Motivele pentru scăderea eficienței comunicațiilor. Prezența unei comunicări de acțiune clară în organizații contribuie la rezolvarea multor probleme organizatorice importante, în special, permite: să coordoneze activitățile unităților individuale din organizație în ceea ce privește un obiectiv comun, pentru a oferi o relație stabilă cu mediul înconjurător, pentru a furniza componentele necesare de lucru ale organizației de informare și orientare vizate și multe altele.
Cu toate acestea, crearea de rețele de comunicații, formarea unor canale de comunicare stabile asociate cu o serie de dificultăți. Aceste dificultăți sunt asociate cu defecte în ambele canale de informare, precum și problemele de codare sau de decodare mesaje primite. Ele pot proveni atât de la destinatar, cât și de la comunicator.
Toate problemele asociate cu crearea de comunicații eficiente pot fi împărțite în două grupe principale:
1) probleme din punct de vedere al comunicărilor structurale și 2) probleme apărute în cursul comunicării interpersonale.
Probleme în ceea ce privește comunicările structurale. Principala problemă a comunicării între elementele structurii organizaționale poate fi considerată incertitudinea în relațiile dintre unitățile structurale individuale ale organizației. În acest caz, ordinele și directivele organism de conducere să nu reflecte pe deplin situația nu este înțeleasă de către subordonați, duplicat, un nou mesaj poate fi în contradicție cu trimise anterior. În plus, în cazul unei situații de incertitudine comunicare orizontală între unitățile individuale sau membrii organizației devin informații nesigure ajunge la întâmplare, ce poate avansa foamea de informații, sau, dimpotrivă, prea multe informații contradictorii. În fața incertitudinii, următoarele tipuri de bariere în procesele de comunicare pot crește.
1. Distorsionarea mesajelor este un fenomen în care unitățile structurale ale organizației primesc informații care nu sunt adecvate situației reale, ceea ce duce la o încetinire semnificativă a ritmului muncii în cadrul organizației. Astfel, G. Peters și R. Waterman consideră că luarea deciziilor și implementarea lor trebuie să înceapă simultan. Să înțelegi cum să faci treaba este nu mai puțin importantă decât să decizi ce să faci [1].
Pe acest principiu, multe succese au fost obținute în diferite firme. Denaturarea informațiilor nu permite implementarea imediată a deciziilor, deoarece această decizie se bazează pe alternative incorecte. În acest sens, este necesar să revenim la această situație, să repetăm mesajele. Distorsiunile informațiilor conduc la setarea greșită a obiectivelor, care afectează imediat toate celelalte componente ale organizației. Toate distorsiunile în comunicațiile organizaționale pot fi împărțite în trei grupe:
1) distorsiuni neintenționate care apar din cauza lipsei de informații, a ambiguității situației sau a dificultăților în contactele interpersonale;
3) filtrarea informațiilor din mesaj, în care informațiile care nu sunt necesare în acest moment sunt întrerupte, doar esența rămâne. Această operațiune necesară în procesul de comunicare poate duce la pierderea informațiilor, simplificări dăunătoare, care nu pot contribui la adoptarea unor decizii eficiente de management. Filtrarea efect nociv poate fi observat atunci când managerii seniori au tendința de a oferi conținut numai informații pozitive, fără a aduce în atenția problemele actuale cele mai presante, există teama de pedeapsă, ea a simțit informații inutile din cauza evaluării incorecte.
2. excesul de informații observate în cazurile în care membrii organizației nu sunt în măsură să răspundă în mod eficient la AP toate informațiile de care au nevoie și trebuie să se cerne printr-o anumită parte a acestuia, cel mai puțin important, în opinia lor. Cu toate acestea, această parte a informațiilor poate fi necesară pentru a asigura funcționarea normală a organizației. Foarte adesea excesul de informații are loc în capetele, pas de închidere în sine soluția la mai multe (și chiar și cele mai mici), probleme legate de gestionarea activităților organizației. Lipsa de filtre clare și "paznici" nu permite liderului să folosească în mod eficient cea mai importantă parte a informațiilor care îi aparțin.
3. Deficiențele în structura organizației au un impact negativ semnificativ asupra funcționării rețelelor de comunicații. Cea mai comună dintre aceste dezavantaje este eșecul configurației, în care există un număr mare de niveluri de control. În acest caz, informațiile de la un nivel la altul vor fi pierdute sau distorsionate. Acest lucru este valabil mai ales pentru fluxurile ascendente de comunicare (de la partea de sus în sus, de la subordonați la manageri).
Un alt deficienŃă importantă legată de structura organizaŃiei poate fi considerată absenŃa legăturilor orizontale stabile între unităŃile individuale. De exemplu, acest lucru se poate întâmpla când managementul organizației permite doar legături verticale, iar comunicațiile între unitățile de același nivel sunt considerate nesemnificative și inutile. Acest fenomen este cel mai adesea observat în structuri liniare foarte centralizate și formalizate.
În cele din urmă, un neajuns semnificativ ar trebui să fie recunoscut existența unor conflicte în organizarea între grupuri individuale și unități. Foarte adesea, aceste conflicte sunt încorporate în însăși structura organizației. Unitățile sau lideri individuali, care sunt într-o stare de conflict, nu poate promova numai ruperea legăturilor de comunicare în cadrul organizației, dar, de asemenea, de a utiliza rețeaua de comunicații, în scopul de a atinge propriile obiective. De exemplu, atunci când o organizație produce două tipuri de produse sau servicii care nu sunt prevăzute pentru utilizarea în comun a resurselor, echivalente cu contribuția fiecăreia dintre aceste două diviziuni, ca urmare a unui conflict între ele, în cazul în care fiecare membru al organizației folosește canale de comunicare pentru a minimaliza rolul celuilalt și propria cota.
4. Un grad ridicat de diferențiere spațială creează bariere în calea anumitor frânghii de comunicare, datorită distanței dintre unitățile organizaționale individuale ale organizației unul față de celălalt. Acestea se referă în special la canalele de control și feedback, precum și la canalele asociate transferului de informații tipărite (documente, literatură științifică sau tehnologică etc.).
Pentru a reduce impactul negativ al acestor bariere în canalele de comunicare, organizația poate utiliza următoarele tehnici:
1) să reglementeze în mod constant fluxurile de informații prin crearea unei bănci de date, a pieței interne de informații, puncte de urmărire și sortare a informațiilor primite din exterior, identificarea locurilor de supraîncărcare a informațiilor;
2) controlul proceselor de schimb de informații, canale de informare. În acest scop, este posibil să se ofere activități care să faciliteze controlul printr-un program, cu raportare periodică, să stabilească un program de întâlniri cu subordonații pentru a discuta posibile schimbări în organizație etc.
5) utilizează tehnologii moderne de informare, care conduc organizațiile să rezolve problema creării unui sistem de comunicare de înaltă calitate. Aceasta include introducerea de computere personale la locul de muncă, e-mail, acces la Internet etc.
6) să planifice în mod corect locurile de muncă ținând cont de caracteristicile și abilitățile funcționale ale lucrătorilor. În acest caz, puteți crea rețele de comunicare între lucrătorii sunt legate funcțional împreună în acest proces. De exemplu, astfel de măsuri includ convergența spațială a locurilor de muncă, dar principiul liniilor sau lanțurilor tehnologice;
7) pentru a preveni apariția de bariere între diferitele unități și statute oficiale în cadrul organizației. Acest lucru, în special, scrie R. Waterman, vorbind despre "înlăturarea partițiilor funcționale și ierarhice" [2]. Într-adevăr, eliminarea conceptelor "noi" și "ei" și înțelegerea organizării ca un singur organism reduc în mod semnificativ dificultățile în procesul de comunicare.
Obstacolele în calea comunicării sunt adesea cauzate de lipsa de înțelegere între membrii procesului de comunicare. Această neînțelegere apare din cauza:
a) diferențele de percepție a mesajului și ideile de bază și concepte, care se datorează:
• incorect de codificare manageri de comunicare, cu excepția cultura și atitudinile membrilor organizației colective (de exemplu, în cazul în care mesajul este trimis sau limbaj neclar conține multe cuvinte sau termeni tehnici, ales membru puțin cunoscut al organizației colective de cunoștințe sau domeniu de activitate, etc.);
• un conflict între domeniile de competență ale expeditorului și al destinatarului (un conflict structural de acest tip poate duce la perceperea selectivă a informațiilor în funcție de interesele proprii și ignorarea intereselor expeditorului);
b) barierele semantice care decurg din mesaje prost formulate, care pot duce la pierderea de informații atunci când sunt transmise de către destinatar, în special o mulțime de probleme sunt generate într-un mediu multinațional;
c) obstacole interpersonale non-verbale (gesturi, intonări, sens interior și alte forme de comunicare simbolică non-verbală);
d) feedback nesatisfăcător (de exemplu, din cauza incapacității de a asculta) [3].
Pentru a evita pierderile generate de comunicarea interpersonală, puteți utiliza următoarele tehnici.
1) pregătirea preliminară pentru transmiterea mesajului. De exemplu, o explicație a principalelor dispoziții, conținutul mesajului;
2) eliminarea barierelor semantice prin eliminarea ambiguității, a ambiguității conceptelor;
3) atenție constantă la comunicarea simbolică non-verbală: tonul prezentării mesajului, gesturi, expresii faciale etc .;
4) manifestarea empatiei și a deschiderii în comunicare și comunicare;
5) stabilirea feedback-ului, pentru care urmează:
• pune întrebări destinatarului despre informații despre conținutul mesajului și gradul de percepție a acestuia;
• să evalueze răspunsul non-verbal al destinatarilor la mesaj, să acorde atenție gesturilor, posturilor și expresiilor faciale care indică confuzie sau neînțelegere;
• să creeze o atmosferă comună de încredere, bunăvoință și dorință de a discuta problemele emergente, ținând seama de interesele destinatarilor mesajelor de informare.
În general, putem spune că utilizarea mai eficientă a comunicațiilor depinde de astfel de factori importanți ca manageri profesioniști, structura organizației și caracteristicile sale, prezența unor relații interpersonale stabile, cultura poziția subordonată organizației în mediul extern (închis sau deschis), precum și competența angajaților.
- [1] Peters T "Waterman R. în căutarea unui management eficient: experiența celor mai buni companii". M. 1986. P. 97.
- [2] R. Peters T. Waterman În căutare de management eficient: experiența celor mai bune companii. Pp 211.
- [3] Peters, T. R. Waterman op. Op. S. 177-178.
Dacă observați o eroare în text, selectați cuvântul și apăsați Shift + Enter
Articole similare
-
Problemele de comunicare în comunicarea interpersonală împiedică adesea o înțelegere greșită
-
Probleme de comunicare în comunicarea interpersonală - stadopedie
Trimiteți-le prietenilor: