Eticheta e-mailului de afaceri de la A la Z
(pentru a ajuta activul sindical)
Sindicaliștii și activiștii au de multe ori să scrie diferite scrisori, adrese, declarații etc. Prin urmare, este necesar să cunoaștem eticheta unei scrisori de afaceri sindicaliștilor, pentru a avea o bună reputație.
Specificitatea relațiilor de afaceri
Dacă doriți să înțelegeți cum să scrieți în mod corespunzător scrisori pentru muncă, trebuie să știți ce comunicare de afaceri este diferită de cea obișnuită. Ca oricare altul, acesta include schimbul de informații, interacțiunea și percepția reciprocă. Dar principala caracteristică a comunicării de afaceri este că în ea nu există practic nici o componentă personală. De exemplu, la locul de muncă sau în orice organizație de stat, practic nu arătăm nici o particularitate de caracter specifică pentru noi: nu glumește, nu striga, nu dansa etc. Dimpotrivă, ne punem pe mască o persoană calmă, politicoasă și de afaceri, pe care nu o puteți sparge.
În comunicarea de afaceri, emoția nu este locul. Niciunul dintre liderii sau colegii dvs. nu ar fi fericit dacă începeți brusc plâns sau săriți de bucurie. Nu, desigur, nu sunteți un robot, ci ceva aproape de el. Cel puțin, trebuie să eviți emoțiile luminoase și profunde.
O altă caracteristică a comunicării de afaceri - nu poate fi oprită atunci când doriți. Adică, în viața normală, acest lucru se întâmplă, de exemplu, atunci când vorbiți cu soacra sau cu părinții. Dar în sfera profesională nu se poate părăsi complet, dacă un angajat al unei organizații, un membru al sindicatului, întreabă sau cere ceva. Și, de asemenea, să-i ignorați scrisorile, declarațiile, adresele, mesajele și apelurile - există riscul de a "pierde" această persoană ca membru al sindicatului după acestea.
Comunicarea de afaceri are întotdeauna un scop. În cazul în care în bucătărie cu prietenii aveți de gând să chat doar (deși acest lucru are, de asemenea, propriile nevoi), apoi la locul de muncă se întâlnească cu anumiți oameni cu o idee destul de clară. Aceasta poate fi o discuție a problemei, planificarea activității organizației sau altceva. În consecință, această caracteristică formează natura comunicării de afaceri: matură, "uscată", rapidă, clară și fără abateri lirice. Cel puțin, așa sunt lucrurile în cele mai multe situații.
Eticheta generală a unei scrisori de afaceri
În mod firesc, discursul scris este foarte diferit de cel oral: în el nu aveți ocazia să plasați accente intonaționale. Și în acest caz există mult mai multe norme de etichetă - cel puțin așa se pare în momentul în care decideți să scrieți un anumit document.
Cu toate acestea, poșta obișnuită este folosită din ce în ce mai mult pentru a nu trimite scrisori, ci pentru a trimite contracte și alte documente de afaceri. Comunicarea este la mila corespondenței prin e-mail. Apropo, în cazurile în care trebuie să rezolvați rapid o întrebare și este potrivit, adresele și felicitările din fiecare mesaj repetat pot fi omise. Dar prima literă, într-un fel sau altul, ar trebui să înceapă cu un design precum: "Bună ziua, dragă Ivan Ivanovici".
În domeniul alfabetizării (în special al afacerilor), alfabetizarea este deosebit de importantă. Când vorbiți doar cu o persoană, este suficient doar pentru a evita erorile de vorbire intenționate și rudimente, stabilind corect stresul. În aceeași scrisoare, toate lacunele în cunoașterea limbii rusești pot deveni evidente. Prin urmare, dacă nu vă simțiți încrezător în cunoștințele personale, înainte de a trimite scrisoarea, este mai bine să verificați din nou erorile gramaticale. Nu uitați să scrieți începutul propoziției cu o majusculă și să aranjați punctuația, deoarece fără ea poate fi foarte greu să înțelegeți semnificația mesajului. Utilizați omisiuni și puncte pentru a structura textul.
Vorbind despre stilul de comunicare, nu uitați că scrisoarea dvs., în primul rând, ar trebui să fie "lizibilă". Adică, se recomandă evitarea structurilor complexe pe mai multe niveluri și cuvinte suplimentare (cu excepția cazului în care sunteți avocat sau este necesar în corespondență). Limba corespondenței de afaceri, spre deosebire de cea obișnuită, adesea abundă de jargonul profesionist și de clichete - aceasta este norma etichetei.
Nuanțe de corespondență de afaceri
Am scris deja despre eticheta generală a corespondenței de afaceri. Cu toate acestea, există nuanțe multiple, a căror descriere nu este valabilă pentru un articol separat, ci pentru o carte întreagă. Am selectat în mod special cele mai populare și reale caracteristici ale unei scrisori de afaceri pentru dvs. Vă sugerăm să vă familiarizați cu ei.
Structura scrisorii de afaceri
Ca oricare alta, scrisoarea de afaceri are propria sa structura clara. Numai dacă în mod obișnuit poate varia foarte mult de la caz la caz și în funcție de dorința dvs., atunci în mesajul de serviciu există reguli destul de stricte pentru scriere. În același timp, nu există un standard unic pe care să fie elaborate majoritatea scrisorilor - de regulă, există norme în fiecare organizație. Cu toate acestea, vă oferim în atenția dumneavoastră cele mai generale principii de elaborare a unei scrisori electronice de afaceri care va fi relevantă în nouăzeci la sută din cazuri.
1. Scrisoarea "Hat", corespunzătoare stilului corporativ
Amintiți-vă, am vorbit despre necesitatea ca fiecare organizație solidă să aibă propriile formulare de hârtie de marcă? Același lucru este valabil și pentru e-mail-uri. Dacă încă nu aveți una, încercați să o dezvoltați și apoi mesajele vor arăta mai solide.
Spre deosebire de discursul obișnuit de conversație, scrisorile de afaceri nu utilizează formule de vorbire directe. Expresia finală este expresia respectului și curtoaziei. De exemplu, "cu sinceritate", "cu cele mai bune urări", "cu respect", "recunoscător în avans pentru răspuns" etc.
5. Semnătura personală
Așa cum ați observat deja, scrisorile de afaceri sunt aproape complet construite pe tot felul de ștampile de vorbire sau clisee - expresii stabile care demonstrează acest sau acel fenomen. Este foarte util să aveți la îndemână o "bancă de porci" a acestor formule foarte simple pe care le puteți lega unul de celălalt și puteți scrie mesaje lungi în modul semi-automat. Am scris despre salutul obligatoriu mai devreme, așa că trebuie să ne îndreptăm spre gânduri mai puțin frecvente, dar la fel de relevante.
Expresia regretului: "Ne pare rău să vă informăm.", "Din păcate, nu avem ocazia de a fi de acord", "Din păcate am întâlnit.";
Lăudați: "Vă mulțumesc pentru.", "Lasă-mă să-mi exprim aprecierea față de dvs.", "Având în vedere contribuția dvs. imensă", "Mulțumesc pentru că";
Invitatie, cu emoții pozitive a subliniat: „Ne-ar fi bucuroși să vă primiți.“ „Vă rog să acceptați invitația noastră, și sperăm că aveți timp“ „Suntem onorati sa va oferim.“ „Mă bucur să vă invite.. „;
Expresii finale: "Sperăm că vom continua cooperarea", "Așteptăm cu nerăbdare noi idei", "Ne exprimăm încrederea că problema va fi rezolvată în viitorul apropiat", "Vă urez succes";
Momentul răspunsului la e-mailuri
În general, conform normelor etichetei comunicării de afaceri, răspunsul nu ar trebui amânat mai mult de două zile. Dacă aveți nevoie de mai mult timp, atunci ar trebui să vă informați partenerul prin corespondență. Și, bineînțeles, nu uitați că răspunsul este pentru toate scrisorile (cu excepția spam-ului evident) - aceasta este o garanție a reputației dvs. de afaceri.
Orice normă presupune un fel de acord social care facilitează interacțiunea participanților în comunicare. Dar ignorarea acestor reguli poate aduce o mulțime de probleme partenerilor prin corespondență. Prin urmare, imprimați acest articol și atârnați-l pe monitor - și, foarte curând, toate normele pe care le-am exprimat vor intra în conștiența dvs. de la sine, încetează să vă inconvenieze.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: