De ce trebuie să fac un inventar al arhivei?
De ce trebuie să fac un inventar al arhivei?
Lucrările de arhivare includ un set de elemente diferite, dintre care inventarul arhivei nu este ultima. Ca tot ce are legătură cu stocarea și contabilizarea documentației, acest proces are obiective specifice și face parte integrantă din arhivare. În primul rând, scopul său este să dezvăluie starea arhivei și posibila necesitate de a face diverse schimbări.
Ce include inventarul arhivei? În primul rând, un set de servicii pentru selectarea și formarea cazurilor de către grupuri care răspund nevoilor și dorințelor clientului. În al doilea rând, crearea sau modificarea unui instrument de referință deja existent pentru selectarea cazurilor, și anume pregătirea unui inventar al cazurilor grupate în funcție de anumite caracteristici. În al treilea rând, abilitatea de a urmări starea de lucruri și de a elimina documentația depășită din arhivă sau de a completa cazurile existente cu documente noi.
Inventarul arhivei se referă în cea mai mare parte la cazuri, a căror perioadă de păstrare nu depășește 10 ani. Cu ajutorul său, se identifică cazuri care pot fi distruse în legătură cu perioada de depozitare expirată, precum și recalcularea documentației.
În unele situații, inventarul arhivei se face atât pentru cazurile temporare (mai mult de 10 ani), cât și pentru depozitarea permanentă. Această procedură vizează clarificarea compoziției cazurilor și completarea acestora, dacă este necesar.
Inventarul arhivei este singura modalitate sigură de a monitoriza starea sa și de a aduce modificări sau adăugiri la arhivă la timp. Ea este realizată de o comisie specială, a cărei compoziție, în funcție de arhivă, este completată de șeful arhivei și, în unele cazuri, este coordonată cu clientul (adică cu cel care a transferat documentele pentru arhivare).
Pe lângă faptul că inventarul arhivelor este necesar din punctul de vedere al controlului asupra stării arhivei, procesul de lucru cu documentele de arhivă este mult mai ușor, ceea ce înseamnă că vă economisește timp și, în consecință, banii.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: