Utilizarea corectă a mesajelor e-mail poate fi un instrument eficient în dezvoltarea afacerii dvs. Scrierea de litere lungi nu înseamnă că lucrați productiv. Da, ați făcut multe lucruri, dar această activitate nu înseamnă nimic. Acum, toată lumea încearcă să reducă procesarea corespondenței și să efectueze această lucrare cât mai eficient posibil într-o perioadă scurtă de timp. Prin urmare, scrisorile voastre lungi - aceasta nu este doar o pierdere a timpului vostru, ci și o pierdere lipsită de sens a celorlalți.
Cu cât scrisoarea va fi mai scurtă, cu atât va fi mai eficientă. Ar trebui să conțină doar întrebări sau răspunsuri specifice. Scrieți numai în esență și nimic inutil. Dacă tot mai deranjați cu dorința de a scrie o scrisoare lungă, ar fi mai bine să numiți această persoană o întâlnire și să discutăm toate aspectele care te îngrijorează despre un prânz de afaceri?
Cum să înțelegeți că scrisoarea dvs. a depășit limitele admisibile? Iată 10 semne prin care puteți determina că sunteți prea departe.
1. Nu știi ce vrei să spui. Este ca și cum ai fi chemat pe cineva mai întâi și ai întrebat: "Ce sa întâmplat?" Răspunsul natural: "Ei bine ... nu știu. M-ai sunat? "Păstrați această scrisoare până când aveți o întrebare sau un răspuns clar în capul tău.
2. Sunteți nou la subiect. Acest lucru poate fi comparat cu un flux nesfârșit de conștiință în cadrul întâlnirilor, atunci când oamenii au o cunoaștere slabă a subiectului conversației și astfel încearcă să-și ascundă ignoranța. Sau când studentul începe să răspundă foarte mult la întrebarea profesorului, încercând să câștige cel puțin trei. Este la fel cu o scrisoare lungă. Dacă nu puteți formula pe scurt ceea ce doriți de la o persoană în acest scop, atunci nu aveți suficiente cunoștințe. Acest lucru poate fi observat adesea în marile companii în care oamenii creează aspectul locului de muncă prin scrierea unor scrisori foarte importante și lungi.
3. Taiați semnătura dvs. standard. În cazul în care scrisoarea conține răspunsul în câteva cuvinte, semnătura cu toate detaliile (titlu, companie, întreaga listă de contacte, citat favorit, logo-ul sau sloganul companiei, etc.) pe podeaua paginii va arata ridicol. Încercați să lăsați întreaga literă în stilul minimal.
4. Scrieți o carte. E-mailurile nu sunt cărți. Dacă există informații suplimentare, atașați-l la literă ca fișiere separate. Dacă scrisoarea se dovedește a fi foarte lungă, ar trebui să vă gândiți la informațiile pe care este mai bine să le alocați și să le trimiteți în aplicație.
5. Sunteți spam. Astfel de situații se întâmplă adesea în marile corporații, în care angajații simt nevoia de a trimite scrisori lungi între ei, care conțin rapoarte detaliate cu privire la munca făcută cu actualizări constante. Ca rezultat, zi se transformă într-un e-mail de verificare solidă, cu un flux de mesaje în stilul „Am trimis o scrisoare către client.“, „Aranja o întâlnire.“ „Raportul este de peste 30%.“ Și așa mai departe.
6. Scrisorile tale sunt incoerente. Nu este necesar să scrieți o scrisoare de două pagini pentru a pune o singură întrebare.
7. Ați abuzat expedierea mesajelor. În loc să vă ocupați de scrisoare, apăsați pe butonul "Înainte". În toga, scrisoarea se transformă într-o bandă fără sfârșit, în care este practic imposibil să ajungi la punctul principal.
9. Acesta ar trebui să fie un mesaj cu mai mulți destinatari. De exemplu, managerul scrie o scrisoare și pune toți angajații în destinatari. Se pare că în acest fel încearcă să scurteze timpul scrisului și să trimită această scrisoare fiecăruia în mod individual și astfel își desfășoară munca mai eficient. Dar, cel mai probabil, nici nu-și dă seama că va fi în curând inundat cu o avalanșă de răspunsuri într-o singură scrisoare, de îndată ce angajații săi încep să apese pe "Răspunde tuturor". Uneori această metodă nu funcționează.
10. Nu vă editați e-mailurile. Înainte de a trimite un mesaj, trebuie să îl recitiți și să îl editați. Pe lângă greșelile gramaticale și ortografice, trebuie să le modificați sensul. Poate că a luat un întreg paragraf, îl puteți pune în câteva rânduri. Și încă o regulă bună: trebuie să recitiți scrisoarea de atâtea ori cât mai mulți oameni pe care îi veți trimite.
Înainte de a trimite scrisoarea, citiți-o și asigurați-vă că este scurtă și conține doar întrebări specifice. Cu cât mesajul dvs. este mai ușor de înțeles, cu atât este mai probabil ca destinatarul să înțeleagă exact ceea ce este necesar pentru el și vă va răspunde, de asemenea, pe scurt și în esență.
Pentru a ajunge la această audiență, trebuie să faceți o hack. Scrieți o postare cu numele "Cum să setați rapid scrisori plictisitoare la lucru timp de 5 minute". Ei bine, în articol deja încercați să le transmiteți ideea că o scrisoare scrisă corect imediat va face posibilă rezolvarea oricăror probleme mai rapid (fără clarificare și corespondență lungă) decât ceea ce ei sunt obișnuiți să considere scrisori.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: