1. Examinarea valorii documentelor - selectarea documentelor pentru depozitarea publică sau stabilirea termenilor de păstrare a acestora pe baza criteriilor acceptate. Pentru a determina condițiile de depozitare a documentelor, pregătirea documentelor pentru depozitarea arhivelor și selectarea documentelor de distrugere la întreprindere, se creează o comisie de experți (CE). CE este numit prin ordin al șefului întreprinderii și este format din cel puțin 3 persoane.
Compoziția exemplară a CE:
• Vice. Director (Contabil șef);
• Lector specialist (avocat, grefier, departament HR, arhivă);
CE este un organism consultativ. Deciziile sale privind depozitarea sau distrugerea documentelor intră în vigoare după aprobarea lor de către managerul întreprinderii.
Companiile incluse în orice sistem de ramură, este utilizat în activitatea unei anumite liste de vârstă sectoriale de documente, cum ar fi lista Ministerului Finanțelor, Ministerul Sănătății a listei, și așa mai departe. N.
EA întreprinderii examinează fiecare caz, o găsește în listă pentru o perioadă de stocare și o plasează pe copertă. Stabiliți timpul pentru păstrarea cazurilor numai pe rubricile lor de pe capacul casei nel-zya. Cazurile sunt văzute într-un mod polonez, astfel încât să nu existe greșeli. Termenul de valabilitate poate fi, de asemenea, stabilit în funcție de nomenclatorul cazurilor.
În funcție de semnificația documentelor, în liste au fost stabilite următoarele perioade de depozitare: 1 g. 3 g. 5 l. 10 litri. 15 litri. 50 de litri. 75 de litri. și în mod constant.
Termenul "DMN" (înainte de trecerea nevoii) înseamnă că documentul are o semnificație practică limitată. Durata de depozitare în acest caz este determinată de întreprinderea însăși, pe baza valorii practice a documentației, dar nu poate fi mai mică de un an.
Conform documentelor, care nu este prevăzută perioada de depozitare pentru listele, CE își dă avizul cu privire la continuu stimul depozitarea lor, inclusiv importanța documentelor, este necesar stimul care le utilizează în scopuri de referință, se referă la ele în cazul unor litigii, procese, pretenții.
Ca rezultat al muncii CE, documentele sunt împărțite în 3 grupe:
• Documente transferate în arhivă (cu o durată de valabilitate mai mare de 10 ani);
• Documente necesare pentru utilizarea ulterioară în birouri (cu o durată de valabilitate de până la 10 ani inclusiv);
• Documente care trebuie distruse (cu perioade de depozitare expirate și valoare practică pierdută).
3. Documentele transferate în arhivă includ:
• Carta, acordul constitutiv, decizia privind înființarea societății;
• certificatul de înregistrare de stat;
• documente care confirmă drepturile de proprietate ale societății în bilanțul contabil;
• Regulamentul privind filialele sau reprezentanțele societății;
• situațiile financiare anuale;
• documentele situațiilor financiare prezentate organelor de stat;
• procesele verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, reuniunile consiliului de administrație, comisiile de audit, organele executive colegiale (consiliul de administrație, direcția);
• acte de audit, audituri ale societății prin audit, comisii de revizuire sau organe de stat, organe de control financiar municipale;
• documentele interne ale societății, aprobate de adunarea generală a acționarilor sau de alt organ de conducere al societății;
• documente privind personalul întreprinderii;
• alte documente la discreția adunării generale a acționarilor sau a consiliului de administrație.
Documentele privind personalul (fișele personale, cardurile personale nr. T-2, contabilitatea angajaților, conturile personale pentru salarii) sunt păstrate 75 de litri. șefii întreprinderii - în mod constant.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: