Organizațiile și instituțiile de orice formă de proprietate și diverse tipuri de activități creează și acumulează un număr mare de documente în procesul de lucru. Acestea sunt: fișiere personale ale angajaților, facturi, facturi, diverse rapoarte, planuri și proiecte. Acestea sunt cusute, depozitate, ocupă o mulțime de spațiu, întreaga cameră este alocată pentru arhivă.
Acest lucru este extrem de irațional, dar deficiențele arhivei de hârtie nu se limitează la inconvenientele de stocare a documentelor. Odată cu creșterea arhivei, procesul de acces la documente devine mai complicat, este greu de găsit hârtia necesară în durerea altora. Din această situație există o excelentă cale de ieșire - puteți crea o arhivă electronică.
Arhiva electronică: ce este și de ce este nevoie
Crearea unei arhive electronice - o alocare a resurselor sistemului de management al documentelor electronice, care va oferi spațiu de depozitare securizat și acces ușor la toate tipurile de documente stocate în format digital.
Organizarea arhivei electronice este concepută pentru a rezolva o serie de probleme:
asigură stocarea fiabilă a documentelor
Arhiva electronică va fi o soluție excelentă pentru orice organizație care trebuie să furnizeze stocarea centralizată a documentelor, în special acele documente pe care majoritatea ciclului lor de viață există în formă electronică.
Arhiva electronica pentru organizatii de orice amploare
În primul rând, este necesară o arhivă electronică pentru companiile mari care dispun de o rețea extinsă de sucursale, exploatații, corporații. Este nevoie de organizațiile care creează și schimba sute de documente în fiecare zi. Arhiva electronică nu numai că va simplifica munca cu documente, ci va economisi, de asemenea, în mod semnificativ, de exemplu, nu va fi nevoie să mențineți un personal dedicat exclusiv lucrărilor de hârtie.
Fără îndoială, o arhivă electronică este necesară pentru firmele și organizațiile mari, cu toate acestea, este utilă pentru întreprinderile mijlocii și chiar pentru întreprinderile mici. În procesul de activitate al firmelor mici nu există prea multe documente - depozitarea arhivei în formă electronică va garanta că nu se va pierde nici o frunză. În plus, o arhivă electronică poate deveni utilă în viitor. Este posibil ca media, și chiar o mică companie să se extindă în curând, volumul de muncă va crește, iar cu ei numărul de documente.
Principalele funcții ale arhivei electronice
În primul rând, arhiva electronică ar trebui să ofere posibilitatea de a stoca documente. Orice documente create de angajați și formate în cadrul procesării proceselor corporatiste. Opțiunea ideală poate fi considerată un model în care o arhivă electronică este singurul loc unde documentele sunt stocate.
În plus față de funcția de stocare, arhiva ar trebui să ofere utilizatorilor un număr de servicii suplimentare. Aceasta se referă la capacitatea de a crea, modifica, stoca și căuta documente.
Cerințe pentru programele de creare de arhive electronice
Sistemul electronic de gestionare a documentelor utilizat pentru a organiza o arhivă electronică trebuie să îndeplinească o serie de cerințe.
- Structurarea datelor din arhivă
Programul ar trebui să asigure funcționarea normală a arhivei documentelor companiei situate pe unul sau mai multe servere. Structura arhivei poate fi arbitrară. Aceasta va depinde de cerințele specifice ale organizației care o utilizează.
Structura arhivei este alcătuită din foldere ordonate în ordine ierarhică. Dosarele pot crea și modifica atât utilizatori, cât și aplicații corporative. Pentru fiecare dosar individual, pot fi impuse cerințe speciale sau restricții, de exemplu, în fișiere de un singur tip, fișierele pot fi stocate în foldere separate.
Este posibil să creați copaci virtuali care să conțină linkuri către fișiere și foldere virtuale, concepute pentru a facilita procesul de căutare. Dosarele pot avea proprietăți speciale, în special, puteți configura prezentarea documentelor.
Pentru funcționarea normală și pentru a asigura stocarea fiabilă a datelor, programul trebuie să asigure delimitarea accesului la conținutul arhivei. Este necesară implementarea diferențierii la nivelul utilizatorilor, al grupurilor de utilizatori și al rolurilor. O atenție deosebită ar trebui acordată securității jocurilor de rol. Aceasta se referă la diferențierea accesului la conținutul dosarului, care depinde direct de conținutul acestuia.
Deoarece o varietate de documente pot fi stocate în arhivă, atât la nivel extern, cât și la nivel intern, diferențierea drepturilor de acces este acordată o atenție deosebită la diferite niveluri. În general, diferențierea accesului este redusă la regulă - conținutul arhivei este mai accesibil pentru conducerea organizației decât pentru utilizatorii obișnuiți.
Sarcina arhivei nu este numai de a stoca documente, ci trebuie să ofere o gamă largă de instrumente pentru găsirea rapidă a informațiilor necesare. Programul trebuie să suporte toate metodele de căutare existente. În special: căutare fulltext și context, căutare după atribute.
Întrebările frecvente ar trebui salvate ca modele de căutare. Ajută la reducerea timpului de căutare a capacității de a crea dosare de căutare.
- Integrarea cu instrumente de procesare a documentelor
Pentru comoditatea utilizatorilor arhivei electronice, este necesar să salvați documentele direct din aplicațiile de birou. În acest caz, utilizatorii vor putea să arhiveze documentele primite prin e-mail sau create pe computer folosind pachete de birou populare.
Atributele documentelor create și salvate de utilizatori devin disponibile pentru căutarea în arhivă. O astfel de soluție va permite angajaților să utilizeze arhiva electronică doar pentru a salva documentele actuale, fără a fi nevoie să utilizeze depozitele de fișiere terță parte.
- Integrarea cu software-ul corporativ
Programul de arhivare electronică ar trebui să includă o serie de soluții care să permită utilizarea efectivă a arhivelor de fișiere pentru stocarea datelor. Avem nevoie de o interfață dezvoltată cu abilitatea de a descărca și încărca date în format XML, ceea ce va permite schimbul de date cu un număr mare de aplicații diferite. Printre cele mai populare: Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1C și multe altele.
Volumul ocupat de arhiva electronică depinde de organizație, dar va crește doar în fiecare an. Astfel, programul ar trebui să permită crearea și menținerea de arhive de orice dimensiune.
Cea mai importantă cerință pentru un sistem electronic de stocare a documentelor este fiabilitatea acestuia. Programul trebuie să garanteze siguranța datelor în orice condiții. Disponibilitatea necesară a sistemelor de backup de date, protecția împotriva accesului neautorizat.
Un program cu o funcționalitate similară care îndeplinește cerințele de mai sus va presupune cu ușurință crearea și întreținerea unei arhive electronice. Va deveni o garanție că datele de valoare pentru companie vor fi sigure și, datorită introducerii de noi tehnologii, procesele de lucru vor accelera semnificativ.
Există vreo îndoială că tranziția către circulația electronică a documentelor va fi fără durere pentru dvs.?
Credeți că compania dvs. nu are nevoie să minimizeze documentele?
Sau este doar teama cauzată de factori obiectivi, cum ar fi formalizarea slabă a proceselor de afaceri sau lipsa acesteia?
Sunați-ne și vă vom spune în detaliu cum va avea loc trecerea la circulația electronică a documentelor în compania dvs.
Lucrăm în mod deschis!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: