Secțiunea 3. Organizarea lucrărilor cu documente
Partea 3.1. Organizarea circulației documentelor
Există două forme (adică modalitatea de efectuare) a controlului asupra executării documentelor:
- fișier de carte manuală (sau fișier de referință și carnet de referință);
- sistem automat de control pentru executarea documentelor.
Forma de control este aleasă pe baza capacităților organizației, dar acum este mai des folosită automată.
Când controlați executarea documentelor cu ajutorul unui fișier de carduri termen. adică în modul manual, utilizați cartela de înregistrare și un sertar de depozit cu 32 de distanțiere mobile (carton, plastic). Treizeci și unu de separatori sunt numerele lunii (31 zile). Acestea sunt aranjate de înregistrare și un card de control, în conformitate cu termenii de performanță, care este, fiecare carte este pus într-un separator cu un număr de desemnare, pentru care trebuie să fie executat un document. Pentru cel de-al 32-lea separator puneți cărți pe documente, data căreia scade pentru luna următoare. În ultimele zile ale lunii (2-3 zile), aceste carduri vor fi plasate în funcție de numărul lunii noi. Înainte de primul separator, se plasează cărțile cu termene limită expirate. Ei stau aici până când se specifică un nou termen limită prelungit. Astfel, este ușor să aflați prin fișierul de timp ce zi ar trebui să fie efectuată. 1
Fig. 1.
Formularul fișei de înregistrare a fișierului de carduri termen
După scoaterea documentului de la înregistrarea și controlul cardului de control este scos din depozit Srokowo și rearanjate în referință, deoarece conține mai multe informații complete despre documentul (curs și caracterul executării documentului). Cardul, care a fost în dosarul de referință este retrasă și utilizat după cum este necesar în celălalt fișier de referință. 3
Cel mai rațional este astăzi controlul automat asupra executării documentelor. care se desfășoară cu ajutorul software-ului specializat, care vă permite să primiți automat toate tipurile de rapoarte și rapoarte. Acest software vă permite să urmăriți automat executarea documentelor, să creați mementouri pentru executori și rezumate privind executarea documentelor de control.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: