Crearea unei arhive electronice

Dacă sunteți obosit de fluxul constant de informații pe suport de hârtie în biroul dumneavoastră, dacă nu puteți găsi chiar și acordul de anul trecut, iar fetele de la contabilitate sunt în mod constant plâng de lipsa de spațiu în dulap, este timpul să se gândească la crearea unei arhive electronice a documentelor din organizație.







Arhiva electronică a întreprinderii nu a fost încă creată

Arhiva dvs. este deja spargere la cusături și amenință să izbucnească din spațiul său de depozitare și să umple tot spațiul liber al biroului dvs.? Angajații sună alarmă și cer să dea documentelor toate noile și noile contoare de valoare ale locului de muncă? Nu dați - există o mântuire din invazia ziarelor. Crearea unei arhive electronice de documente nu numai că poate înlocui o arhivă de hârtie pe scară largă, dar și pentru a îmbunătăți activitatea companiei dvs.

De ce are organizația dvs. nevoie de o arhivă electronică?

  • Veți elibera spațiu de birou prețios, deoarece ocupă puțin spațiu;
  • În birouri va fi ordine, documentele nu se vor acumula pe desktopuri și vă vor deranja pe voi și pe angajații înșiși;
  • Documentele electronice nu pot fi pierdute, sfâșiate sau umplute cu cafea;
  • Colegii vor înceta să se certe, din cauza contractului necesar simultan - fiecare poate lucra cu el direct de pe calculatorul personal;
  • Verificările fiscale și de audit nu vă vor speria - veți avea întotdeauna pachete de documente pregătite la cerere. Auditorii pictori vă vor aprecia conștiința.

Veți fi capabil să-l păstrați un număr nelimitat de documente „doar în cazul“, chiar dacă perioada lor de păstrare a expirat de mult, dar, indiferent de motiv, ele pot fi încă nevoie.
Experiența reușită a organizațiilor internaționale și interne arată că tranziția către stocarea electronică a documentelor afectează în mod pozitiv activitățile lor economice.







Acest lucru se întâmplă din următoarele motive:

Ce trebuie să faceți pentru a crea o arhivă electronică a documentelor?

Tot ce trebuie să faceți este să ne contactați. Serviciul de arhivare este o echipă de profesioniști a căror misiune este crearea unui sistem fiabil și bine coordonat de arhivare electronică în organizația dvs. Pentru ao crea, trebuie doar să acordați accesul la arhiva dvs. Specialiștii noștri au grijă de orice altceva.
Cât mai curând posibil mai multe camere de depozitare de hârtie va avea locul lor pe server, și puteți găsi același contract, care a fost considerat pierdut iremediabil în urmă cu câțiva ani.

Specialiștii noștri sunt implicați în crearea unei arhive electronice pentru întreprinderile de toate dimensiunile. Nu vă faceți griji că procesul poate dura prea mult timp - echipa de profesioniști de afaceri de arhivă va face totul cât mai repede și în mod clar că nu observați chiar prezența lor, dar rezultatul muncii va aprecia imediat.

  1. În primul rând, vom discuta structura arhivei și vom determina ce documente să fie incluse;
  2. Apoi instanțele selectate vor fi evaluate, sortate și pregătite pentru scanare;
  3. Pentru a crea arhiva, se va atrage cea mai modernă tehnologie: scanere industriale de orice format, stații de lucru puternice și dispozitive de stocare. Nu se va pierde niciun document semnificativ;
  4. Datele scanate vor fi procesate, traduse în formatul necesar și înregistrate sub un număr individual. Pentru facilitarea căutării ulterioare, fiecărui document i se vor atribui rechizitele și se va stabili comunicarea acestuia cu restul fișierelor de sistem;
  5. Va începe un sistem de arhivare electronică: echipat cu un server special pentru stocarea de date, instalat și configurat un software special, cu condiția ca accesul la arhiva fiecărui loc de muncă și pentru a determina nivelul de acces.

Ce se va întâmpla în cele din urmă:

  • Birou spațios fără documente;
  • Satisfăcuți angajați recunoscători;
  • Controlul complet al mișcării documentației companiei;
  • Accesul rapid la documentul necesar fără a trebui să așteptați eliberarea;
  • Formarea operativă a pachetelor de documente pentru controalele fiscale și de audit;
  • Încrederea în securitatea informațiilor;

Experiența companiilor care au creat deja arhive electronice la întreprinderea lor arată că implementarea corespunzătoare a acestui sistem electronic de arhivă contribuie la o creștere semnificativă a productivității muncii angajaților. Aceasta înseamnă că, astfel, oferindu-vă personalului și echipei dvs. condiții confortabile de lucru, veți primi un profit semnificativ.

Crearea unei arhive electronice a documentelor cu noi este un pas sigur pentru creșterea profitului și a dezvoltării.

Clienții noștri







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: