Depozitarea documentelor de personal

Depunerea documentelor în arhivă la lichidare

Dezvoltarea și executarea nomenclatorului de cazuri


Prelucrarea arhivelor de documentație tehnică de proiectare
Sub procesarea arhivare a documentelor implică o serie de activități menite să eficientizeze și să organizeze documentația, format în timpul activităților întreprinderii.








Arhivarea procesului de documentare: ce este?

Procesarea arhivistică a documentației este o procedură care constă într-un ansamblu de activități care facilitează sistematizarea și raționalizarea documentelor formate ca rezultat al muncii unei întreprinderi.


Distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate
Până în prezent, acest serviciu este disponibil în două versiuni. Deci, se poate face cu o abatere sau va fi simplu cu ajutorul reciclării. Înainte de a trece direct la procesul propriu-zis, trebuie să procesați documentele și să le sortați, lăsând deoparte documentele cu perioada de depozitare expirate.


Arhivarea documentelor
Problema arhivării documentelor apare atunci când anul calendaristic se termină. Este nevoie să arhivați documentele atunci când trebuie să comandați toate problemele contabile și alte probleme.

Pregătirea documentelor executate pentru depozitare și utilizare include:

  1. examinarea (evaluarea) valorii științifice și practice a documentelor;
  2. înregistrarea cazurilor;
  3. descrierea documentelor de stocare permanentă și pe termen lung;
  4. asigurarea siguranței acestora;
  5. transferul cazurilor în arhiva instituției, adică în arhiva departamentală.

Valoarea Documentele de expertiză în cadrul unei proceduri efectuate în cadrul elaborării de cazuri nomenclatura formarea lor. Pentru a organiza și efectua valoarea de examinare a documentelor, selectarea și pregătirea lor pentru transferul în custodie de stat, precum și pentru controlul necesar asupra corectitudinii clasificării documentelor la diferite tipuri și tipuri de cazuri și să ofere asistență metodologică în examinarea valorii documentului sunt în picioare comisie de experți (așa-numitul EPA). Dezvoltarea unei poziții de specialitate, care definește funcțiile Comisiei, drepturile și procedura pentru activitatea sa.

caz de design - este un complex de lucrări pe rediscount sale, foi de numerotare, de redactare a etichetelor de asigurare, inventar intern al documentelor. Începe înregistrarea oricărei afaceri, deoarece asigurări hârtiile sale este finalizată și în procesul de pregătire a cauzei care urmează să fie transferat la arhivele departamentale după sfârșitul anului calendaristic în cursul căruia a fost deschis (deschis).

Cazul este pregătit de grefierii de birou.

În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea completă sau parțială a cazurilor. Prin urmare, depozitarea și personalul permanent, de lungă durată (peste zece ani) sunt supuse înregistrării. Cazurile temporare (până la zece ani) de depozitare sub rezerva clearance-ul parțial, acestea pot fi stocate în foldere fără documente peresistematizatsii interne fără foi de numerotare și fără să atragă nadpisi27 de asigurare.

Este necesar să se precizeze condițiile de depozitare a documentelor, stabilite de comisia de experți. În conformitate cu deciziile sale, cazurile trimise la arhivă sunt împărțite în grupuri:

  1. depozitare permanentă;
  2. depozitarea pe termen lung (peste zece ani);
  3. depozitare pe termen scurt (până la zece ani inclusiv).

Depozitarea permanentă și pe termen lung, inclusiv documentele privind personalul, trebuie să fie transferată pentru arhivare organizației, în termen de cel mult trei ani de la terminarea lucrărilor de birou. În același timp, transferul de cazuri se efectuează conform graficului întocmit de arhivă, coordonat cu conducătorii unităților structurale care transferă documentele în arhivă și aprobat de șeful organizației.

caz de depozitare temporară în arhivele organizației nu sunt transferate: acestea sunt stocate în unitățile și la sfârșitul termenului de valabilitate trebuie să fie distruse.

Depozitarea curentă și ulterioară a documentelor.

În conceptul de "muncă clericală", pe lângă documentarea informațiilor și organizarea fluxului de documente, include și stocarea și utilizarea documentelor în activitatea curentă a întreprinderii.

În sistemul de stocare a documentelor de personal, există două tipuri, etapele de depozitare: actuale și ulterioare.

Depozitarea și utilizarea documentelor din momentul creării lor și transferul cazului în care sunt grupate sunt denumite arhivele actuale (operaționale). Stocarea actuală a cazurilor se efectuează la locul de formare. Depozitarea curentă (operațională) este, de asemenea, împărțită în două subspecii:

  1. stocarea documentelor în procesul de execuție;
  2. stocarea documentelor executate.

Documentele executate trebuie să fie depuse și păstrate în afaceri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor conform GOST R 51141-98 "Lucrări de birou și arhivă. Termeni și definiții "28.

Cazul - un document sau un set de documente referitoare la un subiect sau domeniu de activitate, plasate într-un dosar separat, iar nomenclatura afacerilor este o listă sistematică a numelor de cazuri, intravasculară în organizație, inclusiv un depozit calendar, proiectat în conformitate cu procedura stabilită. Această definiție este conținută în GOST P 51141-98.

Termenul "documente" este folosit în rubricile de dosare care conțin documente referitoare la aceeași problemă, dar care nu au legătură cu succesiunea deciziei sale, sau documente care sunt atașate la un alt document. În acest caz, principalele tipuri de documente sunt enumerate în paranteze la sfârșitul titlului.

Documentele executate trebuie să fie depuse și păstrate în afaceri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri. Observăm imediat că stocarea actuală a documentelor presupune procedura de formare a acestora în afaceri în conformitate cu nomenclatorul aprobat.

Depozitarea actuală a documentelor înseamnă păstrarea lor în original. Prin urmare, în cadrul serviciilor de personal ale organizațiilor, toate comenzile sunt stocate în originale. Copii ale ordinelor asupra personalului: pentru ocuparea forței de muncă, stimulente, pedepse, concedieri etc. sunt, de asemenea, plasate pentru depozitare în afacerile personale ale angajaților.

Procedura de organizare a stocării actuale a fișierelor personale este următoarea:







  1. fișierele personale în formă de hârtie sunt stocate în foldere care sunt numerotate de pagini și cusute;
  2. copertele dosarelor personale sunt, de asemenea, numerotate, li se atribuie numărul de ordine al cazului, corespunzător numărului total de cazuri;
  3. Depozitul curent din departamentul de personal al organizației este supus afacerilor personale doar pentru angajații care lucrează. După demiterea angajatului, fișierul său personal este extras din dosar și procesat pentru arhivare;
  4. Dosarele personale ale angajaților concediați sunt stocate în arhivă în ordine alfabetică.

Depozitarea curentă a documentelor de personal, a indexurilor de carduri, a cărților de evidență se realizează în incinta serviciilor de personal ale organizațiilor care trebuie să fie dotate cu dulapuri speciale sau seifuri, blocate și sigilate. Copii ale nomenclaturii cazurilor plasate pe dulapuri, și rădăcini se referă la cazuri - numărul de cazuri în conformitate cu nomenclatura - facilitează căutarea documentelor.

Cazurile sunt plasate pe rafturi pe verticală într-o secvență care corespunde secvenței localizării lor în nomenclatură. La rădăcina fiecărui caz este indicat indicele său pe nomenclatură. Nomenclatura cazurilor este atașată la ușa interioară a dulapului.

Pentru a găsi rapid un document, întâi găsiți numărul de caz dorit din nomenclatură și apoi numărul cazului - dosarul dorit cu documentele.

dosarele de angajare ale angajaților sunt păstrate în condiții de siguranță a șefului departamentului de personal, sunt stocate de imprimare, ștampile, documente formează, cheile de la dulapuri (seifuri) pentru stocarea documentelor.

Angajații serviciului de personal sunt sfătuiți să nu lase nici un fel de documente sau dosare de serviciu pe desktop, precum și un computer de lucru, în orice moment de la părăsirea sediului. La sfârșitul zilei de lucru, personalul departamentului resurse umane ar trebui să plaseze toate tablourile de documente care se află în procesul de execuție într-un dulap metalic, să îl închidă și să îl sigileze. Cheile de la dulapuri sunt înmânate conducătorului departamentului de personal împotriva semnăturii din revista corespunzătoare.

Tehnologia de stocare și de contabilizare a documentației de personal necesită înregistrarea obligatorie a angajaților, confirmând primirea de copii și extrase din acestea.

Bazele ulterioare (arhivare) de stocare a documentelor este o examinare a valorilor lor, și a urmat: înregistrarea cazurilor, compilarea stocurilor, elaborarea unor norme privind alocarea de distrugere a documentelor și prezentarea cazurilor în arhiva organizației.

Pentru primirea la timp a documentelor de arhivă din unități structurale sau alte surse de achiziție, pentru a asigura contabilizarea lor, securitatea, simplifica utilizarea și pregătirile pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente în organizație pentru a crea arhiva.

Organizația trebuie să furnizeze arhiva cu o cameră și personal special amenajat. Cu toate acestea, în organizațiile comerciale mici, de obicei lipsește o arhivă sub forma unei unități speciale. Atribuțiile arhivarului în același timp sunt combinate de secretar sau de o altă persoană desemnată de șef.

În același timp, trebuie reținut faptul că documentele trebuie păstrate în condiții care să asigure protecția acestora împotriva daunelor, influențelor nocive asupra mediului și a documentelor care nu cauzează pierderi. Ca o regulă, în acest scop, în setul cameră de arhivă, dulapuri metalice, seifuri, dulapuri, rafturi și așa mai departe. N. Nu așezați documentul pe podea, glafuri, în grămezi neordonate, așa cum se întâmplă de obicei în organizațiile mici, în absența înregistrărilor sau în timpul reparării.

Confiscarea documentelor din cazul cu o perioadă constantă de stocare este permisă în cazuri excepționale, și se bazează pe un cap de document administrativ al organizației cu redactarea obligatorie într-o copie legalizată a documentului și să acționeze cu privire la retragerea originalului.

Recent, împreună cu stocarea documentelor (pe hârtie), formate în acest caz, multe organizații au început să utilizeze stocarea electronică. Crearea unui astfel de stocare poate simplifica utilizarea documentelor în activitatea curentă, ca de lucru cu documentul poate produce mai mulți angajați, în același timp, și de acces la un document se face în câteva secunde, în conformitate cu drepturile angajatului. Din acest motiv, se poate concluziona că utilizarea registrelor electronice de documente permite creșterea vitezei cu care sunt îndeplinite sarcinile și îndatoririle.

Este mai bine să creați astfel de depozite electronice de documente numai în acele organizații care nu operează sisteme de automatizare pentru software-ul de gestionare a documentelor, iar implementarea lor nu este planificată. Majoritatea sistemelor care automatizează DOS vă permit să salvați un fișier cu imaginea acestuia într-un magazin special atunci când înregistrați un document.

Transferul documentelor în arhivă

Arhivele organizației sunt transferate toate cazurile de depozitare și personal permanent, temporar (peste zece ani). Transferul cazurilor se face numai pe baza rapoartelor și în conformitate cu programul întocmit de șeful arhivei, coordonat cu șefii unităților structurale și aprobat de conducătorul organizației. Împreună cu cazurile, fișierele de înregistrare și de control ale serviciului de administrare a instituției sunt transferate în arhivă. Titlul fiecărui cabinet de fișiere trebuie inclus în inventar.

Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani) în arhivele organizației, de regulă, nu sunt transferate.

Luând în considerare cazul, angajatul arhivei verifică cu atenție fiecare caz cu inventarul, verifică corectitudinea formării și executării cazului. Șeful arhivei semnează la primirea dosarelor pe toate copiile secțiunilor anuale ale inventarului, indică data primirii și numărul de cazuri luate. O copie a secțiunilor anuale ale inventarelor este returnată furnizorului, restul rămânând în arhivă.

Acesta este motivul pentru care, în conformitate cu paragraful 3 al articolului 15 din contact instituțiilor dreptului de arhivare menționate mai sus autorizate pentru a oferi organizațiilor de servicii cu plată, inclusiv cu privire la păstrarea documentelor, înregistrarea și utilizarea lor instituții de arhivă sunt amplasate în clădiri special construite, care sunt create condiții optime sunt îndeplinite regimurile de reglementare și de depozitare corespunzătoare a documentelor, ceea ce împiedică pierderea lor și le menține într-o stare fizică adecvată.

Transferul documentelor în arhivă are loc pe baza unui contract sau a unui acord. Obiectul acestui contract (acord) este o cooperare a părților pentru pregătirea cazurilor de transfer la depozitarea de stat (municipale), inclusiv în etapa procedurii (de exemplu, elaborarea de cazuri nomenclatorului), organizarea de stocare, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă ale organizației - proprietarul documentelor.

Ca obligație în baza unui acord sau a unui acord similar, arhiva preia în mod gratuit:

  1. conservarea documentelor organizației;
  2. executarea cererilor cetățenilor pentru experiența de muncă pentru recalcularea pensiilor pe documentele păstrate în arhivă (stat sau municipal);
  3. emiterea unei organizații - fondatorul cazurilor de utilizare temporară, inclusiv pentru a lucra în sala de lectură a arhivei.

Și deja pe bază contractuală, pentru o taxă, arhiva poate efectua:

  1. stocarea pe termen lung a personalului, documentele temporare și de custodie;
  2. Examinarea valorii documentelor, un set de lucrări de raționalizare a documentelor asupra personalului, supus unei stocări pe termen lung;
  3. asistență pentru organizație (consultări etc.) în îmbunătățirea organizării muncii cu documente;
  4. selectarea și distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate;
  5. realizând copii ale documentelor și multe altele. și colab.

Costul lucrărilor de arhivare de mai sus specificate în contract este determinată pe baza prețurilor contractuale pentru lucrările și serviciile prestate de arhive, conform listei de prețuri, înregistrate în prețul comenzii stabilit.

De asemenea, pentru fiecare tip separat de lucrări de arhivare (servicii) poate fi întocmit un contract individual. Sfera muncii și costul acesteia trebuie determinate pe baza calculelor aplicate contractului.

Înainte ca documentele să fie transferate în arhivă, înregistrările pentru aceste documente trebuie să fie coordonate cu instituția de arhivare la care se presupune că sunt transferate documentele.

Acceptarea documentelor pentru stocarea temporară și depozitară este formalizată printr-un act de acceptare și transfer, în conformitate cu formularul stabilit.

În cazul în care transferul de cazuri la arhiva a relevat lipsa oricăror cazuri care sunt înregistrate în inventar, numerele lor sunt specificate în actul de primire și transmitere a documentelor, precum și în certificatul de însoțire a actului prezintă motivele absenței acestora.

Înainte de a transmite documentele depuse în instituțiile de arhivă ale reprezentanților acestora să verifice corectitudinea înregistrării cazurilor și descrierile lor. În cazul lucrărilor efectuate prost cu privire la proiectarea și descrierea cazurilor, nerespectarea cerințelor sale reguli de bază ale arhivele organizațiilor și a altor ajutoare normativ-metodice privind arhivele și înregistrările de management este necesară pentru remedierea defectelor. Se verifică starea fizică și igienico-igienică a documentelor. Defecte care condiție fizică lor (foile de rupere neclaritatea documente de tip text) se întocmește sub orice formă, care specifică numerele respective de cazuri și foi. În cazul infectării documentelor cu ciuperci etc., arhiviștii au dreptul să nu le ia pentru păstrare. Aceste documente fac obiectul unei prelucrări speciale.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: