1.1. Această descriere a postului definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile șefului biroului _____________________ (denumită în continuare "întreprinderea").
Numele instituției
1.2. Postul de șef al biroului este ocupat de o persoană cu studii medii secundare (nu există cerințe privind vechimea în muncă) sau o formare profesională inițială și o experiență profesională de cel puțin _________ ani.
1.3. Șeful Cancelariei este subordonat ____________________________
alt oficial)
1.4. În absența șefului biroului (călătorie de afaceri, boală, concediu etc.), atribuțiile sale sunt atribuite adjunctului său sau altei persoane desemnate de șeful întreprinderii care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de buna îndeplinire a obligațiilor care îi sunt impuse.
1.5. Șeful biroului este ocupat de poziție și eliberat de acesta prin ordin al directorului întreprinderii.
1.6. Șeful Cancelariei este condus de:
- Regulamente privind funcția întreprinderii;
- instrucțiuni privind activitatea de gestionare a arhivelor și a înregistrărilor;
- această descriere a postului.
1.7. Șeful Cancelariei este obligat să știe:
- sistemul de stat de păstrare a evidenței;
- ordinele, rezoluțiile, ordinele și alte documente normative și orientative ale organelor superioare, care privesc organizarea gestionării înregistrărilor;
- standardele sistemului unitar de documentare organizatorică și administrativă;
- organizarea lucrărilor de birou la întreprindere;
- procedura de întocmire a inventarelor de cazuri de depozitare permanentă și temporară, nomenclatorul cazurilor și raportarea stabilită;
- fundamentele organizării producției, economiei, managementului și muncii;
- echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale;
- procedura și termenele limită pentru trimiterea fișierelor în arhivă pentru stocare;
- sistemul de organizare a controlului asupra executării documentelor;
- regulile programului de lucru la întreprindere;
- reguli de protecție împotriva incendiilor și salubrizare industrială;
- normele și regulile de protecție a muncii și măsuri de siguranță.
1.8. Șeful biroului gestionează personalul
2. Obligațiile oficiale
Șeful Cancelariei este obligat:
2.1. Asigurați procesarea în timp util a corespondenței de intrare și ieșire, livrarea acesteia către destinație.
2.2. Organizați activitatea biroului.
2.3. Monitorizarea termenelor pentru executarea documentelor și înregistrarea lor corectă.
2.4. Elaborați instrucțiuni privind modul de desfășurare a activității de birou în cadrul întreprinderii și organizarea implementării acestora.
2.5. Organizarea lucrărilor de contabilitate, înregistrare, depozitare și transferare la subdiviziuni structurale a documentației actualei lucrări de birou, inclusiv a ordinelor și ordinelor conducerii, referitoare la formarea cazurilor și depunerea lor în arhivă.
2.6. Luați măsuri pentru a oferi angajaților din birou munca cu materialele necesare de referință și instruire, echipament, inventar, echipament de birou și mijloace tehnice de muncă managerială.
2.7. Asigurarea pregătirii certificatelor privind respectarea termenilor de execuție a documentelor.
2.8. Asigurați dublarea și tipărirea documentelor oficiale.
2.9. Gestionați activitatea de birou în unitățile de afaceri, monitorizați formarea adecvată, livrarea la timp a fișierelor în arhivă și stocarea acestora.
2.10. Participați la pregătirea întâlnirilor convocate de conducere.
2.11. Asigurați-vă modul stabilit de acces la documente și utilizarea și informațiile pe care le conțin.
2.12.organizează întreținerea ședințelor, înregistrarea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la întreprindere.
2.13. Participarea la dezvoltarea și implementarea noilor procese tehnologice pentru lucrul cu documentația, îmbunătățirea sistemelor și tehnologiilor automatizate de informare.
2.14. Să desfășoare activități pentru a proteja informațiile care constituie secrete de stat, oficiale și comerciale.
2.15. Elaborarea și organizarea de evenimente care vizează îmbunătățirea activității Cancelariei.
Șeful cabinetului are dreptul:
3.1. Să prezinte conducătorilor diviziilor structurale ale întreprinderii și directorului spre examinare propriile propuneri menite să îmbunătățească activitatea departamentului, metodele și formele de lucru cu documentația.
3.2. Să solicite șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii și altor angajați ai întreprinderii implementarea corectă a regulilor de lucru stabilite cu documentele la întreprindere.
3.3. Returnați documentele executorilor și solicitați finalizarea acestora în cazul încălcării anumitor reguli.
3.4. Pentru a semnala și a semna vizual documente legate de activitățile biroului.
3.5. Pentru a verifica organizarea activității de birou în diviziile structurale ale întreprinderii.
3.6. Oferiți ordine obligatorii pentru angajații biroului.
3.7. Solicitați implementarea în timp util și de înaltă calitate a instrucțiunilor acestora.
3.8. Introduceți spre examinare directorului companiei propriile propuneri privind încurajarea celor mai buni angajați ai departamentului, impunând sancțiuni contravenienților de muncă și disciplinei de producție.
- cu șefii tuturor diviziilor structurale ale întreprinderii - pe
probleme de evidență, organizarea controlului și verificării
punerea în aplicare a instrucțiunilor biroului, pregătirea și prezentarea celor necesare
- cu departamentul economic - cu privire la furnizarea de formulare goale de documente, echipamente de birou, papetărie etc.
- cu departamentul juridic - în probleme juridice legate de pregătirea documentației;
- cu departamentul de resurse umane - cu privire la selecție, recepție, concediere și
mișcarea angajaților departamentului.
Șeful Cancelariei este responsabil pentru:
4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcționarilor lor
, care sunt furnizate prin această descriere a postului în cadrul definit de legislația muncii a Federației Ruse.
4.2. În cazul încălcărilor legale care sunt comise în cursul desfășurării activităților lor în temeiul unei anumite legislații penale, administrative și civile a Federației Ruse.
4.3. Pentru a provoca daune materiale întreprinderii în anumite legi ale muncii, civile și administrative ale Federației Ruse.
Șeful unității structurale: _____________ __________________
(semnătura) (nume, inițiale)
Cu instruirea este cunoscut,
o copie a primit: ______________________ __________________
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: