Care este Comitetul de coordonare a proiectului și ce face?
Managerul de proiect gestionează proiectul, rezolvă probleme și ia decizii la un nivel care nu afectează radical rezultatul planificat al proiectului. Nu are nici un sens implicarea Comitetului de coordonare în cazul în care proiectul se desfășoară în conformitate cu planul, adică: abaterile în termeni, costuri și conținut sunt în limite acceptabile. Dar există multe situații în care competențele sau puterile managerului de proiect nu sunt suficiente pentru a lua o decizie. În astfel de cazuri, managerul de proiect escaladă decizia la un nivel superior - Comitetul de conducere.
Cine este Comitetul de coordonare a proiectului?
Președintele comitetului este clientul proiectului. Este, de obicei, cel care selectează membrii Comitetului director, consultând managerul de proiect. Cu alte cuvinte, sarcina membrilor comitetului director este de a sprijini clientul proiectului și de a-l ajuta să ia decizia corectă.
Proiectul poate avea numeroase părți interesate ale căror membri nu vor fi incluși în Comitetul director. Și asta este normal. Aceștia ar trebui să fie informați în timp util cu privire la progresul proiectului și la deciziile luate.
Care este rolul managerului de proiect?
Dacă niciuna dintre cele de mai sus nu este responsabilitatea managerului de proiect, atunci sarcina sa principală rămâne să furnizeze informații complete și obiective cu privire la starea proiectului.
Cum să vă pregătiți pentru ședința Comitetului de coordonare a proiectului?
Vorbind la ședința Comitetului director este una dintre putinele oportunități pe care managerul de proiect le-ar putea influența soarta după escaladarea problemei. Discursul construit corect, cu recomandări justificate, poate schimba complet punctul de vedere al membrilor comitetului asupra proiectului și, prin urmare, prezentarea trebuie să fie simplă, clară și, de preferință, luminoasă.
Înainte de a crea o prezentare, managerul de proiect trebuie să înțeleagă mai întâi ce dorește de la Managerul de Proiect. Vrea să convingă membrii comisiei că totul este bun sau invers, crează impresia că, fără soluțiile propuse, proiectul va eșua? Acesta este un aspect foarte important, deoarece membrii comisiei au competențe serioase, până la schimbarea directorului de proiect sau închiderea proiectului.
Cea de-a doua etapă importantă în pregătirea reuniunii este aceea că comitetul este format din lideri foarte înalți, denunțați de autorități și autorități, iar astfel de oameni au, de regulă, resurse foarte reduse. Prin urmare, este necesar să se asigure că în prezentare sunt prezentate doar informațiile necesare, că acestea sunt transmise în mod clar și fără distorsiuni. De asemenea, este important ca informațiile să fie suficiente pentru a crea cea mai obiectivă înțelegere a stării proiectului. Membrii comisiei se bazează pe informații de la managerul de proiect și pe propria lor experiență și cunoștințe - pur și simplu nu au timp să studieze independent și detaliat situația.
Nu pune neapărat toate informațiile de pe slide-uri - în cazul în care există o problemă, membrii comitetului, în cadrul proiectului doresc să cunoască cauza, ceea ce a fost făcut pentru a rezolva aceasta, care sunt opțiunile pentru acțiuni suplimentare și consecințele fiecăreia dintre ele, inclusiv inactivitate. Suficient pentru a da minimul necesar pe slide-uri, și alte informații pentru a furniza, la cerere.
Care ar trebui să fie prezentarea pentru Comitetul director?
Referindu-se la informațiile minime necesare, care ar trebui să se exprime în timpul prezentării directorului de proiect Comitetului director, merită menționat:
- Rezumatul reuniunii anterioare și acțiunile întreprinse după aceasta
- Rezultatele și succesele obținute în urma întâlnirii anterioare (trebuie să vă promovați echipa în orice moment)
- Valorile proiectului (forța de muncă, costul, intervalul de timp)
- Starea financiară a proiectului (costurile reale până la data reuniunii și estimarea costurilor viitoare în comparație cu bugetul)
- Cele mai importante riscuri și probleme ale proiectului
- Modificări ale conținutului proiectului, cu accent pe impactul fiecărei modificări asupra proiectului
- Proiecție hartă
- Acțiuni și decizii care trebuie luate de comitet
- Alte aspecte care necesită atenție comitetului
Este important să vorbiți în mod direct și clar despre problemele reale ale proiectului. În caz contrar, puteți pierde încrederea membrilor comisiei, ceea ce va complica în mare măsură progresul proiectului și cu o mare probabilitate duce la eșec. Este important să ne amintim că Comitetul de gestionare poate funcționa eficient numai dacă furnizează informații actualizate și fiabile cu privire la stadiul proiectului.
Nu mai târziu de 24 de ore de la reuniune, procesul-verbal al reuniunii cu principalele decizii și acțiuni trebuie trimis membrilor comitetului.
Principalele greșeli în colaborarea cu Comitetul director
Există multe greșeli serioase care pot apărea pe calea către o activitate eficientă a Comitetului director. Unele dintre ele vor fi descrise mai jos:
- Absența comitetului director. Unele proiecte nu au un Comitet de conducere specializat. Desigur, ei au oameni de nivel înalt care decid asupra soarta proiectului (cel puțin clientul). Problema este că, fără un proces clar și formalizat de escaladare, luarea deciziilor și escaladarea vor fi ineficiente și vor face dificilă activitatea proiectului
- Absența distribuirii rolurilor între membrii Comitetului de coordonare. Fără o înțelegere clară a cine joacă rolul pe care îl joacă în activitatea comitetului, procesul de luare a deciziilor va fi ineficient. Interesele fiecărui membru al comitetului și ale fiecărei părți interesate ar trebui stabilite și fiecare membru al comitetului ar trebui să știe ce alți participanți la proces așteaptă de la el
- Prea mulți membri ai comisiei. Această problemă a fost deja discutată mai devreme. Comitetul ar trebui să includă numai persoane care pot influența direct soarta proiectului și nu ar trebui să existe prea multe dintre ele - în caz contrar, procesul de luare a deciziilor se va trage
- Neregularitatea reuniunilor comitetelor. Comitetul ar trebui să se întâlnească în mod regulat, de exemplu o dată pe lună. Chiar dacă totul este bun în cadrul proiectului, sunt necesare întâlniri scurte pentru a menține membrii comitetului director în cunoștință
- Anulare sau anulare frecventă a întâlnirilor. Uneori întâlnirile trebuie amânate sau anulate dacă unul dintre membri nu poate participa la întâlnire. Cu toate acestea, anulări frecvente duc la pierderea ritmului de lucru. Cel mai bine este ca întâlnirile să aibă loc în mod regulat și în același timp
- Furnizarea de informații nesigure despre starea proiectului. Managerul de proiect trebuie să se asigure că informațiile furnizate membrilor Comitetului de gestionare corespund realității. În caz contrar, membrii comitetului nu vor putea ajuta în gestionarea proiectului - deciziile luate vor fi incorecte. Este important să se furnizeze informații în volum suficient - inclusiv riscurile, schimbările și problemele proiectului
- Pregătirea unei prezentări prea detaliate. Mulți manageri consideră că sunt obligați să pună toate informațiile disponibile pe diapozitive, dar de fapt nu este. Liderul ar trebui să fie gata să răspundă la întrebarea membrului comitetului, dacă nu, dar prea multe date scot atenția de la cele mai importante informații și petrec timpul prețios al participanților la întâlnire
Comitetul director este o componentă importantă a unui proiect care funcționează în mod corespunzător. El este chemat să ajute clientul proiectului în direcția proiectului în direcția corectă și este un punct de escaladare pentru managerul de proiect. Principalul lucru este să vă asigurați că fiecare participant cunoaște rolul său, întâlnirile sunt organizate în mod regulat, iar managerul de proiect transmite în mod clar informații despre stadiul proiectului și deciziile care trebuie luate pentru succesul cursului proiectului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: