Randolph A. Cannes, Barclay T. Blair
Raport privind datele primite de Asociația AIM și compania de consultanță KahnConsultingInc.
Cercetare în domeniul politicilor și metodelor de gestionare a e-mailurilor.
Revizuirea din industrie a Asociației de prelucrare a informațiilor și imaginilor (AIIM) reflectă principalele tendințe din industrie, pe baza datelor obținute în urma sondajului de la utilizatorii finali ai comunității AIIM. În timpul anchetei, AIIM și compania de consultanță KahnConsulting, Inc. răspunsurile fiabile au fost primite la întrebările care au fost ulterior procesate. Raportul cu privire la datele primite a fost format sub forma unui rezumat, care oferă o imagine a stării de lucruri din industrie în momentul sondajului. Acest studiu și revizuirea relevantă a industriei reprezintă o serie de subiecte separate. Subiectele de cercetare sunt destul de înguste și diferite de fiecare dată. În anexa la fiecare raport sunt furnizate tabele de date brute.
Principalele rezultate ale studiului
În ciuda spamului, a volumelor crescute și a gravității problemelor de securitate, popularitatea e-mail-ului continuă să crească. Toate organizațiile intervievate utilizează e-mailuri în scopuri de producție, iar 78% dintre acestea consideră că acestea reprezintă un instrument de creștere a productivității, dând un efect economic tangibil.
Domenii de utilizare în afaceri. Organizațiile au adoptat în mod activ poștă electronică pentru implementarea proceselor comerciale confidențiale și deosebit de importante și finalizarea tranzacțiilor. De exemplu, 93% dintre respondenți prin e-mail pentru a răspunde la solicitările clienților, 84% discută despre strategia de afaceri, 71% sunt în discuțiile privind încheierea contractelor, 69% conturi de acțiuni și documente de plată, iar 44% sunt corespondență oficială.
Vacuum legal. Despre RGANIZATION adoptă noi tehnologii de afaceri: e-mail (100%), transmiterea de mesaje prin comunicații mobile (59%), PDA-uri fără fir (81%), forumuri on-line (71%), de tip peer-to-peer rețele de partajare a fișierelor (51%). Dar, cu toate acestea, majoritatea organizațiilor nu dispun de strategiile clare pentru gestionarea și controlul acestor tehnologii. De exemplu, doar 22% din organizații au o politică de schimb de fișiere aprobată oficial.
Neglijarea problemelor de conservare a informațiilor. În ciuda înțelegerii crescute a nevoii de gestionare și stocare adecvată a mesajelor electronice, în majoritatea organizațiilor lucrătorii încă nu au instrucțiuni scrise. De exemplu, 60% dintre respondenți nu au o politică oficială care să stabilească procedura de păstrare a corespondenței electronice. În majoritatea organizațiilor, angajații nu au o idee despre unde, cum și cine este stocat poșta electronică.
Despre studiu
Peste 1.000 de respondenți din toate părțile din Statele Unite, reprezentând o gamă largă de industrii, au luat parte la această lucrare. Respondenții au fost distribuite destul de uniform pe principalele ramuri, fabricarea în primul rând a fost prezentat și inginerie (12%), bancar, finanțe și asigurări (16%), precum și organizații guvernamentale și a utilităților publice (24%). Studiul a implicat un companii relativ mici și mari, cu aproximativ jumătate dintre respondenți se referă la numărul de organizații de cel puțin 1000 de lucrători, în timp ce cealaltă jumătate este o companie cu un personal de mai mult de 1.000 de persoane. Grupul de participanți la studiu este prezentat într-un mod suficient de amplu și complet pentru a asigura semnificația și utilitatea statistică a studiului.
adoptat recent legi pentru a asigura utilizarea documentelor electronice și a semnăturilor digitale, de exemplu, federală „Legea cu privire la semnătura digitală» (E-SIGNAct) sau legea nivel de stat, „un act de tranzacții electronice» (UniformElectronicTransactionsAct), poate influența într-un fel situația. De exemplu, 71% din organizații utilizează e-mailuri pentru a negocia contracte și acorduri, iar 69% schimbă conturile, specificațiile și documentele de plată. Aproape toți respondenții (93%) folosesc e-mailul ca mijloc de comunicare cu clienții. Folosirea mesajelor de poștă electronică pentru transmiterea de informații suficient de semnificative pentru organizații demonstrează confortul spațiului digital pentru aceștia. Și acest sentiment de confort este resimțit nu numai de organizațiile comerciale, ci și de un număr tot mai mare de organisme de reglementare și structuri de stat. Rezultatele studiului arată că 38% dintre respondenți folosesc e-mail pentru a comunica cu autoritățile de reglementare, iar 44% îl utilizează pentru a efectua corespondența oficială.
Rezumând cele menționate mai sus, observăm că organizațiile nu folosesc periodic mesajele de poștă electronică în activitățile lor.
Rezultatele studiului arata, de asemenea, că, în ciuda faptului că organizația și să se simtă mai confortabil care își desfășoară activitatea în mediul digital, mulți dintre ei încă nu au ajuns la ideea că trebuie să investească în hardware și software pentru a menține un adecvat gestionarea și stocarea informațiilor digitale. De exemplu, doar 35% dintre organizații au un sistem de backup dedicat special conceput pentru a stoca e-mail-uri, chiar mai puține (23%) utilizează (RMS) sistemul de management al documentelor, sistemul de management al utilizării documentelor 34% (EDMS), și 40% - de control electronic și software de stocare e-mail. Este clar că păstrarea corectă a corespondenței electronice și a altor tipuri de informații digitale este mult mai dificilă dacă nu aveți suport tehnologic adecvat.
În același mod, chiar dacă organizațiile au folosit e-mailuri pentru a transmite informații importante, inclusiv informații personale și confidențiale și secrete comerciale, doar mai puțin de jumătate dintre aceștia au investit în tehnologii criptografice. Prin urmare, se poate presupune că utilizarea confortabilă a mesajelor electronice pentru rezolvarea sarcinilor legate de activitățile organizațiilor este rezultatul cunoașterii tehnologiei, mai degrabă decât al investițiilor în securitate. Multe organizații au reușit deja să supraviețuiască prăbușirea iluzia de securitate, atunci când e-mailurilor necriptate în mâinile străinilor, și secrete comerciale au fost dezvăluite, sau, de exemplu, a dezvăluit informații confidențiale despre clienți.
Lipsa politicii
Cu toate acestea, în ciuda faptului că, în majoritatea organizațiilor intervievate, angajaților le este permis să utilizeze aceste tehnologii, un control administrativ adecvat și adesea nu sunt disponibile măsuri de securitate adecvate. De exemplu, în timp ce angajații din 59% din organizații au dreptul să utilizeze sistemul de distribuție a știrilor în activitatea lor, numai 17% dintre organizații au o politică aprobată care reglementează utilizarea acestei tehnologii. Aproape aceeași situație cu dispozitivele portabile wireless, cum ar fi PDA-urile și tabletele, în care 81% dintre organizații folosesc aceste dispozitive, dar doar 28% dintre aceștia au o politică aprobată de utilizare a acestora.
Utilizarea unor astfel de tehnologii fără un cadru legal adecvat reprezintă o mare problemă. Absența regulilor creează un risc de securitate și generează probleme legate de păstrarea informațiilor și permite, de asemenea, utilizarea tehnologiilor digitale în alte scopuri decât interesele organizației.
Dar este dificil să se aplice aceeași logică a sistemelor de știri (folosind 59% și doar 17% au stabilit politici), sau pentru a transfera fișiere prin FTP (folosind 82% și 35% au o politică aprobată), deoarece ambele tehnologii sunt cunoscute și utilizate pe scară largă de mai mulți ani . Pentru multe organizații, răspunsul poate fi simplu (și totuși, încă potențial periculos): acestea nu au avut niciodată probleme în acest domeniu și, prin urmare, nu este nevoie de niciun control.
Fiți atenți la păstrarea
"Fiecare utilizator de e-mail determină acest lucru în mod independent în multe moduri. Fac asta în cadrul departamentului meu, ca lider, "- spune respondentul nr. 39.
"Am elaborat o politică de utilizare și stocare a mesajelor de poștă electronică acum doi ani și încă mă aștept să fie considerată de conducere!" - spune respondentul nr. 175.
Pe de altă parte, în ciuda faptului că cele mai multe organizații din cauza semnificației juridice a crescut de e-mail-uri (datorită respectării Sarbanes-Oxley, litigii, etc.) să modifice în continuare modul de abordare a managementului, 60% dintre respondenți nu au nici o politică formală zona de stocare. Și 54% dintre organizații nu explică angajaților, unde, cum și de către cine ar trebui să fie stocarea mesajelor electronice. Nu este surprinzator, aproximativ două treimi dintre respondenți au considerat că organizațiile lor nu ar preveni apariția unor noi politici și de formare cu privire la utilizarea de e-mail si stocarea mesajelor.
Și, chiar dacă organizațiile păstrează mesajele de poștă electronică, doar 37% dintre aceștia o fac pe baza conținutului lor. După cum reiese din citările de mai sus ale respondenților, organizațiile rămase folosesc "hodgepodge" din diverse tehnologii, în special 31% dintre organizații nu au timp să stocheze mesaje electronice, 26% păstrează corespondența timp de mai puțin de 120 de zile. 67% dintre organizații stabilesc volumul maxim al căsuței poștale, ceea ce creează, de fapt, o limită de timp pentru stocarea corespondenței.
Perioadă tranzitorie
Multe organizații se confruntă cu o perioadă de tranziție în gestionarea și utilizarea tehnologiilor e-mail și similare. Actul Sarbanes-Oxley și seria larg publicată de falimente și malware în mass-media (de exemplu, Andersen / Enron) au atras atenția organizațiilor. 40% dintre aceștia arată acest lucru ca fiind motivul auditului lor în curs de desfășurare al politicilor curente (sau intenționează să facă acest lucru) în domeniul stocării și gestionării mesajelor electronice. Altele (30%) să întreprindă un astfel de pas, au obligat la judecarea cauzei, la daune, la viruși, la întreruperea forțată a sistemului sau la o altă experiență negativă proprie. În cele din urmă, 47% au numit motivul necesității de a revizui metodele de lucru cu corespondența electronică volumul său în creștere în cadrul organizației.
Modalitățile prin care organizațiile încearcă să schimbe starea actuală a afacerilor sunt diferite pentru toți. Vestea bună este că majoritatea respondenților (68%) consideră crearea unor politici noi drept cea mai importantă dintre posibilele schimbări necesare pentru a se potrivi realităților actuale ale sferei de afaceri. În plus, majoritatea organizațiilor (64%) au luat (sau intenționează să ia) măsuri pentru consolidarea securității sistemelor lor de e-mail. Vestea proastă este că nu există o înțelegere clară în cadrul organizațiilor, unde sunt rădăcinile problemelor asociate cu gestionarea mesajelor de poștă electronică. De exemplu, în timp ce unii consideră că este necesar să stocheze cât mai multe mesaje posibil (25%), un număr mai mare de persoane (31%) sunt convinși că mai puține e-mail-uri sunt stocate, cu atât mai bine. Și încă alții cred că un pas înainte ar fi păstrarea corespondenței pentru o perioadă mai lungă.
Evident, formarea ar trebui să joace un rol important în această perioadă de tranziție. Cei mai mulți respondenți consideră că pregătirea necesară va ajuta la organizarea lor, iar 46% dintre organizațiile de anul trecut a avut loc instruirea privind aplicarea politicilor, ceea ce indică încrederea majorității (67%) în favoarea formării metodelor de utilizare a mesajelor e-mail și magazin.
În ciuda problemelor, lumea afacerilor se uită la e-mail cu un pozitiv
În ciuda unor preocupări legate de securitate, creșterea volumului de mesaje electronice și spam, marea majoritate a organizațiilor încă percep e-mailul pozitiv. Potrivit sondajului, 74% dintre organizații o văd ca pe un instrument de creștere a productivității, aducând beneficii evidente organizației. Numai mai puțin de 1% dintre respondenți văd pierderea timpului în e-mail și consideră că face mai mult rău decât bine.
Și este adevărat, chiar dacă angajații petrec o mare parte a zilei de lucru cu e-mail. 65% dintre utilizatorii de e-mail cheltui pe el, cel puțin un sfert din timpul lor de lucru, compunerea și trimiterea de email-uri, precum și efectuarea altor operațiuni cu cutia poștală, iar 25% aloce mai mult de jumătate a zilei de lucru. Și nu este surprinzător faptul că acest lucru durează atât de mult timp, deoarece 83% dintre respondenți primesc cel puțin 20 de mesaje pe zi și 26% - 60 sau mai mult.
Acest lucru nu înseamnă că lucrul cu e-mailul nu cauzează probleme. Utilizatorii de e-mail pur și simplu "au obținut" spam (și, în unele cazuri, instrumente de combatere a acestora), iar aproximativ 15% din organizații și-au exprimat nemulțumirea față de mesajele electronice nedorite. Unul dintre respondenți a remarcat: "Filtrul nostru de spam interferează cât de mult ajută", iar celălalt a spus că "spamul devorează doar productivitatea".
Despre Asociația Internațională AIIM
# 9679; Instruirea participanților la piață. Extinderea pieței internaționale a soluțiilor ECM. Furnizarea de programe educaționale și servicii de informare pentru a ajuta utilizatorii să facă soluții tehnologice informate și eficiente, precum și furnizorii - să înțeleagă mai bine nevoile și cerințele utilizatorilor.
# 9679; Dezvoltarea legăturilor. Folosind o rețea de sucursale, programe și resurse Internet, sunt create oportunități pentru a extinde baza de utilizatori globală, care se străduiesc să implementeze soluții ECM, precum și pentru interacțiunea și comunicarea dintre utilizatori, furnizori și participanți la vânzări.
# 9679; Advocacy deciziile Asociației. Folosind punctele sale forte și parteneriatele strategice, Asociația se străduiește să devină liderul global al industriei de management al conținutului corporativ pentru principalele organizații de standardizare, mass-media și oficialii guvernamentali luând decizii importante. Asociația AIIM oferă o mulțime de oportunități. Vă oferim să vizitați site-ul Asociației www.aiim.org.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: