În acest articol, analizăm în detaliu întrebări precum:
- stocarea actuală și arhivă a documentelor;
- organizarea stocării actuale a documentelor;
- probleme legate de stocarea actuală a documentelor;
- nomenclatorul cazurilor în stocarea actuală a documentelor.
Stocarea documentelor curente și de arhivă
cazuri de stocare curente implică stocarea de documente de afaceri pe care nu au fost încă adoptate decizii sau sunt în curs de aplicare. De exemplu, dacă a emis un ordin de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, și nu este încă completă, comanda va fi păstrat atât timp cât călătorul nu oferă raportul și alte documente. După ce va fi furnizat raportul privind misiunea (cu rapoarte în avans și a documentelor justificative, dacă este cazul), toate documentele depuse într-un singur caz, împreună cu ordinea și trimis la stocarea arhivelor. Firește documente înainte de transferul la arhiva va trebui să verificați pentru a verifica acuratețea designului lor, dar esența generală a procedurii nu se schimbă: imediat ce perioada de executare a documentului, acesta poate fi trimis la arhiva (probabil, depozitarea pe termen scurt a documentelor executate în curs de înregistrare în materie).
Depozitarea curentă și arhivă a documentelor diferă și în ceea ce privește organizarea muncii cu ei. În cazul în care depozitarea arhivă implică numai stocarea pe termen lung (în cazuri rare, valorile mobiliare sunt extrase din arhivă), examinarea valorii și distrugerea ulterioară, atunci stocarea curentă implică modificarea și așteptarea rezolvării. Toate documentele din stocarea curentă sunt transferate treptat în arhivă, dar în direcția opusă nu se mișcă. De asemenea, documentele de stocare curente nu trebuie distruse în niciun caz.
Organizarea stocării actuale a documentelor
Organizarea stocării actuale a documentelor implică:
- stocarea documentelor în procesul de execuție;
- stocarea documentelor executate.
Cu alte cuvinte, sub regimul de depozitare curent înseamnă procesul efectuat pentru utilizarea practică a documentelor la examinarea valorilor și transmitere a documentelor pentru arhivare.
Documentele executate trebuie să fie constituite în cazurile în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. În acest caz, de la momentul stabilirii lor până la transferul în arhivă al organizației ar trebui să fie stocate la locul de formare.
Probleme cu stocarea actuală a documentelor
Referindu-se la stocarea documentelor, trebuie remarcat faptul că organizarea depozitării lor trebuie să asigure siguranța documentelor și cazurilor și confortul utilizării lor. De fapt, ar trebui să aveți grijă și de documente, așa cum ar fi făcut în arhivele organizației. Cu toate acestea, în absența condițiilor de arhivare, asigurarea unei conservări adecvate este una dintre problemele stocării actuale a documentelor.
Problemele stocării actuale a documentelor sunt, de asemenea, legate de securitatea acestora. La urma urmei, nu fiecare angajat (executor) poate avea la locul său de muncă o cutie sigură sau cel puțin închisă. Prin urmare, în practică, se dovedește că oricine poate accesa documentația.
De asemenea, documentele de afaceri care se află pe stocarea curentă sunt foarte ușor de pierdut. De regulă, acest lucru se întâmplă în etapa de executare a documentului, când nu este încă depusă. Pentru a evita astfel de complicații, mulți angajați pre-face o copie într-o versiune electronică. Această măsură de precauție nu numai că asigură documentația, ci vă permite și să accesați rapid conținutul hârtiei de afaceri.
Nomenclatorul de cazuri în stocarea actuală a documentelor
După cum sa menționat deja mai sus, documentele cu performanțe sunt stocate în dosare speciale ale interpretului. Aceste dosare trebuie să conțină inscripțiile: "Urgent", "Pentru execuție" etc. Dosarele sunt stocate în timpul zilei pe biroul artistului, iar după finalizarea lucrării, acestea sunt scoase la sertar sau dulap. Dosarele cu documente nefinalizate sunt stocate astfel încât, în lipsa unui executor, pot fi transferate imediat la executarea unui alt angajat.
Dosarele speciale sunt utilizate pentru a stoca documentele executate. „Lianți“ sunt folosite pentru a stoca documente cu termene scurte, deoarece într-un astfel de dosar de documente aranjate în ordine cronologică inversă: o dată ulterioară, sunt prima (sus) și documentele anterioare - la capăt (de jos).
Pentru documentele de afaceri cu termeni lungi și persistenți de stocare, se recomandă utilizarea folderelor cu un sistem de atașare moale. Aceasta vă permite să coaseți toată documentația în ordinea corectă.
Apoi, trebuie să grupați documentele executate în conformitate cu regulile de înregistrare și formare a cazurilor. Nomenclatorul cazurilor este folosit tipic sau exemplar, iar nomenclatorul individual dezvoltat de organizație trebuie aplicat. Este de remarcat faptul că pentru crearea unei nomenclaturi individuale, modelul sau modelul este folosit ca bază.
Trebuie remarcat faptul că afacerile nedocumentate și neterminate nu pot fi depuse în arhivă. În caz contrar, arhivarul îi va returna în divizia corespunzătoare a organizației.
Fișiere atașate
- Nomenclatorul cazurilor (fragment) .doc
- Nomenclatorul afacerilor divizării structurale a organizației (formă) .xls
- Nomenclatorul afacerilor organizației (fragment) .xls
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: