Forma formei actului
Actul este un document întocmit pentru a confirma fapte, evenimente, acțiuni.
În unele cazuri, actele nu numai că înregistrează fapte și evenimente, dar conțin, de asemenea, concluzii, recomandări și propuneri (acte de inspecție, anchete, audituri etc.).
Actele se disting printr-o mare varietate în scopul și conținutul lor:
livrare-acceptare (lucrări, valori materiale, documente);
sondaj (stadiul ingineriei de siguranță, siguranța la foc, condițiile de muncă, performanța);
teste (eșantioane, sisteme, tehnologii);
alocarea pentru distrugere (valori materiale, documente);
transfer (unitate structurală de la o organizație la alta);
încălcarea normelor stabilite;
investigarea accidentelor, accidentelor;
lichidarea unei organizații etc.
Actele sunt compilate colectiv (cel puțin două compilatoare). Adesea, actele sunt întocmite de comisii special create, a căror componență este aprobată prin documentul administrativ al șefului organizației. Actele pot fi întocmite de comisii permanente în mod regulat.
Principalul lucru în elaborarea actului este stabilirea stării actuale și reflectarea corectă a actului. Actul este întocmit pe baza înregistrărilor brute care sunt păstrate în timpul activității comisiei sau grupului de persoane și conțin date reale, indicatori cantitativi și alte informații.
Titlul actului ar trebui să fie în concordanță gramatical cu cuvântul "act", de exemplu:
Actul de verificare a activităților financiare și economice ale Institutului,
Actul de retragere a activelor materiale.
Data actului este data evenimentului (inspecție, examinare, examinare etc.).
Textul actului are două părți: introducerea și principala (constatarea).
Partea introductivă este construită conform următoarei scheme: baza - elaborată de comisie - președintele - membrii comisiei - au fost prezenți (dacă actul este făcut în prezența cuiva).
Baza de elaborare a unui act este un contract, un document administrativ, un document de reglementare care precizează numărul și data.
După cuvântul "întocmit" se indică numele comisiei, poziția, numele și inițialele persoanelor care au elaborat actul.
La sfârșitul textului actului se indică numărul de copii compilate și locația acestora. Numărul de copii ale actului este determinat de numărul de părți implicate în acesta sau de documentele normative. De exemplu:
Se face în 3 exemplare:
Prima copie - contabilitate,
Cea de-a doua copie este departamentul comercial,
Cea de-a treia copie este cumpărătorul.
După o notă privind numărul de copii ale certificatului, se face o notă privind disponibilitatea atașamentelor la actul (dacă există).
Actul este întocmit pe forma generală a organizației sau pe o formă specială a actului (forma unui tip specific de document). Pentru acte cu informații care se repetă constant, ar trebui să utilizați formulare cu text de stencil.
rechizite obligatorii Legea sunt după cum urmează: numele, denumirea tipului de document, data și numărul de serie, desen sau locul de publicare, titlu la text, semnături, acolo unde este necesar - Vulture de omologare (Fapte care necesită aprobare trebuie să fie incluse în lista de documente care urmează să fie aprobat) . Exemplu de actul este prezentat în Anexa A.
Forma unei note explicative
Notă explicativă - un document care explică motivele pentru orice acțiune, fapt, incident, compilat de un angajat al organizației și prezentat unui funcționar de rang înalt.
Textul notei explicative este alcătuit din două părți: prima parte conține faptele care au servit drept scuză pentru scrierea ei, a doua - motivele care explică situația actuală. O notă explicativă este semnată de către inițiator.
Un exemplu de memorandum explicativ este prezentat în Anexa B.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: