Unele cheltuieli care angajații sunt într-o călătorie de afaceri (viza de plată, de asigurare pentru călătorii în străinătate și mai mult) pot fi luate drept cheltuieli ale întreprinderii, în conformitate cu Codul Fiscal al Federației Ruse, numai în cazul în care sunt specificate în actul normativ local, intern. În caz contrar, aceste sume sunt rambursate din profitul net al companiei, astfel încât regulamentul în scris în mod corespunzător privind călătoriile de afaceri poate afecta rezultatul financiar al activităților sale.
Regulile de călătorie nu trebuie să fie în fiecare companie, în ciuda faptului că aproape peste tot angajații sunt trimiși în călătorii oficiale. Împreună cu faptul că acest document este necesar pentru înțelegerea angajaților procedurii de compensare a cheltuielilor de numerar, este încă necesar să se organizeze contabilitatea de contabilitate pentru raportarea cheltuielilor și salarizare.
Regulile de călătorie
Sarcina de a dezvolta regulamentul de călătorie (precum și alte reglementări locale) în majoritatea cazurilor este pusă în fața personalului departamentului de personal, deși rareori sunt responsabile pentru circulația documentelor în călătoriile oficiale. Prin urmare, "proprietarul" acestui proces este mai bine să numească un departament administrativ specializat sau de contabilitate.
Momente speciale în dezvoltarea regulamentului de călătorie
La elaborarea regulamentelor, trebuie remarcat două aspecte importante care au legătură directă cu pachetul de compensare al angajaților și gestionarea loialității:
1. Plata. Uneori, mărimea câștigurilor pentru o zi pe o călătorie de afaceri diferă de cea obișnuită în mai mult sau mai puțin. Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive (găsirea unui angajat în ultimele 12 luni pe o listă bolnavă, creșterea salariului etc.). În cazul în care venitul mediu al călătoriei va fi mai mică decât în zilele normale de lucru, poate fi o surpriză neplăcută pentru expert și nu doresc să adăugați călătorii de afaceri în continuare.
2. Compensarea cheltuielilor (pentru cazare, călătorii, pe zi, comunicare mobilă etc.). Pentru angajații care sunt în natura lungă a lucrărilor este efectuată departe de casă este foarte importantă călătorie din partea consumatorilor. Deci, uneori crește clasa de vehicul ( „CB“ pe tren, clasa business pe un avion) sau nivelul de hotel, camere, sau mărimea plăților zilnice pot fi un factor care va reduce disconfortul mediului nefamiliare și se va concentra pe deplin pe linia de datorie.
Luați în considerare principalele aspecte ale regulamentelor privind călătoriile de afaceri, inclusiv cele legate de soluționarea reciprocă a angajaților. Acest lucru va ajuta la pregătirea acestui document.
Secțiunea 1. Dispoziții generale
Această secțiune - o introducere, acesta conține, în general, noțiunile de bază care recunoaște o călătorie de afaceri, care pot fi trimise, cei responsabili pentru a decide cu privire la direcția unui angajat, dacă prezentul document de călătorie prin teritoriul Federației Ruse și / sau în străinătate. Aici puteți indica faptul că călătoriile de afaceri nu recunosc călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate obișnuită se desfășoară pe drum sau călătorind, în cazul în care condițiile de muncă relevante sunt fixate în fișele de post sau în contractele de muncă încheiate cu aceștia.
Secțiunea 2. Durata călătoriilor de afaceri
În această parte se determină durata călătoriei, inclusiv:
- durata minimă (de obicei o zi) și maximă (de obicei setată de manager);
- procedura de prelungire a duratei călătoriei (care decide ce documente trebuie emise, plata cheltuielilor legate de prelungire);
- procedura de rambursare anticipată (similară procedurii de extindere);
- stabilirea datelor de plecare și de sosire;
- determinarea timpului petrecut în tranzit;
- necesitatea apariției unui angajat pentru a lucra în ziua plecării și / sau sosirii.
Secțiunea 3. Fluxul de lucru în direcția angajaților în călătorii de afaceri
Aceasta este una din secțiunile principale, indică:
- responsabil pentru tendințele documentarea, coordonarea instruirii personalului în misiune (care face în mod specific un ordin, scrie un loc de muncă de serviciu, execută certificat de, jurnalele oamenii care ciocănit la o călătorie de afaceri, etc). Trebuie remarcat faptul că tendința în călătoria oficială în afara teritoriului Federației Ruse a făcut fără să emită certificatele corespunzătoare, cu excepția cazurilor de detașare în țările CSI, care au semnat acorduri interguvernamentale - pe baza acestora în documente pentru autoritățile de frontieră de intrare și de ieșire nu au făcut o notă privind trecerea frontierei (regimul fără vize). În astfel de cazuri, atunci când se trimit angajați în aceste state, se poate elibera angajatului un document de călătorie (formularul uniform T-10), care confirmă perioada de ședere în țară;
- termenul de transfer al plăților în avans angajatului;
- Termenul limită de depunere a angajatului se întoarce dintr-o călătorie toate documentele (completate raport de cheltuieli, certificat de călătorie, toate suportarea costurilor documentelor primare, numerotate în ordinea intrării în rapoarte de cheltuieli, de locuri de muncă de birou, și să raporteze cu privire la executat pe munca de misiune, pentru călătoriile internaționale trebuie să atașeze o copie a pașaportului ștampilat la trecerea frontierei Federației Ruse și a țărilor străine, unde a fost trimis specialistul);
- responsabil pentru traducerea documentelor primare în limbi străine (în cazul unei călătorii de afaceri în străinătate toate documentele anexate la raportul de avans trebuie traduse în limba rusă);
- responsabil pentru executarea corectă a documentelor și aprobarea raportului în avans;
- perioada de întoarcere a soldului avansului neutilizat sau rambursarea fondurilor bănești angajatului în caz de supra-cheltuieli.
Secțiunea 4. Garanții în direcția unei călătorii de afaceri și plata unui angajat detașat
Problema principală legată de călătoriile de afaceri este plata. În conformitate cu art. 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când un specialist este trimis în timpul unei călătorii de afaceri, acesta este garantat să-și păstreze locul de muncă (poziția) și câștigurile medii. Dar acesta din urmă uneori se dovedește a fi mai mic decât ceea ce ar fi fost o plată în funcție de zile dacă angajatul nu ar fi fost în călătorie de afaceri. Unele companii în acest caz decid să plătească suplimentar și consideră acest lucru ca fiind un element al pachetului de compensare. La pregătirea prezentului regulament, este necesar să se decidă dacă diferența va fi rambursată salariului integral, sau plata va fi efectuată conform art. 167. Dacă organizația reală va plăti diferența, dar nu specifică în Regulamentul cu privire la călătorii de afaceri (sau în regulamentele cu privire la salarii, sau alte acte normative locale), autoritățile fiscale pot constata că aceste costuri nu pot fi incluse în costurile întreprinderii, și ar trebui să fie plătite din profitul net.
În această secțiune, trebuie să specificați modul de determinare a modului de lucru și de odihnă într-o călătorie de afaceri.
Secțiunea 5. Compensarea cheltuielilor de călătorie
Rambursarea cheltuielilor de călătorie este unul dintre punctele-cheie din documentul în cauză, precum și plata muncii. În primul rând, este necesar să se stabilească lista și suma cheltuielilor pe care societatea le compensează pentru că salariatul este trimis într-o călătorie de afaceri. Ar trebui să se precizeze ce cheltuieli și în ce sumă pot fi rambursate strict în prezentarea documentelor primare și care - în absența lor. Această problemă ar trebui discutată cu serviciul financiar al întreprinderii.
Pentru a începe, este necesar să definiți lista cheltuielilor. Este important să specificați în ea chiar și astfel de sume (care par a fi fie neimportante sau luate ca atare), cum ar fi plata pentru așternut sau asigurarea obligatorie. Dacă acestea nu sunt incluse în regulamente, acest lucru poate face mai dificilă reflectarea acestora în contabilitatea fiscală. Lista standard este după cum urmează:
După stabilirea listei, trebuie să decideți cu privire la valoarea compensației posibile. Pentru a face acest lucru, aplicați una din următoarele abordări:
- să compenseze toate costurile salariaților în aceeași sumă (de exemplu, doar camere single într-un hotel, etc.);
- rambursează sume diferite - în funcție de poziția / gradul etc. (de exemplu, managerii care călătoresc pe calea ferată pot ordona "SV", angajați obișnuiți - locuri în compartiment, etc.);
- de compensare, în funcție de distanța de deplasare (de exemplu, durata de zbor de până la cinci ore - clasa economic, mai mult de cinci ore - clasa business în cazul în care distanța nu depășește o anumită valoare, apoi de călătorie la locul de afaceri feroviar utilizate, de mai sus - Aviație );
- Pentru a compensa cheltuielile în funcție de timpul unei constatări în călătoria de afaceri;
- Aplicați o abordare combinată care ia în considerare poziția / gradul și distanța (sau orice alt criteriu).
Pentru a determina dimensiunea nevoii de zi cu zi să-și amintească faptul că rata de zi cu zi a fiecărei instituții stabilește propria sa, dar cu zi, mai mult de 700 de ruble pentru ruble rusești și 2500 în străinătate, angajatul trebuie să fie reținut impozitul pe venitul personal.
Un punct important: costul produselor alimentare nu pot fi recunoscute drept cheltuieli de deplasare, iar în cazul în care societatea le compensează, acesta va fi recunoscut ca venit al angajatului, iar această sumă ar trebui să fie deduse impozitul pe venitul personal. Unele organizații decid să despăgubească angajații pentru această reținere la sursă sau să majoreze indemnizația zilnică.
Împreună cu secțiunile de mai sus, în poziția capului poate fi pornit „Drepturile, îndatoririle și responsabilitățile unui lucrător detașat“ și „Dispoziții finale“, care, în plus față de angajații drepturilor prevăzute de Codul muncii și obligațiile stabilite de companie, specificați următoarele:
"Pentru angajat în modul stabilit de art. 192, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, se poate impune sancțiunea disciplinară:
- pentru livrarea cu întârziere sau pentru procesarea documentelor;
- pentru absența în documentul de călătorie a mărcilor (semnăturilor și sigiliilor) ale organizației (organizațiilor) în care a fost trimis angajatul.
Pentru toate celelalte aspecte care nu sunt reglementate de prezentul regulament, se aplică legislația actuală a Federației Ruse. "
Înregistrarea regulamentelor de călătorie
După ce regulamentele au fost pregătite și convenite, aceasta trebuie pusă în aplicare prin ordin al unui angajat autorizat. Cu acest document puteți fie să familiarizați întregul personal, fie să faceți o cerere cu o listă de posturi pentru care este necesară familiarizarea. Este, de asemenea, posibil să se atașeze eșantioane de formulare standard de documentație primară pentru înregistrarea angajaților în călătoriile oficiale și pentru înregistrarea cheltuielilor de călătorie, cum ar fi:
- comandă (ordonare) privind direcția angajatului într-o călătorie de afaceri (formularul nr. T-9);
- Certificat de călătorie (Formularul nr. T-10);
- atribuirea serviciului (formularul nr. T-10a);
- raport în avans (formularul AO-1);
- Registrul angajaților care se pensionează într-o călătorie de afaceri.
Citiți această lună
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: