Dialogul Istoricul documentelor este afișat automat pe ecran atunci când programul este încărcat și corespunde comenzii Documente / Document Jurnal. Acesta este instrumentul principal pentru lucrul cu documentele utilizatorilor. Datele din jurnal sunt prezentate sub forma unui tabel.
Jurnalul este prezentat sub forma unui tabel care conține o listă de documente de utilizator disponibile (create și descărcate din copii de rezervă, precum și primite prin redirecționare). Documentul deschis în jurnal devine indisponibil pentru alți utilizatori care lucrează cu baza de date.
Pentru a lucra cu documente, butoanele de comandă de pe bara de instrumente sunt:
Adăugați - adăugați un nou tip de document la jurnal (selectați din listă). Un nou document tip selectat este creat și deschis pentru editare. Documentul creat va fi adăugat în baza de date și jurnalul de documente numai după ce este salvat.
Ștergere - ștergeți documentul.
Creați o copie - creați o copie a documentului selectat și includeți-l în jurnal.
Redirecționare - transmiteți documentul unui alt utilizator. Un utilizator poate trimite o estimare chiar dacă nu are dreptul să-l creeze.
Export - exportul formularelor tipărite ale utilizatorilor (salvarea documentelor pe disc în formatul selectat). Este posibil să exportați un document separat, precum și un grup de documente.
Actualizare - afișează în jurnal toate modificările aduse documentelor (actualizarea forțată a jurnalului de documente).
Pentru a selecta un document, faceți dublu clic pe rândul tabelului. Comenzile disponibile sunt, de asemenea, duplicate în meniul contextual al liniei.
Jurnalul de documente vă permite, de asemenea, să selectați mai multe documente în același timp (selectare grup). Pentru a selecta mai multe rânduri într-un rând, trebuie să evidențiați prima și ultima linie a matricei cu cursorul, în timp ce apăsați tasta
În tabelul de jurnal puteți să mutați coloanele și să ascundeți vizibilitatea acestora. Conținutul mesei poate fi sortat, grupat.
Pentru a muta coloanele, trebuie să îndreptați cursorul la numele său și, fără al elibera, să trageți coloana în poziția dorită.
Pentru a ajusta vizibilitatea coloanelor din tabel, faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului din coloană și selectați casetele de selectare ale casetelor de selectare din listă (vedeți figura).
Sortarea rândurilor de tabele de parametri se face în câmpul cu numele coloanelor: pentru aceasta trebuie să faceți clic pe pictograma săgeată sus. De exemplu, sortarea în câmpul Document vă permite să sortați numele de documente alfabetic (a se vedea figura).
Pentru a grupa datele, sunt folosite filtre, care sunt numite în câmpul de nume de coloane (făcând clic pe pictograma dreaptă a câmpului). În filtru, puteți configura afișarea tuturor sau numai a anumitor tipuri de documente (a se vedea imaginea).
De exemplu, puteți configura afișarea documentelor create la un anumit interval de timp (un filtru în câmpul Date), de asemenea puteți configura afișarea numai a estimărilor (un filtru în câmpul Document) etc.
Creați un nou document în Jurnalul e
Pentru a adăuga un nou document în jurnal, trebuie să faceți clic pe butonul Adăugare și să selectați tipul de document necesar din listă. Pentru lucrare se deschide dialogul corespunzător pentru document.
Se creează un nou document de tip selectat și se deschide imediat dialogul pentru editare (vezi descrierea dialogurilor: Estimare, Estimare complexă, Contract, Contract suplimentar la contract). După ce faceți clic pe OK, noul document va fi salvat în baza de date și adăugat în jurnalul de documente (butonul Save salvează modificările dialogului, dar fără să îl închidă).
Pentru a deschide un document de jurnal, trebuie să îl selectați în tabel și să faceți clic pe butonul Deschidere sau să faceți dublu clic pe linia acestuia.
Pentru a șterge un document din jurnal, trebuie să îl selectați din tabel și să faceți clic pe butonul Ștergere.
Salvați documentul în orice format disponibil (butonul Salvare). După selectarea formatului de salvare, caseta de dialog Opțiuni de export stabilește opțiuni de export suplimentare.
Pentru a face o copie a documentului, trebuie să selectați documentul din jurnal și să faceți clic pe butonul Creare copie. O copie a documentului apare în jurnal.
Utilizatorul poate transmite estimări, precum și contracte și contracte suplimentare la contract. Nu sunt trimise estimări complexe. La trimiterea contractelor și a acordurilor suplimentare, elementele care sunt estimări sunt convertite în puncte de conținut gratuite (nu sunt adăugate estimări complexe la contracte și contracte suplimentare).
Pentru a trimite un document unui alt utilizator, selectați documentul din jurnal și faceți clic pe butonul Înainte. În caseta de dialog care apare, trebuie să introduceți datele de autentificare ale utilizatorului care trebuie să trimită documentul.
Utilizatorul poate transmite documentul chiar dacă nu are dreptul să creeze documentul. Destinatarul primește de asemenea o notificare sub forma unui tabel, care indică ce document și de la care a fost trimis.
Funcția de export este utilizată pentru salvarea documentelor pe un disc în formatul selectat și este accesibilă prin intermediul butonului Export. În jurnal, puteți exporta atât un document separat, cât și un grup de documente. Documentul poate fi exportat dacă este atribuit un șablon pentru formularul tipărit (în dialogul cu documentul).
Selectați documentele exportate (grup sau document separat) în jurnal. Selectarea grupului se face prin evidențierea documentelor din listă cu apăsări simultane de taste
Faceți clic pe butonul Exportă bara de instrumente și alegeți formatul de salvare din meniu.
În dialogul Salvare, selectați locația în care doriți să salvați documentele. Un document separat este salvat în formatul selectat, grupul de documente este stocat într-o formă ambalată.
Dacă în document nu a fost atribuit un șablon pentru formularul tipărit, programul va emite un mesaj de avertizare (în acest caz, deschideți dialogul de lucru pentru documente, selectați șablonul tipului imprimat din fila Opțiuni de imprimare și repetați exportul).
Jurnalul de documente este actualizat automat - când adăugați, ștergeți, modificați documentele și, de asemenea, în plus, după o anumită perioadă de timp fixă.
În program, este posibil și forțarea conținutului jurnalului pentru a fi actualizat, pentru aceasta faceți clic pe butonul Refresh din caseta de dialog Document Jurnal.
Articole similare
-
Creați, deschideți, salvați un document și punctele de pivotare
-
Cum de a salva informații în Outlook, întrebări de abonat, revista "directorul secretarului și
Trimiteți-le prietenilor: