Documentele instituției se formează în cazurile care fac obiectul înregistrării la stabilirea lor și la sfârșitul anului. Afacerile de depozitare permanentă și pe termen lung sunt supuse unei înregistrări complete, care prevede: legarea în coperta cartonului dur; numerotarea foilor în cazul respectiv; compilarea (dacă este necesar) a unui inventar intern al documentelor; compilarea inscripției finale; cazul de etanșare cu un sigiliu și luarea acestuia la inventar; proiectarea copertei cazului.
Documentele de depozitare temporară formate în cazuri sunt emise într-o formă simplificată: acestea nu sunt depuse, foile nu sunt numerotate, nu se efectuează clarificarea elementelor desenului de acoperire.
Când este depusă o cauză care trebuie să fie stocată în departamentul de arhivă la începutul cazului, foaia cazului este atașată la descrierea internă a documentelor, care nu este completă în unitatea de arhivare. Contabilizarea utilizării cazului în stadiul de evidență se realizează în conformitate cu procedura stabilită.
Documente individuale care au o mare valoare istorică, precum și documente personale, fotografii și altele similare sunt puse în plicuri, care sunt apoi depuse.
Toți sunt implicați în cazul în care documentele sunt numerotate cu un simplu creion sau numărător de grafit în marginea dreaptă superioară a foii, fără a atinge textul. Este interzis să numerotezi utilizarea de cerneală, pastă sau creioane colorate.
Toate documentele, indiferent de gradul de păstrare a secretului, termenul de valabilitate, sunt înscrise în inventarul intern al documentelor, care este înregistrat la începutul fișierului (volum).
Descrierea internă (în coloana "Notă") se referă la retragerea documentelor din dosar (volum) cu referire la actul relevant.
La sfârșitul procesului-verbal al cazului, angajatul care întocmește dosarul, indicând poziția sa și data întocmirii, face o înregistrare finală, constată numărul documentelor introduse în dosar, câte foi sunt; numărul de coli din inventarul intern este indicat separat. Fișele din inventarul intern au o numerotare proprie.
La finalul cazului (volum) lucrătorul, care a atras problema, cu indicarea funcției lor și data desenului face ca semnarea de asigurare, ceea ce indică suma în cifre și cuvinte în (volume) foi. Numărul specificat separat de foi de inventar intern, prezența foii folosind caz, prezența plicurilor cu atașamente, în special starea de numerotare a documentelor și altele asemenea.
Cazurile, fie că sunt cusute manual sau legate prin tipografie, sunt sigilate.
Finalizate prin producerea volumului de cazuri sunt puse pe inventarul înregistrărilor din jurnalul de bord al revistelor, fișierelor de carduri și a cazurilor finite.
Acoperirea depozitării permanente și pe termen lung se efectuează în conformitate cu formularul stabilit (a se vedea anexa 6.6).
Acoperirea cazurilor de stocare permanentă se face în cerneală neagră sau cerneală neagră; depozitare temporară - cu cerneală albastră sau cu etichete de hârtie lipite pe capac.
Pe coperta din producția totală a cazului indică o completă și recunoscută oficial de denumirea prescurtată a corpului unității structurale, care a deschis și a finalizat caz, secretul, numărul cazului dіlovodny, numărul de volum, titlu, date, numărul de pagini, termenul de valabilitate a cazului, lista cu numărul de articol și , dacă este necesar, alte informații.
Pe capacul casetei, care trebuie să fie stocat în arhivă, există un loc pentru un cifru de arhivă care conține numărul fondului, numărul inventarului și numărul cazului.
Titlul general al cazului de producție, transferat pe copertă din nomenclatură, este specificat la sfârșitul acestui an. În cazurile cu ordine, procese-verbale ale ședințelor colegiilor și întâlnirilor, numerele lor extreme sunt incluse. Dacă este necesar, este inclus un rezumat în documentele individuale care sunt importante.
Dupa sfarsitul anului de birou in inscriptia pe copertile cazurilor de depozitare permanenta si pe termen lung se fac clarificari necesare, se verifica corespondenta dintre rubricile cazurilor de pe coperta si continutul documentelor depuse. Dacă este necesar, se adaugă informații suplimentare în titlul dosarului (sunt indicate numerele de ordine, protocoale, tipuri și forme de raportare etc.).
Data pe copertă trebuie să corespundă cu anul instituției și cu sfârșitul cazului; în dosarul care conține documentele anilor, care au precedat formațiunile fatete ale cazului, se face o înregistrare în data de: (există documente pe ani).
Pe copertele cazurilor constând din mai multe volume (părți), datele de expirare ale documentelor fiecărui volum (parte). Denumirea datei conține data, luna și anul. Numărul și anul sunt scrise cu cifre arabe, numele lunii este un cuvânt.
Numărul de copertă indică numărul cazului din inventar și (în acord cu arhiva departamentului, numărul inventarului și fondul.
Dacă modificați numele organizației (unităților sale structurale) în cursul perioadei acoperite de documentele cauzei, sau să trimită cauza unei alte instituții (subdiviziune structurală), pe coperta unui nou nume adaugă
Documente de stocare permanentă și temporară (10 s) sunt depuse sau întrețesute în capacul documentelor de carton solide de depozitare temporară (până la 10 ani) au permis hemming în capacul moale.
Documentele din dosar sunt depuse cu un fir puternic în trei sau patru puncte sau se împletesc într-un mod tipografic. Când coaseți fișierele din documente, scoateți clemele de hârtie.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: