Am fost primiți prin fax documentele de la Rospotrebnadzor și alte organizații implicate în monitorizarea, de exemplu, o notificare (ordin sau decret) de audit viitoare a organizației. Documentul este înregistrat. După un timp, ajunge același document, dar deja în original. Cum să înregistrați corect originalul? Alocați un număr care a fost deja dat o copie facsimil a originalului, sau înregistrați ca document nou?
Autoritățile de supraveghere din partea lor sunt obligate să respecte termenele de notificare scrisă sau de notificare a viitoarelor inspecții, prin urmare, de multe ori le trimit prin intermediul canalelor de telecomunicații.
3,29. O notă privind primirea documentului în organizație conține următorul număr de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).
Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub forma unei ștampile.
Marcajul este de obicei ștanțat pe care ca tip de text este „tăiat“ numele prescurtat al organizației beneficiare, este utilizat pentru dator aplicarea data primirii și codul de înregistrare ( „intrare“ număr) ofițer de birou trage de mână. În coloana corespunzătoare a revistei în domeniul înregistrării sau card de înregistrare ( „intrare“ formă SED) după numele speciei / varietăți ale documentului primit este necesar să se facă o notă suplimentară: „fax o copie“ sau „Faxul primit“, adică remediați metoda de livrare.
Primirea de documente
Primirea de documente
Indicarea preparatului poate fi completată cu cuvântul „a primi“, care este inclus ca un text standard în acest timbru pentru aplicarea mărcii este făcută manual sau pe partea de sus a timbrului amprenta (așa cum se arată în exemplul 2).
Înregistrarea documentului este o operațiune documentară independentă,
- înregistrarea simultană a faptului de primire (sau creare) a documentului și identificarea acestuia în fluxul de documente (atribuit numărul de înregistrare, adică indicele);
- vorbind limba standardelor moderne pentru gestionarea documentelor - "includerea" informațiilor despre aceasta în sistemul de management al documentelor / ERMS;
- sau, după cum se spune, de obicei, - introducerea de înregistrări relevante despre el în formularele de înregistrare și de înregistrare.
Note privind copia de fax și documentul original
Marcajul de înregistrare din câmpul inferior al unei copii de fax:
Note privind primirea și înregistrarea în câmpul inferior al originalului primite mai târziu în ordinea "redirecționării":
Dar, în practică, data primirii și data de înregistrare - date diferite, acestea pot să nu fie la fel ca, de exemplu, pentru a lucra cu cetățenii, înregistrarea cărora legislația este dată de 3 zile de la primire. Atunci când volume mari de documente în unele organizații, primirea documentelor se efectuează o expediție în jurul valorii de ceas cu punerea pe documentele note relevante cu privire la obținerea și un serviciu de birou de înregistrare efectuează numai în zilele lucrătoare și în timpul orelor de lucru. Consolidarea acestor caracteristici poate fi găsită în unele instrucțiuni departamentale de evidență.
Trimiteți-le prietenilor: