Comitetul de coordonare a proiectului este principalul organism de conducere al proiectului, responsabil pentru atingerea scopului proiectului și obținerea de beneficii de afaceri din partea acestuia. Comitetul este autorizat să ia toate deciziile cu privire la proiect, până la închiderea inclusiv.
De regulă, componența comitetului director este prescrisă în cartea proiectului, include cel puțin sponsorul și clientul proiectului, precum și reprezentanții principalelor părți interesate. În cazul în care proiectul este realizat de către o organizație terță parte, comitetul poate include reprezentanți ai clientului și contractorului. Dacă este necesar, altcineva poate fi invitat să participe la comitetul director pentru a rezolva o anumită problemă, dar "nucleul" ar trebui să rămână neschimbat.
Ce face comitetul de conducere, de ce este necesar, dacă există un manager de proiect și un sponsor, conceput pentru a rezolva toate problemele?
Funcțiile Comitetului de gestionare:
- Asistență în rezolvarea conflictelor de afaceri. Acesta este cel mai important! Adesea problema apare în timpul proiectului între părțile interesate și nu pot fi de acord între ele. În cazul în care competențele managerului de proiect și / sau ale sponsorului nu sunt suficiente pentru a rezolva astfel de probleme, acestea sunt prezentate comitetului director. Mulți manageri de proiecte sunt foarte supărați atunci când nu pot rezolva o problemă la nivelul lor și necesită o escaladare a sponsorului. Iar situația în care sponsorul, de asemenea, nu sa descurcat, le-a adus într-o panică. De fapt, acest lucru este perfect normal, pentru că sponsorul este doar unul dintre managerii de nivel înalt, iar pentru rezolvarea anumitor probleme este nevoie de mai multe vârfuri colective.
- Asigurarea beneficiilor de afaceri din proiect. Acest punct este suprapus cu cel precedent. Carta proiectului precizează scopul proiectului și ce avantaje comerciale va primi compania de la implementarea acestuia. La luarea oricărei decizii privind proiectul sau la trecerea punctelor de control ale proiectului, comitetul de conducere evaluează cât de mult acest lucru aduce compania mai aproape de obținerea acestui avantaj și adaptează cursul proiectului, dacă este necesar.
- Armonizarea modificărilor semnificative ale conținutului, bugetului și duratei proiectului. În cazul în care este necesar să se majoreze sau să se reducă bugetul sau calendarul proiectului, astfel de lucruri vor fi convenite de comitetul director. Uneori managerul de proiect are un anumit procent de respingere (de exemplu, 5%), care nu necesită un acord și tot ceea ce este mai mare - necesită. De asemenea, inițiativa pentru a face astfel de modificări pot fi din partea comitetului de direcție în cazul unei schimbări semnificative în mediul proiectului (de exemplu, a existat o criză financiară, compania a decis să nu intre pe piața pentru care este produs al proiectului sau, dimpotrivă, a decis să mărească bugetul pentru a aduce produsul la de două ori mai rapid).
- Împuternicirea managerului de proiect cu autoritate. Adesea, în special în matrice și în structurile organizaționale funcționale, în ciuda cartei semnate a proiectului, managerul de proiect rămâne practic desființat. Dacă resursele sau puterile nu sunt suficiente pentru a atinge obiectivul proiectului, atunci comitetul director este exact locul în care această problemă trebuie anunțată și rezolvată.
Într-o lume ideală de ponei roz și RMVOKa compania are un birou de proiectare, care este poziția comitetului de direcție, cu detaliile precizate rolurile și responsabilitățile, procesul de identificare a celor care fac parte din comitetul de conducere, la nivel de autoritate, nivelul problemelor care urmează să fie discutate, la suta din excesul / reducerea bugetului și calendarul, asupra căruia comitetul de gestionare trebuie să fie coordonat și alte lucruri fine.
În practică, acest lucru este foarte rar (întâlnit în viață de 3 ori), și lucrări - tăieturi încă (1 dată din aceste 3x). Care sunt celelalte modalități de a formaliza activitatea comitetului director în proiectul dvs., dacă nu există un astfel de document?
- Metoda 1 - de a face componența comitetului de conducere în cartea proiectului sau în planul de management al proiectului (dacă aveți unul) și înregistrați funcțiile și funcțiile principale în același loc.
- Metoda 2 - în plus față de statut, să emită o comandă semnată de cineva dintr-un tip important de director general cu aceleași responsabilități și funcții.
- Metoda 3 (care lucrează în companiile occidentale sau în cazul în care foarte dezvoltată cultura corporativă) - pentru a apela persoanele pe care doriți să le vedeți în comitetul de conducere pentru întâlnire, să le explice necesitatea și funcțiile comitetului și să solicite confirmarea faptului că acestea sunt pe acest comitet va fi compus din. Important! Trebuie să înțelegem că, în ciuda faptului că comitetul de conducere de multe ori este format din manageri de top (care implicit ar trebui să fie în măsură să interacționeze unii cu alții și doresc proiectul toate bune si fericire), un bun manager de proiect de la început ar trebui să stabilească stilul funcționează comitetului (foarte atent ), desemnează așteptările de la ea și să formeze atitudinea corectă ( „toți suntem aici pentru a realiza rezultatul proiectului, da, da, da!“).
E amuzant, dar multi manageri de proiect, nu numai incepatori, panica frica de un astfel de eveniment ca reuniune a comitetului de direcție, după cum există un sentiment că acesta este un punct de control, pe care cu siguranță veți fi bătut. Cum să se pregătească pentru întâlnirea comitetului de conducere vor fi discutate într-un articol separat, dar deocamdată ne limităm la ceea ce este important să se înțeleagă faptul că comitetul director - acesta este un bun instrument pentru managerul de proiect, ceea ce crește șansele de succes de zece ori mai mare decât proiectului atunci când sunt utilizate în mod corespunzător.
În exemplul proiectului "reparații apartament", dacă presupunem că repararea unui apartament este gestionată de o companie de reparații, comitetul de gestionare va consta din:
- Soțul (va fi de acord asupra unei modificări a bugetului, dacă adăugarea unei anumite reparații Wahlke va fi mai costisitoare decât 50 000 de ruble și vor ca ei înșiși să îndeplinească scopul reparației).
- Mamă (inclusiv reprezentarea Papei de a conveni modificări în ceea ce privește repararea, pentru că în cazul în care crește - trăim mai mult cu părinții lor, așa cum o fac pentru un motiv oarecare, poate fi incomod, de exemplu, după ce le-a lăsat pe fratele și soția lui Ei aveau de gând să sune în momentul reparației, dar nu era loc pentru toți).
- Designer (interesat de tot la proiect, se poate spune rapid dacă este posibil să se schimbe unele bucata semnificative, de exemplu, în loc de baie pentru a pune un duș, sau o „ucide“ toate reparațiile, și să distrugă scopul proiectului).
- Șeful companiei de reparații (va monitoriza faptul că modificările efectuate nu măresc volumul de muncă al echipei și rezolvă problema resurselor, dacă doresc să fac reparații la apartamentul părinților simultan).
Sper că după ce a citit a devenit puțin mai clară, atunci un astfel de comitet de management al proiectului și ceea ce mănâncă. Și dacă a devenit clar că nu ar trebui să ne temem de ea, ci să o folosim în beneficiul proiectului, este, în general, excelentă!
Să nu ne pierdem - înscrieți-vă chiar acum!
Articole similare
-
Comitetul de coordonare a proiectului, obiective, structură, funcții
-
Gestionarea disponibilității pentru solicitările de domenii intermediare în proiectele web api
Trimiteți-le prietenilor: