1.2 Notă explicativă .......... ................................................... 10
LISTA SURSELOR ȘI LITERATURĂ ....................................... .20
Activitățile instituției, organizației, întreprinderii sunt reflectate în diverse documente care sunt interconectate și constituie sistemele de documentare utilizate într-un anumit domeniu. Puteți numi o mulțime de sisteme de documentare care sunt clasificate în funcție de diferite caracteristici (nivel teritorial, funcțional, nivel de conducere, etc.).
La noi în țară în legătură cu dezvoltarea automatizării proceselor administrative se dezvoltă sistemele unificate ale documentației. Definiția, scopul, compoziția sistemului unificat de documentare sunt stabilite de GOST. Documentele diferitelor sisteme trebuie să aibă o formă unificată.
sistem unificat de documentare (RDC) - sistemul de documentare, creat de aceleași reguli și cerințe care conține informațiile necesare pentru a gestiona un anumit domeniu de activitate [1].
Forma unificată de documente (UFD) - un set de detalii, stabilite în conformitate cu sarcinile rezolvate în acest domeniu de activitate și amplasate într-o anumită ordine pe suportul de stocare [2].
Forme unificate de documente sunt elaborate și aprobate de ministere și departamente. Acestea sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile, întreprinderile, indiferent de forma de proprietate. Ministerul Sănătății al Federației Ruse elaborează documente medicale, Comitetul de Stat al Federației Ruse cu privire la statistici - forme de evidență primară și documentare de raportare, sistemul Rosarkhiv RF - documentație organizatorică și administrativă etc. Sistemele unificate de documentare stabilesc un clasificator rus de documentație de management (OKUD) [3].
Puteți oferi o clasificare a sistemelor de documentare, a căror raport în activitatea diferitelor instituții nu este același:
1. documentele organizatorice;
2. documentația administrativă;
3. informații și documente de referință și documentație de referință și de analiză;
4. documentația planificată;
6. documentația personalului;
7. documentația contabilă.
Dintre diversele documente ale întreprinderilor și organizațiilor incluse în aceste grupuri, documentația managementului organizațional și administrativ este centrală. ORD este clasificat în trei grupe: 1) documente organizatorice (chartere, regulamente, instrucțiuni, personal, etc.); 2) documentația administrativă (ordine, ordine, decizii, decizii, instrucțiuni etc.); 3) documentația de referință a informațiilor (scrisori, acte, protocoale, certificate, note, etc.).
Scopul lucrării este studierea documentației de informare și de referință.
În această lucrare, ne confruntăm cu următoarele sarcini:
1. să se familiarizeze cu documentația de referință a informațiilor;
2. să ia în considerare documente precum referințe, rapoarte și note explicative;
3. stabilește cerințele pentru pregătirea și executarea acestor documente;
I. INFORMAȚII ȘI DOCUMENTE DE REFERINȚĂ
Procesul de luare a deciziilor manageriale se bazează pe colectarea și prelucrarea informațiilor obiective și fiabile. Astfel de informații despre starea actuală a sistemului de control conține o varietate de surse, dar cele mai importante dintre acestea sunt informații și hârtie de referință și de fond :. Fapte, certificate, rapoarte, corespondență, etc. Aceste documente acționează în calitate de serviciu în raport cu organizatorice juridice și administrative. Documentele din acest grup nu conțin instrucțiuni, nu obligă să acționeze strict în modul stabilit ca documentele administrative și să raporteze informații pentru a încuraja să ia anumite decizii, cu alte cuvinte, - să inițieze soluții de gestionare vă permit să selectați un anumit mod de acțiune [5].
Particularitatea acestor documente constă în faptul că, de regulă, documentele care vin de jos în sus de către sistemul de control: de la lucrător la șeful diviziei structurale a capului de diviziune a șefului adjunct al organizației sau șeful organizației, de competența organizației la un nivel superior.
Apoi, vom lua în considerare memorandumuri, note explicative, referințe.
1.1 Memorandum de înțelegere
Memorandumul este întocmit atât din inițiativa personală a funcționarului, cât și din partea conducătorului (scris sau oral).
Informațiile și rapoartele pot include doar prima parte a textului.
Rezoluția șefului, care a revizuit memorandumul (intern), va constitui baza pentru luarea oricăror măsuri, emiterea de documente, desfășurarea de evenimente.
Un alt tip de memorandum este memo. Ele sunt utilizate pe scară largă în practica structurilor moderne de management de diferite nivele și a formelor organizaționale și juridice cu același scop ca și memorandumurile. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că nota este un document care nu are statut oficial. În nici un document normativ și metodologic care să reglementeze compoziția tipurilor de documente de gestionare, acest document nu este furnizat [8].
Dacă există o anexă la memorandum, nota pe aceasta se face înainte de emiterea semnăturii.
Pentru forma memorandumului, a se vedea apendicele 1.
Pentru un exemplu de memorandum, a se vedea apendicele 2.
1.2 Notă explicativă
Notă explicativă este un document intern elaborat pentru a explica anumite prevederi ale lucrării (proiect, raport, dezvoltare). Conform designului lor, notele explicative diferă de rapoartele în care acestea nu conțin concluzii și propuneri.
O varietate de note explicative sunt documentele compilate de către angajații organizației, sub conducerea managerilor direcți sau superiori, privind relațiile care apar în procesul de activitate industrială și de muncă. De obicei, ele se fac în caz de situații anormale, încălcări ale disciplinei de muncă și de producție, abateri, etc.
Forma memorandumului explicativ poate fi găsită în anexa nr. 3.
Pentru un exemplu de scriere a unei note explicative, consultați Anexa # 4.
Ajutor - un document care conține o descriere sau confirmare a faptelor și evenimentelor, inclusiv informații biografice sau de serviciu.
Există două tipuri de informații: oficiale și personale.
Textul de ajutor poate conține mai multe secțiuni, paragrafe. Aceasta include o referire la perioada de timp la care se referă datele incluse în certificat, precum și o legătură cu documentele care au stat la baza elaborării certificatului.
Ajutor de natură personală, de regulă, sunt emise angajaților organizațiilor de confirmare a muncii lor, salariul, vechimea în muncă, etc. Certificatul trebuie să aibă următoarele cerințe :. Numele, denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, textul, semnătura, ștampila. O compoziție tipică de referință de informații cu caracter personal pot fi folosite în textele lor de proiectare stenciled în care partea principală este imprimat în avans, iar datele variabile pot fi realizate manual sau pe o mașină de scris. Textul referinței personale ar trebui să înceapă cu numele, prenumele și patronimul angajatului în cazul nominativ. Nu este recomandat să folosiți revoluții arhaice cum ar fi: "Acest certificat este dat ...", "Se confirmă că ... chiar funcționează ..." etc.
Organizația căreia i se oferă certificatul trebuie să fie indicată în textul său.
Consultați Anexa # 5 pentru un exemplu de scriere a unei referințe.
Documentele de management formează baza documentației organizației. Ele au un caracter universal, sunt create de organisme guvernamentale, organizații comerciale și de stat. managementul Enterprise necesită în mod inevitabil crearea de mai multe tipuri de documente administrative, fără de care este imposibil de a rezolva problema de planificare, finanțare, creditare, contabilitate și raportare, managementul operațional, personalul companiei, etc.
Astfel, activitatea colegială a fondatorilor unei întreprinderi este înregistrată în protocoale; activitățile administrative ale directorului - în ordine și ordine pentru activitatea principală și pentru personal; activitatea comisiilor de audit - în acte; producție și activități economice - în contracte, contracte; activitate de informare - în informații, note. Sunt documente, adică fixat pe un suport material care are efecte juridice, servesc drept principala dovada unui fapt în soluționarea litigiilor economice cu partenerii de afaceri în instanța de arbitraj sau de conflicte de muncă cu angajații societății în Tribunalul Poporului.
În această lucrare am analizat documentele de informare și de referință, care, bineînțeles, nu sunt atât de importante ca documentele administrative, dar au încă o semnificație pentru organizație. Ie un simplu lucrător poate oferi ceva nou, orice adăugire la activitățile de gestionare prin scrierea memorandumurilor către supraveghetor. Este foarte important să se întocmească în mod corespunzător astfel de documente și să se cunoască cerințele de bază pentru redactarea acestora.
Astfel, cunoașterea problemelor documentării moderne a activităților de management va ajuta antreprenorul să lucreze fără conflicte externe și interne, concentrându-se pe rezolvarea sarcinilor de producție și a activităților economice, concurența, maximizarea profiturilor, dezvoltarea întreprinderii.
Formă de memorandum
RĂSPUNSUL NOTĂ REZOLUȚIE
Contabilul-șef Medvedev VP medvedev
Pavlova Anna Petrovna
LISTA SURSELOR ȘI LITERATURĂ
Trimiteți-le prietenilor: