Marina MAKARENKO,
Director general al Intercomp Ucraina
Implicarea organizațiilor comerciale profesionale pentru implementarea unor procese din sfera bugetară a fost discutată recent la toate nivelurile de guvernare. Anterior, a fost în principal întreținerea tehnică, echipamentul, protecția și curățarea, dar acum sa pus accentul pe asigurarea activităților financiare și economice ale organizațiilor bugetare. Externalizarea acestuia din urmă este transferul proceselor contabile și financiare ale instituției bugetare, care includ contabilitatea și contabilitatea fiscală, precum și respectarea cerințelor contabilității bugetare, pentru a asigura o societate contabilă profesională
Implicarea organizațiilor contabile externe
Outsourcing - model de management, a marcat un nou termen, dar care a existat anterior sub numele de „contractori de îmbinare“: 70 de ani ai secolului XX au existat centre de calcul specializate, care au furnizat procesele contabile, cum ar fi calculul salariilor angajaților, procese, achiziții materiale și vânzarea de bunuri pentru întreprinderile și instituțiile de stat. Astăzi, pe exemplul instituțiilor publice sfera de învățământ din Rusia pot studia în detaliu utilizarea modelului de stat de contabilitate externalizare și a proceselor financiare ale instituțiilor publice în acțiune - o reformă a departamentelor de finanțe în instituțiile și transferul de contabilitate și a proceselor financiare într-un singur contabil centralizat. Ca o alternativă la acestea din urmă, se desfășoară în mod activ organizații profesionale și comerciale.
Încercările de a atrage participanții din sectorul comercial al serviciilor contabile pentru a ajuta structurile de stat în implementarea funcțiilor contabile au fost complicate de o serie de factori. Printre acestea - specificul contabilității bugetare în ceea ce privește regulile proceselor contabile și un număr redus de companii care dispun de personalul necesar de specialiști; o procedură specială pentru atragerea de contractori pentru a servi agențiile guvernamentale și pentru a finanța serviciile unor companii terțe; lipsa de înțelegere și de încredere între șefii organizațiilor bugetare pentru companiile comerciale. În prezent, situația începe să se schimbe și tot mai multe instituții bugetare transferă procesele contabile și financiare către furnizorii de servicii de outsourcing.
Trebuie remarcat faptul că încheierea contractului privind serviciile de contabilitate implică transferul către furnizorul de servicii de externalizare a funcției de reflectare a operațiunilor financiare ale instituției în contabilitate și contabilitate fiscală, documentare și raportare. În același timp, instituția rămâne destinatarul și managerul fondurilor bugetare, astfel încât temerile multor manageri că transferul proceselor contabile către societățile de contabilitate externă restricționează libertatea de a-și gestiona fondurile proprii este neîntemeiat.
Experiment practic
Invitația unui furnizor de servicii de externalizare către instituțiile bugetare nu a fost accidentală. Calitatea proastă a datelor de raportare și actualitatea inoportună de raportare în sfera bugetară au atins niveluri la care gestionarea eficientă a instituțiilor subordonate a devenit foarte dificilă.
În cadrul proiectului-pilot, 20 de școli din Moscova au fost transferate la externalizare. Acest model de servicii de contabilitate presupune două etape consecutive standard: introducerea preliminară (adică conectarea la serviciile unui furnizor de servicii de externalizare) și întreținerea regulată.
La etapa de implementare preliminară, specialiștii în domeniul contabilității au demarat, pentru început, un audit al situației actuale de contabilitate și raportare, verificând disponibilitatea documentației de reglementare interne. În mai multe cazuri, au fost descoperite diferite încălcări, lipsind documentația necesară, atât contabilă, cât și reglementare. Pentru a elimina încălcările identificate, au fost luate măsuri pentru restabilirea contabilității și a livrării rapoartelor corective, ceea ce a permis obținerea datelor contabile inițiale necesare pentru activitatea calitativă suplimentară a contabililor furnizorului și a personalului școlii.
Următorul pas a fost transferul proceselor contabile către furnizorul de baze de date contabile automate - platforma software 1C. Programatorii au ajustat bazele de date, au introdus informațiile contabile inițiale, au depanat mecanismul de generare și trimitere a rapoartelor pe canalele de comunicații electronice.
Pentru a asigura procesul de prelucrare a documentației de contabilitate primară și transferul de acreditări în școli stații de lucru speciale au fost echipate - sisteme hardware și software, care au constat în: calculatoare personale cu software-ul necesar, mijloace de scanare, copiere și imprimare, precum și pentru a asigura protecția echipamentului canal de comunicare electronică pentru schimbul de informații.
La sfârșitul acestor lucrări preliminare, școlile au trecut la serviciul regulat. iar pe tot parcursul anului, specialiștii furnizorului au asigurat contabilitatea și contabilitatea fiscală, precum și monitorizarea conformității cu cerințele contabilității bugetare.
Procesul de întreținere obișnuită a fost efectuat folosind cele mai comune - modelul îndepărtat de efectuare a operațiunilor de către specialiștii furnizorului care nu se aflau pe teritoriul școlii deservite, ci în centrul de operare al furnizorului.
Participarea angajaților furnizorului de servicii în procesul de contabilitate și fiscalitate limitează transferul documentelor contabile primare primite primite de o instituție în furnizorul de centru operațional, tipărirea și semnarea furnizorului contabili instruiți de forme gata făcute de documente de ieșire.
Evaluarea "Succes"
Progresul proiectului pilot a fost atent monitorizat. Pe parcursul anului, în școli au avut loc inspecții planificate și neplanificate ale Departamentului de Educație al orașului Moscova și audituri ale diferitelor organe de supraveghere.
Proiectul-pilot a fost considerat un succes ca clienții direcți - directori, iar clientul - Departamentul de Educație din Moscova, care se va extinde în mod semnificativ lista instituțiilor care se deplasează să externalizeze procesele contabile și financiare.
Succesul proiectului pilot, precum și numeroasele exemple de servicii nu numai pentru instituțiile de învățământ, ci și pentru alte organizații din sectorul bugetar, confirmă eficacitatea acestui model de activități financiare și economice.
Concepte greșite și beneficii specifice
Un factor important în formarea proceselor de contabilitate a costurilor este, de asemenea, costul de gestionare a timpului, care este cheltuit pe controlul contabililor interne, iar timpul altor angajați care se află în diferite stadii implicate în procesele contabile și financiare, sau a efectua un număr de non-core pentru o operație, cum ar fi înregistrarea sau transferul de documente.
Acum, să ne ocupăm în detaliu de avantajele utilizării externalizării proceselor contabile și financiare de către organizațiile bugetare.
1. În primul rând, aceasta este o îmbunătățire a calității proceselor contabile. Furnizorul profesional conține un personal vast de contabili care au calificările necesare, ceea ce permite o implementare calitativă a procesului de servicii contabile și rezolvă problema înlocuirii contabilului pe perioada absenței sau a bolii.
2. Elimină necesitatea suportului tehnic al proceselor contabile de către instituția însăși. deoarece toate operațiile sunt efectuate pe baza tehnologică a furnizorului și oferă, de asemenea, întreținere pentru server, rețea și alte echipamente, actualizează-l, actualizează produsele software și configurează în cazul unor modificări.
3. Reducerea semnificativă a riscurilor administrative și financiare. Transferarea la furnizorul de outsourcing a procesului de contabilitate și contabilitate fiscală, instituția își asumă răspunderea pentru calitatea serviciului pe acesta, care este fixată de termenii contractului. În cazul riscului de sancționare, furnizorul va apăra interesele instituției, în cazul emiterii unor astfel de sancțiuni, va plăti compensații.
4. Un alt avantaj important este reducerea costului contabilității. Practica arată că, prin atragerea unui antreprenor extern, puteți obține economii de 20%. Acest lucru se datorează utilizării eficiente a angajaților care deservesc simultan mai multe organizații, precum și prezența furnizorului de soluții tehnologice moderne care sporesc productivitatea propriilor specialiști.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: