Păstrarea documentelor salariaților concediați

Re: Stocarea documentelor salariaților concediați

Bună seară! Toate ordinele trebuie păstrate în chestiuni nomenclature. Nu au nicio legătură cu documentele angajatului. Aceasta este nomenclatura obișnuită: toate ordinele de la primul la ultimul. Anul sa încheiat - a închis cazul, a deschis un nou caz.

Cererile de concediere și transfer sunt formate, de asemenea, de la începutul anului - într-un caz nomenclator separat. Pentru sărbători - nomenclatura sa. Toate documentele trebuie să fie formate în cazuri de nomenclatură separate de la începutul până la sfârșitul anului. Nimic nicăieri nu este scos. Totul rămâne în ordine cronologică.

Aceste aplicații, care stau la baza ordinelor cu o durată de valabilitate de 75 de ani, sunt păstrate timp de 75 de ani și se formează în dosare separate la livrarea în arhivă.

Documentele pentru salariatul concediat sunt păstrate separat de salariați, separat cardul personal al angajatului T-2, separat contractele de muncă. Documentele trebuie plasate în cazuri nomenclaturale în funcție de termenul de valabilitate.

La sfarsitul anului, ordinele pentru anul trecut, cartile personale T-2 pe persoanele concediate sunt cusute, descrise, sigilate si transferate in arhiva arhivistului (sau intr-un cabinet separat). Fiecare document trebuie să fie propriu în cazul nomenclator.

Depozitarea actuală a documentelor înseamnă păstrarea lor în original. Prin urmare, în cadrul serviciilor de personal ale organizațiilor, toate comenzile sunt stocate în originale. Copiile ordinelor de personal: recrutarea, stimulentele, sancțiunile, concedierile etc. sunt adițional plasate pentru a fi stocate în afacerile personale ale angajaților (dacă sunt păstrate).

Ordinea de organizare a stocării actuale a fișierelor personale este următoarea:

• fișierele personale în formă de hârtie sunt stocate în foldere care sunt numerotate de pagini și cusute;
• copertele dosarelor personale sunt, de asemenea, numerotate, li se atribuie numărul de ordine al cazului, corespunzător numărului total de cazuri;
• Depozitul curent din departamentul de personal al organizației este supus afacerilor personale doar pentru angajații care lucrează. După terminarea angajatului, fișierul personal este extras din dosar și procesat pentru transferul la depozitul de arhivă.
• Dosarele personale ale angajaților concediați sunt stocate în arhivă în ordine alfabetică.

Pentru a primi în timp util documente de arhivă din unități structurale sau alte surse de achiziție, pentru a asigura contabilitatea, conservarea, raționalizarea utilizării și pregătirea pentru transferul documentelor pentru stocarea permanentă în organizații, se creează o arhivă.

În același timp, trebuie reținut faptul că documentele trebuie păstrate în condiții care să asigure protecția acestora împotriva daunelor, influențelor nocive asupra mediului și a documentelor care nu cauzează pierderi. De regulă, dulapurile metalice, seifurile, rafturile și altele asemenea sunt instalate în camera de arhivă în acest scop. Nu este permisă plasarea documentelor pe podea, praguri de fereastră, în baloturi neasamblate. Sechestrarea documentelor din cauza cu o perioadă de depozitare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se face pe baza documentului administrativ al șefului organizației, cu întocmirea obligatorie a unei copii certificate a actului și a actului originalului în dosar.

Responsabilitatea pentru organizarea muncii privind stocarea documentelor de personal, documentele contabile primare este suportată de angajator. Responsabilitatea pentru întreținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea cărților de muncă este suportată de o persoană special autorizată desemnată prin ordinul (instruirea) angajatorului.

Inițial Adăugată pe site de Оксана Василенко

Te-am înțeles corect:
1. Comenzi pentru admitere, transfer, concediere - într-un dosar separat și la sfârșitul anului pentru a bloca?

În cazul tău, ar trebui să primești două cazuri pentru comenzi. Este un lucru pentru comenzi cu o durată de valabilitate de 75 de ani și un al doilea caz cu o perioadă de valabilitate de 5 ani. În fiecare caz, pot exista mai multe volume (foldere) dacă există multe comenzi și numărul angajaților din companie este mare. La formarea cazurilor cu ordine, este necesar să se ia în considerare perioada de depozitare a documentelor. Comenzile pentru personal se formează în cazuri care depind de perioada de stocare.

• 75 de ani de EPC;
• 5 ani (concediu regulat și educațional, penalități, schimburi, călătorii interne pe termen scurt).

Astfel, ordinele de personal ar trebui împărțite și plasate în diferite cazuri. comenzi pentru personal cu o perioadă de valabilitate de 75 de ani și ordine ale organizației pentru personal cu o durată de valabilitate de 5 ani.

În consecință, coperta primului caz din rândul "Păstrați" va indica perioada de 75 de ani a CPE, pe coperta celui de-al doilea caz - 5 ani.

Comenzile pentru personal cu perioade diferite de stocare trebuie înregistrate separat.

La înregistrarea comenzilor pentru personal cu o perioadă de reținere de 75 de ani, EPC poate fi numit cu numere succesive cu literele "k" (cadre) sau "ls" (personal), de exemplu: ordinul nr. 1-k sau nr.

Ordinele cu perioada de păstrare de 5 ani în acest caz vor avea numere de înregistrare cu o altă literă, de exemplu în concediu - "o": ordinul nr. 1-o.

În fiecare caz, comenzile sunt plasate în funcție de numărul și data publicării. Cu o cantitate mare de documente în dosar (peste 250 de coli), cazurile cu comenzi sunt împărțite în volume: volumul 1, volumul 2 etc. Numărul și data de încheiere a comenzilor incluse în acesta sunt indicate pe coperta fiecărui volum. Datele finale ale documentelor cauzei sunt ștampilate pe coperta cazurilor la sfârșitul anului calendaristic (locul de muncă).

Cu un număr mare de ordine emise (cu un număr mare de angajați), ordinele de admitere, transferuri, concedieri etc. pot fi evidențiate în cazuri individuale.

În cazul în care ordinele privind personalul care nu sunt plasate documente - baza pentru publicarea ordinelor :. rapoarte de personal și memo-uri, declarațiile angajaților, contracte de muncă, certificate medicale, certificate de concediu de studii, etc. Aceste documente ar trebui să fie un caz separat: „Documente - baza ordinelor privind personalul (declarații, rapoarte, memorii, referințe etc.) ". În gestionarea fișierelor personale, aceste documente pot fi incluse în fișierul personal.

La sfârșitul anului calendaristic (de afaceri), cazurile de mai sus sunt descrise, sigilate, cusute și transferate în arhivă.

Re: Stocarea documentelor salariaților concediați

Permiteți-mi să vă reamintesc procedura de desfășurare a dosarelor personale și a compoziției acestora.

Potrivit legii, afacerile personale ale angajaților trebuie să se desfășoare în mod obligatoriu pe angajații instituțiilor statului, alți antreprenori și persoane juridice pot desfășura afacerile personale la alegere. Dar problema personală a angajatului la întreprindere este foarte convenabilă, deoarece toate informațiile despre angajat sunt colectate într-un singur loc și, dacă se dorește, șeful sau personalul poate obține cu ușurință informațiile necesare despre angajat chiar și fără participarea sa directă.

Pentru ceilalți angajați, nu se stabilește nici o ordine, astfel încât să puteți desfășura treburi personale asupra acestora, deoarece sunt la întreprindere.

Formarea dosarului personal al angajatului începe după executarea ordinului de angajare. De obicei, fișierele personale ale angajaților sunt păstrate în dosarele folderelor.

Compunerea dosarului personal al angajatului

Primul lucru din dosarul personal al angajatului îl reprezintă documentele pe care acesta le-a furnizat personalului în plasarea locului de muncă, alte informații treptate despre angajat vor fi adăugate acolo.

De regulă, fișierul personal al angajatului conține următoarele documente:

• cererea de angajare;
• chestionar de angajat sau autobiografie;
• contract de muncă, contract de muncă sau contract;
• relua;
• lista personală de evidență a personalului (cu adăugiri);
• copii de documente privind educația;
• caracteristicile angajatului sau scrisorile de recomandare;
• datele pașaportului, copii ale certificatului de căsătorie și nașterea copiilor;
• copii ale documentelor de aprobare a funcției;
• copii de ordine (sau extrase din ordine) despre angajare, transfer, concediere;
• copii de documente privind acordarea sau impunerea de sancțiuni;
• fișe de atestat;
• descrieri de locuri de muncă;
• certificate, diplome;
• listele de invenții, lucrări științifice;
• referințe și alte documente legate de acest angajat;
• Inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal.

Inițial Adăugată pe site de Оксана Василенко

Te-am înțeles corect:

3. Contractele de muncă separate, fișele postului și cardurile T-2 separat (nu este clar cum să le coaseți în fiecare an? Și dacă un singur angajat a fost concediat timp de un an?)

Dacă desfășurați treburi personale, contractele de muncă și fișele de post sunt depuse într-un dosar personal.

Dosarul personal al angajatului este păstrat până la momentul concedierii sale din cadrul întreprinderii. După demiterea unui angajat, dosarul său personal este transferat pentru păstrare în arhivă. În documentele de arhivă trebuie de asemenea stocate în dulapuri metalice sau în seifuri. Perioada de păstrare pentru afacerile personale a angajaților este de 75 de ani, dosarele personale ale managerilor sunt păstrate permanent (permanent). Trebuie să bliți carcasa după ce este închisă, adică atunci când angajatul pleacă.

Formularul de card personal №Т-2 trebuie să fie stocat separat. Odată cu demiterea unui angajat, cardul personal T-2 este închis, dar continuă să fie stocat în companie. Dacă depuneți dosare în arhiva statului, veți fi obligat să aprinde cartele personale ale salariaților concediați în cazurile anului de concediere în ordine alfabetică. Înregistrarea completă a cazului prevede: depunerea sau obligarea cazului; numerotarea foilor în cazul respectiv; compilarea unui act de confirmare (foaie-martor); întocmirea unui inventar intern al documentelor cauzei; designul copertei (clarificarea titlului cauzei, ultimele date ale ordinelor incluse în dosar). Documentele introduse în dosar trebuie să fie legate de patru pene într-un capac greu realizat din carton sau întrețesute astfel încât să se păstreze posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora.

Este posibil să nu elaborezi cărți personale, ci să conduci afacerile personale?

Nu, nu poți. Firma nu trebuie să depună dosare personale la angajați, iar cartea personală a Formularului T-2 este un document obligatoriu. Este menționată direct în "Regulile pentru întreținerea și păstrarea cărților de muncă" (paragraful 12). Se spune că în cartea personală a formularului T-2 se repetă toate intrările din registrul de lucru privind ocuparea forței de muncă, transferurile și concedierea. Cu fiecare astfel de înregistrare, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe salariat cu o chitanță în cartea personală.

Cum să păstrați cardurile personale ale angajaților în departamentul de personal?

Deoarece cardurile personale conțin date personale ale angajaților, trebuie să le stocați într-un loc sigur sau într-un dulap blocat cu o cheie. Accesul liber al personalului la aceste documente ar trebui exclus.

Cardurile personale ale angajaților care lucrează cu ajutorul divizoarelor sunt sistematizate de subdiviziuni structurale, iar în interiorul lor - prin alfabet. Cardurile personale ale celor concediați sunt confiscate și stocate separat. Ele sunt aranjate în funcție de anii concedierii și în interiorul - și alfabetic. Perioada de păstrare a cardurilor personale ale angajaților concediați este de 75 de ani.

Articole similare

• Cum să concediezi în mod corespunzător un angajat de voința sa liberă

• Cum să concedieze un angajat prin lege fără dorința lui în 2018-2019

Trimiteți-le prietenilor: