Reclamanții 27 notează asupra executării documentului și referindu-l la caz. Aceste elemente de recuză se aplică manualului după executarea acestuia și dovedește finalizarea lucrărilor.
Într-o serie de organizații, există o practică în care un semn de performanță este semnat de șeful unității structurale în care a fost executat documentul.
Identificatorul copiei electronice a documentului. Respectiva este destinată căutării automate și controlului informațiilor. Identificatorii copie electronică a documentului este semnul (subsol) tached Le-TION colțul din dreapta jos al fiecărei pagini a unui document și conține numele fișierului de pe suportul de mașină, data, și alte on-scrie datele specificate în sistemul automatizat de procesare a documentelor.
4.5. Cerințe pentru prezentarea documentelor
Îmbunătățirea proceselor de documentare include, pe lângă respectarea procedurilor de compilare a documentelor, precum și anumite cerințe privind producția acestora, care oferă un stil uniform al designului acestora.
Documentele administrative se fac pe mașini de scris sau pe computere. Documentele ar trebui să arate cumpătat, compilate corect, fără bloturi și corecții. Există anumite reguli pentru fabricarea de documente pe dispozitive de tipărire, a căror punere în aplicare asigură plasarea rațională a tuturor obiectelor și conferă documentelor un caracter oficial și asigură calitatea acestora.
Toate documentele (cu excepția textului), care constau în mai multe linii, sunt imprimate printr-un singur rând. Componentele rechizitelor sunt separate unul de altul cu intervale de 1,5-2. Rechizitele sunt separate între ele cu 2-3 intervale. Lungimea maximă a unei linii a fiecărui element de recuzită separat (text cro-me) este de 28 de caractere.
Textul documentului pe formularul A4 este tipărit într-un interval și jumătate între linii intermediare, pe foile cu antet A5 - după un interval.
Regulile actuale pentru plasarea rechizitelor în document și executarea documentului sunt următoarele:
• Din marginea marginii stânga tipăriți:
• După ce ați retras cinci caractere tipărite din marginea marginii din stânga, imprimați începutul paragrafelor.
• Retratarea a 40 de caractere tipărite - detaliile privind "restricționarea accesului la document" și "ștampila aprobării".
• Dupa ce am impartit 48 de tiparituri, imprimati initialele si facsimilul oficialului in recuzita "semnatura".
1. Ce format de hârtie este recomandat pentru documentele oficiale?
2. Care sunt principalele tipuri de formulare utilizate în instituții?
3. Precizați toate cerințele incluse în antet.
4. Care este diferența dintre formularul gol și antetul?
5. Care sunt cerințele pentru proiectarea "denumirii organizației"?
6. Care sunt "datele de referință privind organizația"?
7. Care este ordinea datării documentului și tipurile de date?
8. Care sunt părțile componente ale numărului de înregistrare al documentului și procedura de impunere a acestuia?
10. Care sunt modalitățile prin care documentul este aprobat?
11. Care sunt cerințele pentru rezoluție, care este procedura de executare a acesteia?
12. Care sunt cerințele pentru titlu?
13. Care este procedura de întocmire a atașamentelor la document?
14. Care este ordinea de înregistrare a detaliilor "semnătură" și "note privind certificarea copiei"?
15. Cum este convenit documentul?
16. Care este procedura de aplicare a sigiliilor pe documente?
17. Listează marcajele din documentul primit, specifică ordinea în care sunt emise.
5. Pregătirea documentelor
5.1. Cerințe pentru textul documentului
Textul este principala cerință pentru care întregul document este întocmit și documentat. Punctul 3.19 al GOST R 6.30-97, care este dedicat textului documentului, începe cu o indicație a limbii textului. "Documentul poate fi întocmit atât în limba rusă, cât și în limba națională, în conformitate cu legislația privind limbile de stat ale Federației Ruse și subiecții Federației Ruse". GOST definește și cazurile în care textele documentelor sunt scrise numai în limba rusă. Numai în limba rusă, textul se face la trimiterea documentelor:
• organelor federale ale puterii de stat, organelor puterii de stat ale subiecților Federației Ruse;
• Întreprinderile, organizațiile și asociațiile acestora care nu se află sub jurisdicția acestui subiect al Federației Ruse sau care se află pe teritoriul altor subiecți ai Federației Ruse.
La compilarea documentului, următoarele reguli sunt ghidate.
În primul rând, sunt specificate oportunitatea, scopul documentului și gama de probleme ce urmează a fi soluționate. Aceasta vă permite să alegeți tipul de document, forma acestuia, care determină în multe privințe stilul și caracterul prezentării de text, pentru a stabili decizia de management.
Mai mult, documentele publicate anterior, atât ale superiorului, cât și ale organizațiilor lor, sunt studiate pentru a evita contradicția cu acestea și pentru a le suprapune, pentru a se concentra asupra aspectelor nerezolvate ale problemei. Această etapă este deosebit de importantă atunci când pregătiți documentele de comandă.
Apoi încep să colecteze informații cu privire la fondul întrebării puse în document. Pentru aceasta, pot fi înscrise informații, rapoarte, memorandumuri, acte, scrisori etc.
Cunoscând pe baza actelor normative și normative, modul în care aceste probleme sunt rezolvate și colectând toate informațiile necesare, ele compun proiectul de document.
În practica documentației, există cerințe generale pentru textele documentelor.
În primul rând, trebuie reținut faptul că cel mai adesea documentul de serviciu este destinat să inducă la orice acțiune, să convingă. Acest lucru se realizează prin raționamentul și logicitatea faptelor și argumentelor aduse. Formularea documentului de serviciu ar trebui să fie perfectă din punct de vedere juridic.
Cele mai importante sunt cerințele pentru fiabilitatea și obiectivitatea informațiilor fixate în document, concizia maximă a documentului cu exhaustivitatea informației, exactitatea, care exclude posibilitatea unei înțelegeri duble a textului.
Fiabilitatea informațiilor înseamnă reflectarea stării actuale a problemei, o descriere imparțială și o evaluare a evenimentelor.
Completitudinea informațiilor presupune că documentul descrie toate informațiile necesare pentru a rezolva problema prezentată în document. Incompletența informațiilor duce adesea la solicitarea de informații lipsă, generează corespondență și întârzie rezolvarea problemei.
Brevetarea se realizează în primul rând prin selectarea informațiilor necesare și suficiente, cu excepția repetițiilor și a detaliilor inutile. Faptele secundare care nu afectează rezolvarea problemei trebuie eliminate. Fiecare cuvânt din textul documentului trebuie să aibă o încărcătură semantică.
Realizarea claritate în prezentarea ajuta la selectarea atentă a cuvintelor, structura compozițională corectă a textului, declarațiile gândire-Ness și ordinea directă a cuvintelor într-o propoziție în care verbul urmează subiectul, definiția ar trebui să-NE ed definește cuvântul. Dar în acele cazuri în care sarcina semantică cade pe acțiune, se folosește ordinea inversă a cuvintelor. De exemplu:
Disciplina sporită a ajutat la trecerea la contabilitatea economică.
În conformitate cu Ordinul Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei din data de 11.12.97 nr. 401 "Cu privire la organizarea contabilității documentelor de înaltă valoare. "
În conformitate cu decretul Guvernului Federației Ruse din 15.06.95 Nr. 1474-RP "Cu privire la măsurile de stimulare a construcției de locuințe".
Particularitățile stilului de afaceri includ utilizarea pe scară largă a formulelor lingvistice stabile - cifra de afaceri lingvistică, utilizată într-o formă nemodificată. Acestea sunt cauzate în primul rând de ecourile situațiilor manageriale și de limitarea comparativă a vorbirii în afaceri. Când utilizați un computer, aceste fraze și expresii standard sunt introduse în memoria aparatului.
Pentru stilul de documente oficiale, este, de asemenea, caracteristica de combinații Lenie Perioada de stabile, ca și în afaceri, punerea în Documentația cele mai multe dintre cuvintele folosite cu un singur sau og grup marginirea de cuvinte. În recomandări metodice pentru managementul textelor este o unificare a Schirn, o listă alfabetică a mai utilizat în vorbire de zi cu zi-verbale nominale cuvânt combinații în a doua componentă (și anume mii) *. De exemplu: un act - de a comite, de a compune, de a semna, de a aproba; aplicație - pentru a efectua, a da, a face, a da, a accepta, a respinge, a satisface, etc.
* Unificarea textelor documentelor de management. Recomandări metodice. -M. Glavarkhiv URSS, 1982, p. 24-43.
Exemple de utilizare a frazelor standard, a expresiilor și a combinațiilor de cuvinte în documentele de serviciu sunt recomandate ca anexe la instrucțiunile de păstrare a evidenței sau în regulile de întocmire și prelucrare a documentelor instituțiilor specifice.
Este inadmisibilă utilizarea cuvintelor conversaționale și învechite, arhisme în documentele oficiale. De exemplu: grefierul etc.
Documentele de serviciu se disting printr-un ton neutru. Pere chițăit efectuate de către o terță persoană, singular sau numerele de set-venos, pronume, substantive se înlocuiesc cu (cereri de companie, banca nu are nici o obiecție, planta direcționează sau direcționează, consideră că este posibil, liste, etc.). În documentele executive care reflectă principiul managementului unuia, textul este prezentat de la prima persoană. Doar scrie note explicative, declarații, majoritatea memorandumurilor (ordonă, vă propun, vă rog).
În documentele administrative emise cu privire la principiile colegialității se folosește formularul declarației persoanei terțe de numărul unic (consiliul decide, consiliul hotărăște).
În documentele comune, textul este stabilit de la prima persoana a persoanei multiple (au decis, au decis, oferta).
Protocolul folosește o formă de text în a treia persoană persoana plural (ascultare, a făcut, post-novili), și performanțele de înregistrare sunt de la o petrecere de-a treia unicitatea venos (Ivanov a obiectat. Și oferte).
Sistemul de Standardizare de Stat al Federației Ruse. Cerințe generale pentru construirea, prezentarea, proiectarea și conținutul standardelor, punctul 4.12. Reducere.
** Alexeev D.I., Gozman I.G. Saharov G.V. Dicționar abbreviations of the Russian language. - M. Limba rusă, 1984.
Documentele sunt împărțite în funcție de numărul de probleme ridicate în ele în simple și complexe. Simplu, adică conținând o problemă, documentele sunt mult mai ușor de procesat (înregistrare, setare pentru control, formare în cazul), direcția de execuție. Documentele complexe se referă cel mai adesea la mai multe întrebări și executori independenți sau chiar la diferite diviziuni structurale. Cu ei, trebuie să faceți copii sau să setați ordinea execuției. Prelucrarea lor provoacă unele dificultăți (mai multe întrebări sunt adresate la înregistrare, fiecare întrebare este alocată pentru control etc.). Este dificil să se decidă plasarea unui astfel de document în de-la. Prin urmare, atunci când compilați cele mai multe tipuri de informații și documente de referință (scrisori, rapoarte, note), este recomandat să includă o problemă în fiecare.
Atunci când citiți un document, o importanță deosebită o reprezintă secvența de prezentare a informațiilor, o alocare clară a părților principale, adică structura textului. O structură de text este înțeleasă ca un set de componente text situate într-o anumită secvență.
De obicei, în textul identifică două oră semantică și minut: unul precizează motivele, motivele sau scopul întocmirii documentului-TION în cealaltă - concluziile, sugestii, cereri, curse ordonanțe, soluții și recomandări. De exemplu:
Vă rugăm să participați și să vă pregătiți propunerile.
Decan al facultății IA. Skokshina
În ultimele decenii, pentru a facilita perceperea informațiilor și evidențierea esenței documentului, se recomandă începerea acestuia cu partea finală, adică cu o afirmație cu privire la fondul întrebării: solicitări, sugestii etc. și apoi să le susținem cu justificări. De exemplu:
Vă cer să furnizați încă 30 de mii de ruble. pentru achiziționarea de PC-uri pentru laborator.
Se presupune că se desfășoară cursuri de laborator privind compunerea documentelor, editarea textelor, organizarea lucrărilor de referință, monitorizarea executării documentelor. Numărul de PC-uri din laborator este calculat pentru a asigura ocuparea unui subgrup de studenți.
Puteți întocmi documente doar din partea finală, de exemplu, scrisori și declarații cu o cerere - fără motivație, ordine - cu o parte administrativă. De exemplu:
GOST recomandă imprimarea unui paragraf, întorcând înapoi cinci caractere tipărite. În SUA și Marea Britanie, se recomandă imprimarea textului documentelor într-un singur interval, iar fiecare paragraf nou trebuie separat de cel precedent cu un interval dublu, dar pornind de la câmpuri.
Textele complexe, de mare volum (anchete, rapoarte, certificate, etc.) sunt împărțite în părți, secțiuni, impersona-Dela, paragrafele, subparagrafele, care sunt numerotate în Arabă Dig-set. Numerotarea trebuie să respecte cerințele GOST R 1.5-92 * Numărul de fiecare dintre camere include componente, respectiv-stvuyuschih niveluri mai ridicate diviziune. De exemplu, numărul subpoziției include numerele secțiunii, subsecțiunii, paragrafului și numărului de serie al subclauzei. Toate acestea sunt separate de puncte, dar la sfârșitul numărului nu se pune punctul. De exemplu: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1, etc.
* GOST R 1.5-92, punctul 4.2, 4.3.
Structura textului anumitor tipuri de documente poate fi pre-delimitată de acte normative, în care este indicat, din care părți se compune documentul. De exemplu, este pregătită o instrucțiune de serviciu, o dispoziție privind subdiviziunea structurală.
Sunt necesare cerințe speciale pentru compilarea documentelor contabile.
Documentele contabile primare sunt executate, de regulă, pe formulare unificate, doar o parte a textului este adăugată (completă) atunci când sunt compilate. Pentru a le completa, actele de reglementare fac cerințe speciale.
Înregistrările din documentele financiare primare sunt obținute prin cerneală, pix cu creion sau prin folosirea mașinilor de scris și a mijloacelor de mecanizare. Sunt trase linii libere.
Informațiile din documentele primare sunt înregistrate atât sub formă de text cât și în formă digitală. Spre deosebire de documentele altor sisteme de documentare, în documentele contabile, ștergerile și corecțiile nerezolvate nu sunt permise.
Dacă faceți o greșeală, textul greșit, sau suma nu este întins, așa cum se face în instrumente convenționale, dar pentru o singură subliniază caracteristica, astfel încât să puteți citi și barată de-a lungul uncrossed textul corectat înscris sau valoarea. Apoi, repara stipuleze „corectat“ inscripție și confirmată prin semnătura persoanei care semnează documentul și stabilește data. *
În anumite tipuri de documente financiare, corecțiile nu sunt permise. Acest lucru este precizat la paragraful 5 al art. 9 din Legea federală "Cu privire la contabilitate": "Nu sunt permise corecții la numerar și documente bancare. În restul contabile primare documentele corecții pot fi făcute numai de către acc-popping cu participanții la tranzacții de afaceri, care trebuie să fie confirmate prin semnăturile aceeași persoană care a semnat documentele, indicând data patching. "
În documentele contabile primare, indicatorii sumelor monetare sunt adesea exprimați nu numai în număr, ci pentru a evita posibilele erori în versiunea verbală. Atunci când le scrieți, trebuie amintit că numerele cantitative sunt înclinate, în timp ce toate părțile de cifre complexe și compuse se modifică. De exemplu: cu opt sute treizeci și cinci de ruble, până la trei sute șaptezeci de mii de ruble.
În prezent, utilizarea pe scară largă a anchetelor - "chestionare pentru obținerea anumitor informații" *. Cele mai cunoscute chestionare de personal pentru obținerea de date despre cei care le-au umplut.
* Dicționar de limbă rusă. Ed. DN Ushakov. T.l. M. 1935, p.41.
Intrebarea este una din principalele metode de cercetare sociologica. Cu ajutorul acestuia, este convenabil să colectați orice informație despre un program predefinit. În chestionar, textul este formalizat, informațiile se găsesc într-o secvență strict fixă. Ele sunt ușor de procesat cu ajutorul unui computer. Informațiile constante din chestionar ar trebui să fie prezentate cu atenție și formulate, cu o înțelegere fără echivoc a problemelor. Dacă întrebarea poate fi înțeleasă în moduri diferite, răspunsurile vor fi extrem de greu de redus. În GOST 6.30-97 indicat: „La pregătirea textului în formă de profile ce caracterizează caracteristici nume de obiect aici directe ar trebui să fie exprimate suschestvitel NYM nominativ sau expresie la verbul a doua persoană prezentă plural sau timp-Sheha proshed (“ doresc " "Proprii" sau "au fost", "au fost", etc.). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu denumirile caracteristicilor. "
Informațiile variabile din chestionar pot fi exprimate printr-un răspuns pre-pregătit, cum ar fi "da-nu", un răspuns detaliat, indicatori numerici.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: