Inventarul arhivei este un set de lucrări care sunt trimise pentru a crea inventare de inventar pentru documente și cazuri. În practică, inventarul arhivelor se efectuează în raport cu documentele de depozitare operativă și mai puțin frecvent pentru stocarea temporară sau permanentă. Nu se efectuează inventarul cazurilor de depozitare pe termen lung pentru a crea documente contabile pentru a susține activitatea dispozitivului de referință, ci pentru a clarifica disponibilitatea și compoziția documentelor din arhivă.
Totalitatea stocurilor de inventar și a cazurilor cu documente grupate în funcție de caracteristica de clasificare și constituie un instrument de referință.
Inventarul arhivei poate fi realizat în următoarele cazuri:
- Să evalueze compoziția și natura cazurilor înainte de formarea structurii arhivei;
- Să verifice conformitatea înregistrărilor privind disponibilitatea documentelor și disponibilitatea lor efectivă;
- Pentru a evalua starea arhivei și contabilizarea documentelor pierdute după situații de urgență, accidente și alte situații care dăunează fondului de arhivă fără posibilitatea exactă de a evalua pagubele.
- Inventarul arhivei poate fi realizat în timpul fuziunii, achiziției sau transferului de fonduri pentru a controla disponibilitatea materialelor fizice.
Inventarul unei arhive electronice include de obicei înregistrarea materialelor fizice și verificarea integrității logice a documentelor pe ele. De regulă, arhivele electronice dezvoltate au propriile instrumente de inventar.
Tipuri de inventariere a arhivei documentelor:
- Selectiv, adică în părțile locale ale depozitului sau pe un anumit tip de documente.
- Pentru activele fixe - pentru a evalua starea mijloacelor fixe la momentul procedurii.
- Periodic - este folosit ca un mijloc de control în fonduri de mare importanță.
Există, de asemenea, un inventar complet și parțial al arhivei, în funcție de domeniul de aplicare al procedurii
Ca urmare a inventarului arhivelor de documente, documentele pot fi găsite dispărute, ceea ce necesită măsuri adecvate și documentare - de a aplica organelor de afaceri interne pentru urmărirea transportatorilor înainte de a întocmi un act de a nu găsi documente.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: