Coperta casetei se face după depunerea și numerotarea foilor. Cerințele pentru proiectarea capacului sunt fixe GOST 17914 - 72.1
Pentru producția de coperți se folosește numai cartonul. Capacul din spate trebuie să fie flexibil, cu o lățime de 40 mm. 2 După ce documentele sunt capsate și foile numerotate, se face capacul casetei.
La pornirea cazului, o serie de informații privind nomenclatorul cazurilor sunt deja publicate pe coperta sa:
"denumirea completă a organizației, cu indicarea jurisdicției acesteia (caz nominativ);
"denumirea unității structurale;
"Indicele dosarului cazului, alcătuit din indicele unității structurale și numărul cazului pentru nomenclatură;
"titlul cauzei;
"termenul de valabilitate al cazului.
Atunci când se pregătește un caz pentru stocare sau transfer într-o arhivă departamentală, aceste date sunt rafinate și completate. Se adaugă următoarele:
date de afaceri (volume, părți);
"numărul volumului (parte), dacă cazul are mai multe volume (părți);
"numărul de coli din fișier;
"codul cazului de arhivă (numărul fondului, inventarele și cazurile din inventar).
Pe coperta cazurilor supuse depozitării permanente, există un loc pentru numele arhivei de stat la care vor fi transferate, codurile arhivei de stat și organizația.
În cazul în care pe parcursul anului au existat schimbări, sau de afaceri este transferat într-o altă unitate structurală în proiectarea pentru depozitare pe coperta noului nume este anexată la numele instituției sau unității structurale, iar cel vechi este între paranteze.
Pe coperta cazului, trebuie indicată data cauzei, adică. anul înființării și diviziunii de absolvire în munca de birou. Data cazului nu este indicată pe coperta cazurilor care conțin planurile și rapoartele anuale, tk. data lor este reflectată în antetele cazurilor. Când desemnați data documentului, specificați mai întâi numărul, luna și anul. Numărul și anul sunt indicate de cifre arabe, numele lunii sunt scrise cu cuvinte.
Pe coperta cazului este necesară pentru a specifica numărul de foi în acest caz, care este dat pe baza de înscriere de asigurare a cazului și termenul de valabilitate a cazului (cazul este transferat la capacul nomenclaturii corespunzătoare pentru afaceri Organizației).
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: