Documentele organizației care au fost amânate în gestionarea înregistrărilor fie mai târziu rămân în depozit de arhivă pe termen lung, fie sunt stocate pentru o perioadă scurtă de timp și apoi alocate distrugerii. Rezolvarea întrebărilor referitoare la selectarea documentelor pentru depozitarea arhivelor sau la repartizarea documentelor pentru distrugere în legătură cu expirarea perioadei de depozitare se adoptă pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor.
Examinarea valorii cazurilor (documentelor) este examinarea documentelor pe baza criteriilor valorii lor în vederea stabilirii condițiilor de depozitare a documentelor și a selecției acestora pentru stocarea permanentă.
Examinarea valorii documentelor se efectuează pe baza:
· Legislația și actele juridice actuale ale Federației Ruse privind problemele de arhivă și susținerea documentației pentru management;
· Listele tipice și departamentale ale documentelor, cu indicarea termenilor de stocare a acestora, nomenclatoare tipice și exemplificatoare ale cazurilor;
· Documentele normative și metodologice ale Agenției Federale de Arhivă din Rusia și organele de conducere ale activității de arhivă a subiecților Federației Ruse în domeniul arhivelor.
Expertiza valorii documentelor în organizație se realizează:
· Ține evidența - în elaborarea nomenclatoarelor de cazuri, în procesul de formare a cazurilor și în pregătirea cazurilor de transfer în arhivă;
· În arhivă - în curs de pregătire pentru transferul de cazuri pentru depozitare permanentă.
Pentru a organiza și conduce examinarea valorii cazurilor (documentelor) în cadrul organizației, este creată o comisie de experți a organizației (CE). La rândul lor, pentru a monitoriza activitățile comisiilor de experți ale organizațiilor subordonate, comisiile permanente de experți și comisiile centrale de experți (CEC) sunt înființate în organele de conducere respective.
Comisia de experți a organizației este un organism consultativ, este creată de ordinul șefului din numărul celor mai calificați angajați în număr de cel puțin trei persoane și își desfășoară activitatea pe baza prevederii. Președintele comisiei de experți ar trebui să fie numit unul dintre principalii angajați ai organizației, responsabili pentru activitatea serviciului DOW și (sau) arhivei.
Reuniunile CE se desfășoară cel puțin de două ori pe an și sunt înregistrate prin protocoale. Procesele verbale ale reuniunilor CE sunt semnate de președintele și secretarul comisiei. Deciziile luate în timpul reuniunilor sunt supuse aprobării din partea conducătorului organizației.
Protocoale CE conținând decizia de a aproba nomenclatorul afacerilor de proiecte pentru a schimba datele de stocare a documentelor, stabilirea tipurilor și liste departamentale de documente cu datele lor de conservare, precum și cazuri nomenclaturi tipice și exemplare, aprobat de către șeful organizației numai după examinarea de către comisia de specialitate a instituției de arhivare în cauză.
Pe baza examinării valorii, se face o selecție rezonabilă:
· Documente de depozitare permanenta si temporara (mai mult de 10 ani) - pentru transferul in arhiva;
· Documente cu perioade de depozitare temporară (marcate "Înainte de a fi nevoie") - pentru depozitare suplimentară în diviziuni structurale înainte de a fi nevoie de acestea;
· Documente care nu reprezintă o valoare practică și / sau științifică și istorică, a căror termen de păstrare a expirat, - pentru transferul la distrugere.
Conform rezultatelor examinării valorii inventarului întocmite de cazuri (documente) depozitarea pe termen lung permanent și, precum și actele privind alocarea documentelor și fișierelor cu stocare temporară expirat și nu practică valoare (științifică și istorică) a distrugerii.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: