Inventarul arhivelor este o verificare periodică a documentelor de arhivă ale firmei, efectuată în scopul recalculării documentelor, confirmării prezenței și siguranței acestora.
Necesitatea inventarierii arhivelor
În primul rând, inventarul are nevoie de arhive de hârtie ale marilor organizații care se află pe teritoriul lor.
- În primul rând. cazuri frecvente de confuzie în arhive de hârtie, de exemplu, din cauza lipsei de personal de îngrijire, documentul nu poate fi pus pe „“ raft sau nu „directorul“. Pentru o anumită perioadă de timp, astfel de cazuri acumulează un număr suficient și doar un inventar atent al arhivelor vă va permite să vă ocupați de tulburarea care a apărut.
- În al doilea rând. există, de asemenea, cazuri de documente complet lipsă: aceasta poate fi o pierdere accidentală și un furt intenționat sau o distrugere. Având în vedere faptul că perioada de depozitare a multor documente importante este determinată de legislația actuală, absența documentului necesar în arhivă poate avea consecințe juridice grave asupra managerilor companiei. În cazul dispariției unor documente importante, inventarierea în timp util a arhivelor va permite companiei să ia măsuri în timp util pentru ao găsi sau a le restabili. Prin urmare, este atât de important să efectuați un inventar în mod regulat.
- Dacă documentația de arhivă a companiei dvs. este stocată în instituții de arhivă independente, puteți solicita și un inventar pentru a vă asigura că documentele sunt sigure.
Inventarul primar al arhivelor
În plus, există un inventar primar al arhivelor, care reprezintă etapa inițială a proceselor de optimizare a fluxului de lucru și actualizarea arhivelor companiei. Într-un astfel de inventar, acele companii în care arhivarea documentației are loc spontan de mai mulți ani și ale căror arhive nu sunt sistematizate, au nevoie de ele. În acest caz, inventarul arhivelor, precum și procesul de catalogare și sistematizare a acestora urmăresc obiectivul - de a facilita căutarea documentelor și, prin urmare, de a economisi timp pentru angajați.
Servicii de inventariere arhivă
Compania noastră oferă servicii pentru inventarierea arhivelor organizației dvs.: inventarul va fi realizat calitativ și în cel mai scurt timp posibil. După inventarierea arhivelor, specialiștii noștri vor face inventare inventar - un document care are forță juridică.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: