest stadiu, gândurile expeditorului se traduc în gândurile destinatarului. În prezența feedbackului, expeditorul și destinatarul schimbă locurile.
Uneori, în procesul de comunicare, pot exista "zgomote", ale căror surse pot fi limbaj, diferențe în percepția informațiilor, diferențe de statut etc.
Comunicarea poate fi realizată sub forma unui monolog, a unui dialog, a feedback-ului ca reacție la informațiile primite.
Se disting următoarele metode de comunicare:
- conversație (oral, verbal);
- non-verbal (ton de vorbire, pauză, accent, mișcarea corpului).
Pe baza informațiilor generalizate, sa concluzionat că doar 7% din mesaje sunt percepute prin cuvinte, 38% prin voce (intonații, modulații), 55% prin expresii faciale (expresii faciale, posturi, gesturi).
În organizație există o structură de comunicații (rețea de comunicații), care, de regulă, corespunde structurii organizației (structura de producție și structura de management). Comunicarea între elementele structurii de comunicare se realizează prin intermediul canalelor de comunicare (canale de comunicare) prin care se deplasează fluxurile de comunicare (fluxurile de informații). Există trei tipuri de structuri organizaționale: deschise, închise și combinate.
Sistemul de comunicații organizaționale include multe dintre soiurile lor. Corelarea diferitelor comunicații are un impact semnificativ asupra soluționării cu succes a problemelor organizaționale.
Luați în considerare tipurile de comunicații.
În ceea ce privește o anumită organizație (companie), se poate vorbi despre comunicarea externă și internă.
Comunicarea externă este comunicarea cu lumea din afara organizației, comunicarea dintre organizație și mediul extern. Sarcina comunicărilor externe este de a satisface nevoile de informare ale organizației cu privire la mediul extern, de a stabili contacte cu organele de stat, publicul, furnizorii, consumatorii. Cu ajutorul comunicațiilor externe, imaginea companiei este formată și menținută.
Comunicări interne sau inter-organizaționale (între departamente, în cadrul departamentelor pe niveluri de producție și management, comunicări formale, comunicări interpersonale, comunicări informale.) Comunicările interne fac parte din producție, management și management. organizațiile includ informații, instruire, formare, moduri interactive de influențare subordonați.
Cel mai important obiectiv al comunicării interne în cadrul organizației este crearea, în rândul angajaților, a sprijinului pentru obiectivele și politicile urmărite de conducerea organizației. Prin comunicare, lucrătorii dobândesc cunoștințele și motivația necesare, devin cei mai buni promotori și promotori ai planurilor companiei. Astfel, comunicările interne bine formate reprezintă un instrument organizațional important și o condiție necesară pentru implementarea și dezvoltarea eficientă a politicii corporative.
Debitul comunicativ se poate deplasa în direcții orizontale și verticale. Comunicările intra-organizaționale includ: nivelurile descendente și ascendente ale comunicațiilor verticale, comunicațiile orizontale, comunicările între manager și subordonați și comunicarea dintre grupurile formale și cele informale. Procesele de comunicare intra-organizațională sunt concepute astfel încât să răspundă nevoilor diferitelor niveluri de luare a deciziilor.
Comunicarea într-un grup mic oferă o șansă participanților la procesul de comunicare (și manageri și subordonați) operative pentru a participa la rezolvarea obiectivelor strategice și operaționale ale organizației: toți cei implicați în discuție, oricine poate fi auzit. Rezultate bune de feedback. Interacțiunea este complicată deoarece crește numărul membrilor grupului.
Comunicarea interpersonală - comunicarea cu o altă persoană este cel mai comun tip de comunicații interne.
Comunicările informale între grupurile informale pot cuprinde un set de legături - de la gospodărie la cea industrială. Baza acestui tip de comunicare este informația care circulă prin intermediul canalelor informale de comunicare, care pot fi numite canale de difuzare a zvonurilor. Prin canalele de zvonuri, informația se răspândește mult mai repede decât prin canalele unui mesaj formal. Uneori managerii lansează în mod special "zvonuri" pentru a verifica reacția echipei la eventualele decizii viitoare (de exemplu, cu privire la schimbările de personal sau la modificarea procedurii de plată a bonusurilor).
Publicul sau comunicarea în masă este procesul de comunicare a informațiilor prin mijloace tehnice sau mass-media către grupuri numerice de mari dimensiuni: print, radio, cinema, televiziune, Internet. Sursa de informații transmite mesajul către publicul împrăștiat. Posibilitatea feedback-ului este limitată.
Formarea sistemului de comunicații organizaționale este un proces complex, deoarece în schimbul de informații pot exista multe obstacole, numite bariere.
Barierele de comunicare sunt cauzate de:
- barierele semantice (cuvintele pot avea semnificații diferite pentru diferiți oameni);
- feedback slab;
- imperfecțiunea structurii organizaționale.
Barierele de comunicare includ:
- prezentarea nereușită a informațiilor;
- incapacitatea destinatarului de a percepe informații;
- inconsistența punctelor de vedere, datorită nivelului cunoștințelor, experienței, informațiilor obținute anterior;
- incompatibilitatea punctelor de vedere;
- dezinformarea, denaturarea (conștientă sau inconștientă) a informațiilor furnizate;
- Lipsa canalelor de comunicare sau supraîncărcarea lor (atunci când capul tuturor fluxurilor de informații se închide la el însuși, supraîncărcarea complică procesul de procesare a informațiilor);
Este clar că fiecare manager este interesat de îmbunătățirea comunicării, deci managerii trebuie să ia anumite măsuri pentru a depăși astfel de obstacole.
Eficacitatea comunicărilor organizaționale este influențată de diverși factori: personal, organizațional și managerial.
Pentru a asigura implementarea eficientă a comunicării, în special în activitățile de management, ascultarea activă este o condiție prealabilă. Ascultarea activă este o metodă și un mod de relaționare care servește drept bază pentru colectarea eficientă a informațiilor.
Ca direcții de perfecționare a comunicațiilor în organizații este posibil să se numească:
- studierea și reglementarea fluxurilor de informații;
- dezvoltarea de sisteme de colectare a propunerilor pentru a asigura un acces mai ușor și un flux de informații de la nivelurile de bază până la vârf și pentru a reduce filtrarea;
- îmbunătățirea acțiunilor de gestionare (organizarea de reuniuni, reuniuni);
- îmbunătățirea sistemelor de feedback;
- utilizarea tehnologiilor moderne de informare (rețea, e-mail, internet);
- eliberarea buletinelor de știri.
Articole similare
-
Comunicările organizaționale, funcțiile și problemele lor - management
-
Comunicarea organizațională, funcțiile și problemele acestora
Trimiteți-le prietenilor: