Rezultatele examinării sunt întocmite de dosarele dosarelor și acționează asupra alocării documentelor pentru distrugere (conform formelor stabilite de organele de arhivă).
Actul privind alocarea documentelor și a actelor de distrugere pentru perioada relevantă se efectuează după înregistrarea stocurilor pentru aceeași perioadă.
Actul de distrugere nu ar trebui să includă documente. pentru care listele actuale de documente cu termeni de depozitare nu conțin instrucțiuni definite privind condițiile de depozitare, iar CE nu are o opinie fermă cu privire la valoarea lor.
CE consideră că actele de distrugere simultan cu dosarele cazurilor pentru această perioadă.
După aprobarea inventarelor CE, actul privind alocarea cazurilor de distrugere este aprobat de către conducătorul întreprinderii, iar cazurile incluse în act trebuie să fie distruse în ordinea stabilită.
Examinarea valorii documentelor cu perioade de depozitare permanente și temporare ar trebui să se efectueze anual.
Ca rezultat al muncii CE, documentele sunt împărțite în 3 grupe:
- Documente destinate depozitării arhive;
- documente care trebuie distruse;
- documentele necesare utilizării ulterioare în producția de afaceri.
Cazurile selectate pentru arhivare. solicitați înregistrarea suplimentară:
- documentele în cauză trebuie aranjate în ordine cronologică, dacă nu au fost observate în procesul de formare a cazului;
- Pentru a număra cărțile de vizită în colțul din dreapta sus cu un simplu creion sau numărător;
- să coase la sfârșitul cazului o fișă de confirmare care să precizeze numărul de coli din acest caz (a se vedea mai jos);
- pe cele mai importante documente (cu privire la personal sau care conțin secrete comerciale) să întocmească înregistrări interne ale dosarelor (fișele de inventar intern sunt numerotate separat), dacă nu au fost compilate mai devreme, și să le coase la începutul cazului;
- intercalați cazul sau coase-l în patru puncte;
- în plus, se indică pe coperta cazului numărul de foi conform certificatului de execuție, perioada de păstrare a cazului, se clarifică titlul și datele finale ale cauzei
Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) pot fi stocate în foldere fără să se interfereze și foile de numerotare și fără a se specifica datele finale ale documentelor. Documentele în astfel de cazuri sunt stocate în ordine cronologică directă sau inversă, nu este necesară re-sistematizarea.
Toate cazurile pregătite pentru depozitare arhivară sunt împărțite în două grupe:
· Cazurile privind personalul întreprinderii (pentru majoritatea firmelor acestea sunt documentele principale transferate în arhivă);
· Cazuri de activități principale (industriale).
Se fac inventare separate pentru fiecare grup de cazuri. numărul de inventar 1 (cazuri privind activitatea principală) și numărul de inventar 1 l / s (cazuri pe structura personală).
Inventarul este, de regulă, întocmit pentru documente de un an. și cazurile sunt situate în el în ceea ce privește importanța, de exemplu:
Þ în numărul de inventar 1 cazurile sunt înregistrate în următoarea ordine: statut; procesele-verbale ale adunărilor generale, ședințele Consiliului de Administrație; ordine privind activitatea principală; pe termen lung, planuri anuale; rapoarte și așa mai departe;
Þ în inventarul privind personalul cauzei se află în următoarea ordine: o carte de personal contabil (dacă este menținută); comenzi pe l / s; dosare personale sau cărți personale; conturile salariale personale; cărți de lucru nerevendicate.
Permise să facă înregistrări în inventar timp de mai mulți ani. În acest caz, cazurile din inventar sunt defalcate pe ani și inventarul constă din secțiuni anuale, cazurile în care sunt clasificate în funcție de gradul de importanță.
La sfârșitul fiecărui inventar, numărul de cazuri incluse în acesta este indicat în cifre și în cuvinte. Fiecare caz din inventar primește numărul său ordinal (arhivă), care este apoi plasat pe coperta casetei corespunzătoare.
Actele și inventarele sunt compilate și semnate de membrii CE, sunt considerate și aprobate de către conducătorul întreprinderii.
Recepție-transfer de fișiere în arhivă
Recepția-transferul cazurilor în arhivă se efectuează de secretarul-asistent (un funcționar de birou) și de arhivar. În același timp, toate exemplarele inventarului față de fiecare caz reprezintă o marcă a disponibilității sale. La sfârșitul fiecărei copii a inventarului, se indică următoarele: prin numere și prin numărul de cazuri efectiv luate în arhivă, numărul de cazuri lipsă, data acceptării și transferului și semnăturile participanților la transfer.
Împreună cu cazurile din arhiva întreprinderii, sunt trimise jurnale de înregistrare sau carduri de înregistrare pentru documente. Titlurile acestor formulare de înregistrare ar trebui incluse, de asemenea, în inventar.
Numai după transferarea documentelor în arhiva întreprinderii i se permite să distrugă documentele incluse în act. Distrugerea documentelor se realizează cu ajutorul unor mașini speciale, cum ar fi "Shreder", de către cel puțin doi angajați ai întreprinderii.
Documentele de stocare permanentă și personalul întreprinderilor comerciale pot fi transferate în arhivele de stat în mod ad hoc.
Întreprinderea primește permisiunea de lichidare numai după transferul de documente pentru arhivare.
instituțiile archive efectuează relația cu organizațiile cineva-profit pe baza unor contracte, care fac explicite sunt toate problemele de cooperare, inclusiv condițiile de transmitere a docu-mente legate de partea nestatal a Arhivistic fondaRF, depuse în arhivele de stat și municipale. În conformitate cu articolul 5, „Bazele Federației Ruse privind Fondul Arhivistic al legislației și arhivele Federației Ruse“ din 07.07.93 № 5341-1 arhivele organizațiilor comerciale care le aparțin de drept de proprietate stimul, poate fi atribuită părții nestatal de fond Arhivistic al Federației Ruse. Pentru a asigura conservarea documentelor din partea non-guvernamentale a Fondului Arhivistic al organizațiilor comerciale rusești asigură o stocare persistentă creată în acest scop, arhive sau unități de structuri Structurale, în conformitate cu punctul 19, „Dispoziții privind Fondul Arhivistic al Federației Ruse“, aprobat prin Decretul prezidențial din 03/17/94 552.
În cazul lichidării unei organizații comerciale în absența asociaților, documentele atribuite părții nestatale a Fondului arhivistic sunt transferate în proprietatea statului și transferate spre depozitare permanentă în arhivele statale și municipale.
Acceptarea documentelor pentru lichidarea organizațiilor comerciale se realizează prin înființarea Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei la finalizarea comisiei de lichidare (comisarul de faliment).
Documente de depozitare și personal permanent. legate de componența Federației Fondului Arhivistic Rusă să fie transferat la arhivele de stat sau municipale numai după expertiza-TION efectuate de valoarea lor în stare ordonată, sau sub rezerva constituirii societății lichidate (lichidare de co-misiune, administratorul judiciar) de stat sau municipale-pal'nite dosar fondurile necesare pentru a prelucrarea lor.
La finalizarea examinării, documentele selectate pentru distrugere sunt incluse în act și, după cum sa convenit cu comisia de lichidare, sunt distruse.
În conformitate cu articolul 21 din „Bazele Federației Ruse privind Fondul Arhivistic al Federației și arhivele ruse“ de la 07.07.93 № 5341-1 pentru încălcarea legii, inclusiv documentele Unicov-tozhenie în încălcarea termenilor Listei documentelor bisericii-neniya, funcționari , responsabilă de păstrarea documentelor de arhivă, poartă răspundere penală, administrativă sau de altă natură, stabilită de legislația Federației Ruse.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: