Organizarea stocării documentelor executate

. Organizarea stocării documentelor executate. Noțiunea de activitate în birou include nu numai documentația de informare și organizarea circulației documentelor, ci și stocarea și utilizarea documentelor în activitatea curentă a întreprinderii.







Acest tip de stocare se numește operațional, iar stocarea operațională poate fi împărțită în două subspecii:

stocarea documentelor în procesul de execuție;

stocarea documentelor executate.

Documentele executate trebuie să fie depuse și păstrate în afaceri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri. GOST R 51141-98 „Hârtiile și arhivare Termeni și definiții.“ Case - o colecție de documente sau documente referitoare la același subiect sau domeniu de activitate, plasate într-un capac separat, ca nomenclatura afacerilor este o listă sistematică a numelor de lucruri în organizarea intravasculară , cu indicarea termenelor de depozitare, emise în conformitate cu procedura stabilită.

Gruparea documentelor executate într-un dosar în conformitate cu nomenclatorul cazurilor și sistematizarea documentelor în interiorul cazului se numește formarea cauzei.

Cazurile se formează în cadrul organizațiilor care gestionează centralizat gestionarea înregistrărilor de către serviciul de asistență pentru gestionarea documentelor (DOW), atunci când sunt descentralizate - atât de unitățile structurale (persoanele responsabile pentru DOW), cât și de serviciul Dow.

La formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în cazuri separate;

include în cazul în care un exemplar al fiecărui document;

gruparea documentelor în cazul unui an calendaristic (cu excepția: chestiuni care trec; litigii, afaceri personale, care sunt formate pe parcursul întregii perioade a persoanei în cadrul organizației; documente de învățământ care formează pentru anul universitar, și altele.);

Cazul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli, cu o grosime de cel mult 4 cm.

Procedura de formare a cazurilor este descrisă mai detaliat în partea 3.5 a Regulilor de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor.

Pe lângă formarea cauzei, există și un proces de executare a acesteia, care trebuie să fie efectuat în conformitate cu regulile stabilite în partea 3.6 a Regulilor de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor.

Depozitarea permanentă și pe termen lung (peste 10 ani), inclusiv documentele de personal, trebuie transferată în arhivele organizației în cel mult trei ani de la terminarea lucrărilor de birou. În același timp, transferul de cazuri se efectuează conform graficului întocmit de arhivă, coordonat cu conducătorii unităților structurale care transferă documentele în arhivă și aprobat de șeful organizației. Detalii privind procedura de completare a arhivei organizației și transferul cazurilor către aceasta sunt descrise în părțile 3.1, 3.2, 3.3 și 3.7 din Regulile de bază pentru operarea arhivelor organizațiilor.







Cazurile de depozitare temporară (de până la 10 ani inclusiv), de regulă, nu sunt transferate în arhivele organizației: sunt depozitate în diviziuni și, după expirarea perioadei de depozitare, trebuie să fie distruse.

În ultimii ani, împreună cu stocarea documentelor (pe suport de hârtie), formate în acest caz, multe organizații au început să utilizeze stocarea electronică. Crearea memoriei de date vă permite să simplificați utilizarea documentelor în activitatea curentă, deoarece mai multe documente pot fi utilizate pentru a lucra împreună cu documentul, iar accesul la document durează câteva secunde în conformitate cu drepturile angajatului. Din acest motiv, se poate concluziona că utilizarea registrelor electronice de documente permite creșterea vitezei cu care sunt îndeplinite sarcinile și îndatoririle.

Este mai bine să creați astfel de depozite electronice de documente numai în acele organizații care nu operează sisteme de automatizare pentru software-ul de gestionare a documentelor, iar implementarea lor nu este planificată. Majoritatea sistemelor care automatizează DOS vă permit să salvați un fișier cu imaginea acestuia într-un magazin special atunci când înregistrați un document.

45. Cerințele principale ale documentelor de reglementare care reglementează această etapă a fluxului de lucru. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor.

46. ​​Principalele etape ale transferului documentelor la arhivă sau distrugere: o pregătire (justificare pentru metoda de selectare de conservare sau de distrugere prin examinarea documentelor de valoare), de bază (pregătirea de cazuri pentru transferul arhivei) final (transfer de la arhiva sau distrugere).

. Care este ordinul de transfer al documentelor în arhivă pentru stocare?

Transferul în arhivă este supus atât depozitării permanente, cât și temporare (mai mult de 10 ani), precum și cazurilor de personal.

Transferul documentației se efectuează strict în conformitate cu descrierile relevante. Afacerile de stocare pe termen lung și permanent sunt transferate în arhivă imediat ce a trecut un an după ce au fost folosite în activitatea de birou.

Dar respectarea tuturor formalităților este doar "jumătate rău". Dificultatea este în ceea ce privește - ordinea transferului documentelor în arhivă pentru stocare: în avans, fiecare lucrare trebuie să fie supusă procesării complete a arhivelor. Și aceasta - o serie de etape consumatoare de timp și o întreagă gamă de acțiuni formale.

Astfel, primul termen este calculat documente Solicitation în munca de birou, sistematiza conținutul lor, răsuciți cazul, liste numerotate, iar în unele cazuri - sunt așa-numitele „foaie-martor“ al cazului.

Următoarea etapă a pregătirii transferului de documente în arhivă pentru depozitare este examinarea valorii acestora.

Mai mult, se compilează un inventar al documentelor care urmează să fie transferate în arhivă pentru stocare.

În același timp, pe toate copiile inventarului se face o notă privind disponibilitatea și cantitatea reală. Apoi, se verifică respectarea numărului de cazuri incluse în inventar cu numărul de cazuri indicate în nomenclatorul organizației.

Scena finală și cea mai importantă este arhivarea exactă a valorilor mobiliare.

Transferul și primirea documentelor din arhivă pentru depozitare sunt înregistrate în mai multe exemplare ale inventarului. Iar după aceea este posibilă specificarea persoanei responsabile și stabilirea datei de transfer a cazurilor în arhivă.

Și aceasta este doar pe scurt. Și câte dificultăți neprevăzute pot perturba ordinea transferului documentelor în arhivă pentru păstrare.

După cum vedem, pregătirea valorilor mobiliare pentru arhivare este o afacere de lungă durată și cu forță de muncă intensivă, care necesită respectarea perfectă a normelor.

Etapele pregătirii documentelor sunt un proces unic și dureros.

Iar procedura de transferare a documentelor în arhivă pentru stocare este o regulă din care este imposibil să se "părăsească deoparte". Și chiar mai mult - ignorați sau amânați "pentru mai târziu".

Orice cec va dezvălui rapid cea mai mică mizerie din arhiva companiei, care amenință antreprenorul cu probleme grave.

În plus, în pregătirea transferului documentelor în arhivă pentru depozitare, se fac foarte des grave erori metodice și practice.


Generare de pagini în: 0.008 sec.







Articole similare

Trimiteți-le prietenilor: