Din articol, veți afla despre punctele importante legate de amenajarea și repararea spațiilor de arhivă, ce cerințe trebuie să fie luate în considerare, selectarea materialelor, mobilier și echipamente, precum și modul de organizare a camerei, în termeni de confort și de a crea un fișier de navigare.
DETERMINAREA CU ARHIVA
Nu este un secret faptul că birourile pentru stocarea documentelor de arhivă în organizații relativ mici sunt adesea adaptate birourilor care sunt departe de partea centrală a biroului. În același timp, premisele în ceea ce privește echipamentul și starea tehnică lasă mult de dorit. În astfel de condiții, după o perioadă de timp, nu numai documentația stocată își pierde aspectul original, însă și sediul însuși necesită un control tehnic:
• o dată pe an pentru prelucrarea igienico-igienică a sălii de arhivă;
• la fiecare 5 ani în timpul verificării disponibilității și statutului documentelor.
Lucrările de reparație se efectuează atât în arhivele existente, cât și în acele locații în care documentația este planificată (atunci când se deplasează organizația într-un alt birou, se extinde etc.).
Efectuarea de reparații în camera de arhivă folosită este un proces complex și de lungă durată, dar oferă mai multe posibilități:
• când mutați documentele pentru stocarea temporară (pentru perioada de reparații), puteți detecta deteriorarea documentației care nu a fost vizibilă anterior;
• când se deplasează foldere, este convenabil să selectați documente cu o perioadă de păstrare expirată, astfel încât să nu le introduceți după reparații în arhivă;
• Dacă este necesar, puteți schimba aranjamentul planului de rafturi pentru o mai mare comoditate, pentru a lucra la optimizarea spațiilor (instalarea de ventilație, înlocuirea dispozitivelor de iluminat, etc.), ordine (schimbare) Echipament: separatoare pentru dosare, cutii de depozitare a documentelor electronice, placă de identificare pe rafturi, scări.
O astfel de "curățare generală" a arhivei cu execuție de înaltă calitate va salva documentația în forma necesară și va oferi un aspect bine păstrat pentru o perioadă lungă de timp.
Lucrările de reparații într-o cameră goală, iar camera umplută cu documentația, trebuie efectuată ținând cont de cerințele de stocare a documentelor de arhivă, care, din păcate, nu este întotdeauna respectată. Ca test, „dezvoltare stil practic (adaptare) a spațiilor pentru servicii de arhivare, în cele mai multe cazuri, este superficială și neprofesional“, astfel încât pregătirea și efectuarea de lucrări de reparații ar trebui să aibă loc sub supravegherea unui specialist responsabil pentru arhivele Organizației.
# 9689; Ce să faci cu documentația? Această problemă va trebui rezolvată mai întâi.
Puteți deplasa documentația, precum și elementele de mobilier și structuri, asigurându-le siguranța, în două moduri:
• ajustați pentru depozitare temporară încă o cameră adecvată;
• utilizați serviciul de stocare temporară în afara organizației (externalizarea).
În primul caz, este necesar să se estimeze cantitatea de documentație și costul forței de muncă pentru relocarea sa, în al doilea - capacitățile financiare ale firmei. Atunci când alegeți cea de-a doua opțiune, cheltuielile cresc de mai multe ori, deoarece, în plus față de plata lunară pentru depozitarea la distanță, va fi necesar să plătiți pentru confiscarea și transportul documentației.
# 9689; Calculăm suprafața arhivei. Dacă construiți o cameră de arhivă, este important să vă calculați zona. Pentru facilitarea calculării zonelor necesare pentru arhive, specialiștii au elaborat următoarea procedură:
Pentru calcul, este de asemenea necesar să se cunoască numărul de fișiere stocate în arhivă și să fie stocate și să se ia în considerare câte cazuri noi vor fi primite în anii următori (între trei și cinci ani).
Exemplu de calcul. Să presupunem că arhiva stochează cazuri de depozitare temporară (peste 10 ani) și de depozitare permanentă. În fiecare an se formează 60 de cazuri de depozitare temporară (peste 10 ani) și 45 de cazuri permanente (suma preluată din nomenclatorul afacerilor organizației). În acest caz, pentru a se potrivi cazurile din arhiva organizației formate într-un an, vor fi necesare 3,5 rafturi cu rafturi lungi de 1 m: 30 de foldere de tip "Crown" pe fiecare. Aceasta este, timp de 5 ani va avea nevoie de 17.5 rafturi. Închidem numărul de rafturi necesare pentru întregul număr: cel puțin 4 rafturi de raft trebuie lăsate rezervate. Odată cu distrugerea regulată a cazurilor, a căror perioadă de depozitare a expirat, cazurile nou-venite vor ocupa locurile vacante pe rafturi.
# 9689; Cerințe pentru arhivare. Nu toate camerele sunt potrivite pentru documentele de arhivă.
Nu utilizați dărăpănată, prime, neîncălzită, nu îndeplinesc cerințele sanitare și spații de catering facilități de servicii de construcții angajate, depozite alimentare și organizații de depozitare substanțe corozive și inflamabile sau tehnologii chimice periculoase sau care se aplică.
Premisele arhivelor ar trebui să fie în siguranță în foc, garantate a fi protejate de inundații și să aibă o ieșire de urgență. În sediu nu ar trebui să existe conducte de gaz și conducte de apă.
Premisele arhivei înainte de plasarea documentelor în ea ar trebui puse în funcțiune după expertiza comisiei speciale. Expertiza evaluează situația sediului și stabilește adecvarea acestuia. Comisia include reprezentanți ai serviciilor de arhivă, de operare, de incendiu, de securitate, sanitare și de alte servicii specializate. Rezultatele examinării sunt formalizate printr-un act.
Cablarea în depozite ar trebui să fie ascunsă, prizele - echipamentele etanșe și portabile trebuie să aibă cabluri de izolație din cauciuc.
Între camerele de depozitare sunt amplasate întrerupătoarele generale și cele de pardoseală. Lămpile trebuie să fie acoperite cu nuanțe solide.
În timpul depozitării este interzisă folosirea incendiului, a aparatelor de încălzire, a plasării obiectelor străine.
Lucrările de reparații și montaj se realizează cu respectarea măsurilor de protecție, protecție și siguranță a documentelor. Depozitarea arhivei ar trebui să fie echipată cu o alarmă de incendiu și de efracție.
Absența ferestrelor este permisă dacă există o ventilație naturală sau artificială în spațiul de stocare care oferă de 2-3 ori schimbul de aer pe oră. Zonele de depozitare dotate cu sisteme de aer condiționat, trebuie menținute condiții optime de temperatură și umiditate, ținând cont de specificul tipurilor de documente: pentru documente de hârtie - Temperatura 17-19 ° C, umiditate relativă de 50-55%; pentru materiale de film alb-negru - 15 ° C și 40-55%), pentru filme color - 2-5 ° C și 40-55%; pentru documentele pe benzi magnetice și discuri media - 15-20 ° C și 50-65%. Regimul temperatură-umiditate este controlat cu ajutorul termometrelor și higrometrelor.
CREȘTEREM NAVIGAȚIA ARHIVĂ
# 9689; Proiectăm schema de plasare a fondului de arhivă. Pe baza calculelor din zona arhivei, desenați (și scrise de mână) schema grafică de alocare a fondurilor în noi spații de depozitare, adică cu privire la planul de plasare a rafturilor, indicăm numerele fondurilor care urmează să fie plasate pe acest spațiu de depozitare (Exemplul 1). În planul grafic, puteți adăuga explicațiile corespunzătoare (decodare textuală). Prezența și elaborarea atentă a unei astfel de scheme este una dintre condițiile pentru transferul calitativ al fișierelor mari de fișiere de arhivă.
# 9689; Numără rafturile, rafturile și casetele. Pentru a evita confuzia în aranjarea documentației după reparație, este necesar să numerotați toate rafturile și rafturile înainte de a începe, dacă nu a fost făcută înainte. În fiecare cameră separată, rafturile și dulapurile au o numerotare proprie: ele sunt numerotate într-o anumită ordine de la stânga la dreapta a intrării. Rafturile de pe rafturi și de dulapuri sunt numerotate de sus în jos de la stânga la dreapta (Figura 1).
În rafturile bilaterale, numerotarea cazurilor începe pe o parte a peretelui, este adusă la marginea exterioară a rafturii și continuă pe cealaltă parte.
# 9689; Noi compunem indicii de gramada și pofond cu desemnarea locului de stocare a documentelor. Pentru facilitarea căutării documentelor în arhivă este necesar să se facă indexuri topografice pofondovye și pallazhnye. În acest caz, indexul topografic este compilat separat pentru fiecare fond de arhivă (Exemplul 2) și harta indexului topografic pentru fiecare stivă (Exemplul 3).
# 9689; Cerințe pentru aranjarea rafturilor. Este important pentru angajații organizației să găsească documentele necesare cât mai curând posibil și, pentru aceasta, atunci când se introduc rafturi în incintă, trebuie îndeplinite anumite cerințe:
Pentru a stoca documentele care au grila de acces restricționată, în depozit trebuie instalate seifuri sau dulapuri metalice. Pentru a acomoda astfel de documente, se poate aloca un depozit separat.
Ce trebuie să pregătiți pentru arhivele arhivelor
# 9689; Cerințe pentru selectarea materialelor. Dumneavoastră, ca specialist responsabil cu arhiva și participarea la selecția materialelor, trebuie să indicați cerințele tehnice - restul încredințați profesioniștilor. Este important ca acestea să fie materiale certificate care nu colectează praf și nu sunt o sursă de praf sau produse chimice corozive.
Selecția corectă a materialelor este cea mai importantă condiție pentru o reparație reușită. La selectarea materialelor pentru repararea spațiului de arhivare, este necesar să se țină seama de faptul că există o listă de materiale ce urmează a fi certificate5:
• 2523 - Ciment;
• 4863 - Echipamente de climatizare;
• 2388 - Materiale pentru pictură;
• 3530 - Cabluri de alimentare pentru fixare staționară pentru tensiuni de peste 1 kV;
• 5331 - Cherestea de înaltă calitate;
• 5620 - Mobilier special.
Produsele necertificate pot provoca situații neplăcute.
De exemplu, în urma unei reparații prost efectuate podea în Arhivistic Serviciul Arhive documentelor Novosibirsk regiune sunt în mod constant poluate de praf, care este format prin distrugerea pardoselii din roți camioane, care sunt utilizate pentru transportul de fișiere arhivă.
# 9689; Cerințe pentru echipamentul camerei de arhivare.
1. Ușile scărilor și sălile de ascensoare ar trebui să se închidă automat cu un sigiliu în vestibulu. Dispozitivele pentru uși cu închidere automată trebuie să fie în stare bună de funcționare6.
Arhivele (cu excepția arhivelor situate într-o zonă protejată) sunt echipate cu uși cu putere tehnică sporită împotriva hacking-ului posibil, dotate cu încuietori de înaltă securitate. Ferestrele din incinta primului etaj ar trebui să fie echipate cu grile de închidere. Ușile de evacuare de urgență de la podea coridoare, holuri, holuri, holuri, casa scărilor și camere arhiva trebuie să fie deschise în mod liber și în afara clădirii spre ieșire, cu excepția deschiderii ușii, care nu este standardizat cerințele documentelor normative privind siguranța la foc (alin. 3.1 Reglementări speciale).
2. La intersecțiile pereților, podelelor și montare pereti diverse utilitati deschideri formate și spații libere trebuie sigilate cu mortar sau alte materiale necombustibile (p. 2.15 Norme speciale).
4. Covoarele și covorurile în încăperi cu o ședere masivă de persoane (50 sau mai multe persoane) trebuie fixate rigid pe podea (punctul 3.4 din Regulile speciale).
(5) Spațiile arhivelor trebuie să fie prevăzute cu mijloace primare de stingere a incendiilor.
Stingatoare de incendiu. Toate arhivele, de laborator și de producție, depozitare si spatii de birouri, precum și instalații tehnologice trebuie să fie prevăzute cu stingătoare de incendiu care urmează să fie utilizate pentru localizarea și lichidarea incendiilor mici și incendii în stadii incipiente de dezvoltare. Pe fiecare etaj trebuie să existe cel puțin două stingătoare de mână.
Atunci când se protejează sediul arhivelor, este de preferat să se utilizeze stingătoarele de stingere cu răcire și dioxid de carbon, ținând seama de concentrația maximă admisă a agentului de stingere.
Spațiile dotate cu instalații automate de stingere a incendiului sunt prevăzute cu stingătoare de incendiu cu 50% pe baza numărului estimat. Distanța de la sursa posibilă de incendiu la locul stingătorului nu trebuie să depășească 20 m (punctul 9.5 din Regulile speciale). În acest caz, fiecare extinctor trebuie să aibă un număr de serie imprimat pe corp cu vopsea albă, precum și un pașaport în forma prescrisă.
Stingătoarele de incendiu ar trebui amplasate în locuri proeminente în apropierea ieșirilor din încăperi la o înălțime de cel mult 1,5 m (punctul 9.6 din Regulile speciale).
# 9689; Cerințe privind siguranța la incendiu.
# 9689; Cerințele arhivei mobilierului. Arhivele ar trebui să fie echipate cu rafturi metalice. Aceasta a permis pentru perioada anterioară de reconstrucție (renovare) a clădirilor (spații) Arhiva exploatare de rafturi din lemn fixe existente tratate cu substanțe ignifuge (Sec. 4.2 Reglementări speciale).
La vânzare este posibil să se întâlnească rack-urile cu unitatea electrică, mobilă și staționară, dar având în vedere costul ridicat al primelor două rafturi de arhivă de rafturi metalice cele mai populare (Figura 2).
Aceste suporturi au o serie de avantaje:
• greutatea minimă a structurii;
• posibilitatea de a construi secțiuni;
• Rafturi de colț;
• rafturile pot fi echipate suplimentar cu pereți laterali și spate, separatoare și opriri.
Ca echipament auxiliar sau special pot fi utilizate dulapuri metalice, seifuri, dulapuri-rafturi, precum și compartimente-cutii cu pereți metalici și rafturi. Pentru a stoca aparatura științifică și de referință și înregistrările arhivei este necesar să cumpărați seifuri sau dulapuri metalice. Există, de asemenea, dulapuri pentru stocarea documentelor electronice (Figura 3).
La echipamentul însoțitor pot fi atribuite cărucioare de arhivă (Figura 4), scară-scară (Figura 5).
Mobilierul și echipamentul trebuie instalate astfel încât să nu interfereze cu evacuarea persoanelor, lățimea trecerilor dintre echipament trebuie să fie de cel puțin 1 m.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: