Toate documentele privind activitățile reflectate în ele sunt împărțite în două grupuri mari. Primul este documentele privind chestiunile generale și administrative, adică cu privire la aspectele legate de managementul general al întreprinderii (organizație) și activitățile sale de producție. Aceste documente pot fi făcute de angajații tuturor subdiviziunilor întreprinderilor. Al doilea grup este documentele privind funcțiile de gestionare. Aceste documente sunt angajați ai organelor financiare, departamentelor de contabilitate, planificare, furnizare și marketing, alte unități funcționale.
Documentele sunt clasificate după nume: scrisori de serviciu, ordine, protocoale, acte, memorandumuri, contracte etc. Înregistrarea tuturor acestor documente este unificată, dar în conținut acestea pot fi complet diferite:
la locul întocmirii: documente interne (documente întocmite de angajații întreprinderii) și documente externe (documente provenind de la alte întreprinderi, organizații și persoane fizice);
în conținut: simplu (dedicat unei probleme) și complex (care acoperă mai multe aspecte);
prin termenele de executare: urgentă, care necesită executarea într-o anumită perioadă și care nu este urgentă, pentru care data scadenței nu a fost stabilită;
după origine: funcționar, care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor și personalului, care se referă la o anumită persoană și care sunt înregistrate;
pe tipuri de înregistrare: autentice, copii, extrase, duplicate;
prin fixare: scris, grafic, foto-documente etc.
Originalul este o copie semnată și corect formată a documentului, întocmită pentru prima dată.
Copie - Reproducere repetată, absolut precisă a subliniei (marcată "copie"), atestată în ordinea stabilită de către oficialul relevant. Pe copii ale documentelor oficiale care necesită o certificare specială, semnătura capului și sigiliul sunt obligatorii.
Uneori pentru lucru nu este necesară o copie din documentul original, ci un extras din această sau din acea parte a acesteia. La întocmirea unei instrucțiuni, trebuie să specificați de la care document a fost făcut. Corectitudinea întocmirii unui extras este confirmată de semnăturile funcționarilor și de un sigiliu. Întreprinderile și organizațiile au dreptul să emită un duplicat corespunzător (marcat "duplicat"), având aceeași forță juridică cu originalul, dacă proprietarul sub-documentului l-a pierdut.
2 Documente organizaționale
Pentru funcționarea cu succes a serviciului de management al documentației, în primul rând, designul său organizațional. În cazul în care acest serviciu este o unitate structurală independentă, cu câțiva angajați, este o cerință rezonabilă este de a dezvolta un set de documente legate între ele care reglementează structura, sarcinile și funcțiile de divizare, organizarea muncii sale, drepturile, îndatoririle și șeful diviziei de responsabilitate și de profesioniști, t. E. Crearea complexului documentele organizatorice, inclusiv o prevedere privind diviziunea structurală și fișele de post ale angajaților unității. Dacă serviciul de management al documentației este reprezentat de un angajat (de exemplu, secretarul-consilier), este elaborată o descriere a postului pentru acest angajat.
Regulamentul privind diviziunea structurală determină statutul juridic, sarcinile, funcțiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile unității.
În albumul formelor unificate de documente organizaționale și administrative, sa dat o prevedere privind subdiviziunea structurală [1].
În conformitate cu recomandările GOSLI [2], textul regulamentului privind unitatea structurală ar trebui să includă următoarele secțiuni principale:
"Dispoziții generale" care definesc statutul juridic al unității structurale, subordonarea acesteia, procedura de numire și concediere a șefului unității structurale, cerințele de calificare impuse managerului, procedura de înlocuire a managerului în timpul absenței sale. Secțiunea cuprinde actele juridice și documentele normative care ar trebui să ghideze unitatea structurală în activitățile sale.
"Principalele sarcini" - o secțiune care prezintă activitățile acestei unități structurale.
"Funcții" - o listă a tipurilor specifice de activități de producție și economice atribuite acestei unități structurale.
"Drepturi și obligații" este o secțiune care descrie drepturile unității structurale necesare pentru a îndeplini funcțiile care îi sunt atribuite și responsabilitățile pe care unitatea structurală le pune în aplicare în raport cu alte diviziuni structurale ale întreprinderii și cu organizațiile din afara acesteia.
"Responsabilitate" este o secțiune care stabilește, în conformitate cu legislația în vigoare, responsabilitatea șefului unității structurale pentru performanța prematură și nesatisfăcătoare a subdiviziunilor structurale a funcțiilor care îi sunt atribuite, nerespectarea drepturilor care i-au fost acordate.
„Relații. Comunicarea „- o descriere a unității structurale relație de serviciu cu alte unități ale companiei și părți terțe pentru activitățile de producție și de afaceri, coordonarea documentelor, partajarea de muncă, etc.
"Organizarea muncii" - definirea ordinii activităților unității structurale, organizarea controlului și verificării activităților unității, reorganizarea și lichidarea ei.
La elaborarea textului dispoziției privind subdiviziunii structurale este indicat să se bazeze structura textului furnizării managementului înregistrărilor de serviciu cuprinse în prevederile de bază ale documentelor de stare a sistemului de control [3].
Statutul subdiviziunii structurale se referă la grupul de documente care trebuie aprobate, prin urmare acest document trebuie să aibă ștampila de aprobare. Regulamentul cu privire la unitățile structurale, ca regulă, a pus în aplicare de la data aprobării lor de către conducătorul organizației, fără a necesita măsuri speciale pentru intrarea lor în vigoare, și anume, fără a solicita emiterea unui ordin (ordin) privind aprobarea acestor documente. Prin urmare, pentru a aproba dispozițiile privind unitățile structurale, este utilizată gâtul cu semnătura personală a șefului organizației.
Regulamentul privind diviziunea structurală se face angajaților la primire prin înregistrarea vizelor pe acest document cu indicația obligatorie (manuală) a datei de cunoștință.
Dacă este necesar să se efectueze modificări și completări la documentele organizaționale, nu sunt permise ștampile și corectări ale textului cu semnul "Corectat să creadă". Modificările și completările se reflectă în ordinul corespunzător al șefului organizației. Ordinul este trimis angajaților unității structurale în vederea primirii.
Statutul juridic al unui angajat al unei organizații este reglementat printr-o instrucțiune oficială care stabilește funcțiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile funcționarilor. Structura textului unificat al acestui document, în conformitate cu UCSD [4], include următoarele secțiuni:
"Dispoziții generale" care stabilesc domeniul de aplicare al specialistului, subordonarea lui directă, procedura de numire și eliberare din funcția sa și înlocuirea prin post în timpul absenței. Aici sunt stabilite cerințele de calificare pentru solicitant pentru această funcție și sunt enumerate actele legislative și documentele de reglementare pe care angajatul trebuie să le urmeze în activitatea sa.
"Funcții" este o secțiune în care se determină direcțiile principale ale activității specialistului.
"Îndatoriri oficiale" - o listă a sarcinilor specifice atribuite unui specialist; o indicație a formei participării sale la procesul de management - administrează, întreține, prevede, se pregătește, examinează, execută, monitoare, coordonează, reprezintă, supraveghează, etc ...
"Drepturi" înseamnă definirea drepturilor acordate unui specialist pentru îndeplinirea funcțiilor și îndatoririlor care îi sunt atribuite.
"Responsabilitatea" este stabilirea unor tipuri de responsabilitate pentru performanța precoce și necorespunzătoare de către un specialist a sarcinilor de serviciu și nefolosirea drepturilor care îi sunt acordate.
„Relații. Comunicarea pe un post "înseamnă transferul unui cerc de funcționari cu care un specialist intră într-o relație de serviciu și schimbă informații, indicarea termenilor pentru obținerea și prezentarea informațiilor, stabilirea procedurii de semnare, aprobare și aprobare a documentelor.
GDLN Se recomandă includerea în descrierea de locuri de muncă secțiunea „Evaluarea performanței“, care ar trebui să enumere criteriile de evaluare a calității sarcinilor și responsabilităților angajatului, gradul de utilizare a drepturilor, etc. [5].
La elaborarea fișelor de post ar trebui să ia în considerare titlurile de locuri de muncă prevăzute de clasificarea națională a ocupațiilor de lucrători, posturi de angajați și categorii salariale (OKPDTR) și caracterizarea în calif municare de capete, specialiști și alți angajați [6].
Descrierile posturilor sunt elaborate de șefii unităților structurale și sunt semnate. În absența subdiviziunilor structurale, instrucțiunea este întocmită de un specialist care ocupă această poziție și semnat de el. Descrierile posturilor sunt aprobate în mod obligatoriu, de regulă, de către primul șef al organizației.
Problemele legate de coordonarea textelor posturilor de lucru cu anumiți oficiali sunt stabilite individual în fiecare organizație, în funcție de structura, personalul și tradițiile stabilite. De exemplu, în multe organizații textele fișelor de post sunt coordonate cu consilierii juridici.
Pentru a face modificări și adăugiri la fișele de post, se emite o ordonanță adecvată a conducătorului organizației, care este adusă la primirea lucrătorilor.
Ordinul de introducere a modificărilor se emite în cazul în care este necesară redistribuirea funcțiilor și obligațiilor, reorganizarea, reducerea personalului etc. În plus, fișele postului trebuie înlocuite și re-aprobate în următoarele cazuri:
când se schimbă numele organizației sau al unității structurale;
când se schimbă numele poziției;
când se schimbă numele angajatului care înlocuiește poziția (adică atunci când fostul angajat este concediat și înlocuit cu altul), dacă instrucțiunea ca excepție era nominală și conținea numele și inițialele fostului angajat în titlul textului.
Distribuirea responsabilităților de muncă în rândul conducerii organizației este stabilită printr-un document administrativ - ordinul directorului privind repartizarea sarcinilor.
Toate întreprinderile de stat, municipale, private, asociații obștești funcționează pe baza cartei.
Carta este un set de reguli care înregistrează activitățile organizațiilor, instituțiilor, societăților și cetățenilor, relațiile lor cu alte organizații și cetățeni, drepturile și îndatoririle într-o anumită sferă a activității de stat sau economice. Există, de exemplu, Carta unei societăți sportive voluntare, Carta unei societăți pe acțiuni, Carta unui parteneriat cu răspundere limitată etc. În mod separat, este necesar să se facă distincție între cartelele care determină organizarea unei anumite sfere de activitate a forțelor armate ale Federației Ruse (Carta construcțiilor, Carta disciplinară etc.).
Următoarele vizite la râuri trebuie să fie prezente în proiectul cartelelor: numele ministerului, numele organizației, tipul documentului, indexul, data, locul publicării, ștampila aprobării (în cazul unei întreprinderi private, precizați cine este înregistrat). În textul "necesar" este necesar să se prevadă secțiuni precum prevederi generale, funcții de bază, drepturi și obligații, management, relații și comunicări, activități productive, economice, comerciale, proprietate și fonduri, control, inspecție și audit , reorganizare sau lichidare. În funcție de forma proprietății private (parteneriat cu răspundere limitată, societate pe acțiuni închisă sau deschisă, etc.), se adaugă secțiunile din text. Include, de exemplu, astfel de secțiuni, cum ar fi capitalul charter, acțiunile și valorile mobiliare, distribuția profitului, formarea fondurilor etc. După text, se pune semnătura capului.
Regulamentul de organizare
Dispozițiile sunt tipice și individuale. Modele tipice sunt dezvoltate pentru sistemul instituțiilor și întreprinderilor. În textul prevederii, este necesar să se includă astfel de secțiuni ca parte generală (pre-ambula), funcții de bază, drepturi, procedură de formare și organizare a muncii etc., în funcție de natura situației.
Formularul-eșantion al poziției include următoarele cerințe: numele ministerului, departamentul, numele organizației, numele unității structurale, data, indexul, numele tipului de document, locul publicării, ștampila aprobării. headers la text, text, semnătura, notă de acord.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: