Actele de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal sunt transferate arhivei departamentale. Transferul cazurilor numai stocurilor și în conformitate cu programul întocmit de șeful arhivei, a fost de acord cu șeful departamentelor și aprobat de către șeful organizației. Împreună cu cazurile, fișierele de înregistrare și de control ale serviciului de administrare a instituției sunt transferate în arhivă.
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) în arhivele organizației, de regulă, nu sunt transferate.
Luând în considerare cazul, angajatul arhivei verifică cu atenție fiecare caz cu inventarul, verifică corectitudinea formării și executării cazului. Șeful arhivei semnează la primirea dosarelor pe toate copiile secțiunilor anuale ale inventarului, indică data primirii și numărul de cazuri luate. O copie a secțiunilor anuale ale inventarelor este returnată furnizorului, restul rămânând în arhivă.
În organizațiile mici cu structură și personal, de regulă, nu există un departament special - o arhivă departamentală. În acest caz, atribuțiile arhivarului sunt combinate de secretarul-referent, responsabil pentru siguranța documentației și livrarea la timp a arhivei de stat.
Interacțiunea arhivelor de stat cu structurile comerciale moderne se realizează pe bază contractuală. Contractul stabilește obligațiile părților, componența documentelor ce urmează a fi transferate, procedura și termenele pentru transferul documentelor de depozitare permanentă sau depozitară.
O organizație poate reduce perioada de păstrare în arhiva departamentală înainte de transferul lor în custodia statului, în cazurile: întreruperea de afaceri, activități de instabilitate, lipsa condițiilor de păstrare a documentelor, dorința organizației.
La depunerea cazurilor pentru stocarea de stat, organizația furnizează arhivei de stat:
- raportul la numele conducerii arhivei de stat care indică numele organizației, numărul total de cazuri și termenele limită ale documentelor;
- Stocuri în trei exemplare, aprobate de departamentul de arhivare al EPC;
-certificatul istoric al organizației, în cazul în care cazurile sunt predate pentru prima dată statului;
- certificatul de păstrare incompletă a documentelor (în cazul pierderii unor cazuri).
Atunci lucrurile sunt criptate. Criptarea include o indicație pe coperta cazului numărului fondului, numărul inventarului, numărul cazului.
Acestea sunt legate de inventar și cazurile criptate în ligamentele arhivistice. Predarea cazurilor este formalizată printr-un act. Organizația de livrare și arhiva de stat sunt semnate pe toate copiile stocurilor și pe certificatul de livrare a documentelor.
Două copii ale listei și o copie trebuie să rămână în Arhivele Statului, al treilea exemplar al inventarului, iar al doilea exemplar se returnează organizației și stocate permanent în sluzhbe.3 tinerea evidentelor. Păstrarea documentelor în formă electronică
Odată cu tranziția activității de birou la tehnologiile computerizate, se pune problema eficientizării și organizării stocării documentelor create în format electronic.
Fișierele lucrărilor actuale de birou sunt stocate pe hard diskul calculatorului. Când lucrează în rețea, utilizatorii pot accesa unități sau directoare pe alte computere. În acest caz, acestea vor avea numere alfabetice în serie și împreună cu ele puteți lucra cu dispozitive care sunt găzduite pe calculatorul propriu.
În organizațiile cu cantități mari de documente partajate folosite computere extrem de selectate - fișiere - servere - proiectat pentru funcționarea continuă și să ofere acces simultan la date de la unități la zeci, sute sau chiar mii de utilizatori.
Toate documentele primite de revoluția de redactare, ar trebui să fie stocate în foldere publice care sunt create în conformitate cu nomenclatura diviziunii afacerilor (organizație în ansamblu), pe baza clasificatori standard.
Una dintre principalele probleme care determină utilizarea cu succes a tehnologiilor informatice în birou este fiabilitatea stocării documentelor în formă electronică. Securitatea documentelor constă în:
· Prevenirea și diagnosticarea cu ajutorul unor utilități speciale (programe auxiliare).
Baza de date a documentelor se formează în timpul înregistrării.
Datele privind documentele din anul precedent sunt păstrate separat și după ce toate documentele pentru anul trecut au fost executate. Baza de date este utilizată numai pentru munca de referință și poate fi rescrisă pe un mediu de stocare extern. În funcție de cantitatea de informații, aceasta poate fi o dischetă, o bandă magnetică, un CD-ROM sau alt mediu de arhivare.
Documente de valabilitate pe termen lung permanent și este, de obicei, înregistrate pe CD-ROM, precum și documentele de un timp de depozitare temporară - pe suport pentru a se asigura că acestea șterse după o perioadă de depozitare și reciclare.
perioadele de păstrare a documentelor nu depind de forma de existență - hârtie sau electronic - și sunt determinate printr-un manual special - lista documentelor care indică timpul de stocare.
Perioada minimă de păstrare a documentelor este stabilită de Legea federală "Cu privire la contabilitate" - cinci ani, cu dreptul de a distruge numai după un audit. O condiție prealabilă este verificarea calității înregistrării după transferul de date și verificarea periodică a integrității datelor în timpul perioadei de stocare a suportului.
Astfel, organizațiile care au trecut complet la fluxul de lucru fără hârtie au posibilitatea de a salva zone semnificative ocupate anterior de arhive. Tehnologiile automatizate permit accelerarea semnificativă a operațiunilor de afaceri în pregătirea cazurilor de stocare arhivă.
Dacă observați o eroare în text, selectați cuvântul și apăsați Shift + Enter
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: