Activitatea secretarului-referent al unei firme ruse moderne are propriile sale specificități [1, 10]:
- o mare varietate de sarcini, cu diferențe semnificative în ceea ce privește complexitatea, importanța etc.
- o zi de lucru foarte ocupată;
- necesitatea de a efectua mai multe lucrări în paralel;
- permanente ore suplimentare, sarcini neplanificate, necesitatea întârzierii muncii urgente după încheierea zilei de lucru;
Organizarea clară a locului de muncă vă va permite să găsiți documentul potrivit fără nici un timp suplimentar, să aduceți orice ajutor, să efectuați orice operațiune cu documentele și să aveți mult mai mult timp pentru această zi. Prin urmare, pentru utilizarea rațională a timpului de lucru, este foarte important să se planifice activitățile secretarului.
Planul zilei de lucru a secretarului (pe exemplul OS).
830 - să vină la lucru
900 de întâlniri operaționale cu directorul (primind o sarcină pentru zi)
1000- lucrul cu documente (pregătirea scrisorilor, documentele actuale)
1400 - lucrul cu capul (semnătura documentelor, pregătirea documentelor etc.)
1600 - verificarea punerii în aplicare a planului de lucru pentru ziua curentă, efectuarea de ajustări, elaborarea unui plan de lucru pentru a doua zi, pregătirea unui plan de acțiune pentru manager
1730 - finalizarea lucrărilor, oprirea echipamentului de birou, verificarea ferestrelor, curățarea documentelor în locurile lor.
Desigur, o astfel de planificare este exemplară, deoarece fiecare zi își poate face propriile ajustări, dar astăzi secretarul aderă la folosirea rațională a timpului său de lucru.
Lucrați cu vizitatorii la recepție
Primirea vizitatorilor este una dintre cele mai importante funcții ale secretarului. Prima impresie despre firmă (instituție) este formată tocmai de la nivelul organizației de primire. Secretarul companiei (o mică instituție) este responsabil de organizarea recepției tuturor celor care se adresează. Secretarul de conducere organizează recepția vizitatorilor prin conducere.
Secretarul ar trebui să fie capabil să întâlnească vizitatori, să fie politicos și prietenos pentru a asigura eficacitatea întâlnirii sau pentru a netezi situații dificile. Din prietenia lui, claritatea și completitudinea răspunsurilor la întrebări, se formează prima idee despre firmă ca un întreg.
1 personal din organizația dvs.;
2 angajați ai altor organizații: prin acordul prealabil; a venit brusc.
3 vizitatori la întrebările politicoase.
În toate cazurile, secretarul, în primul rând, salută primirea cu un salut prietenos.
Din moment ce secretarul ajută liderul în implementarea planului pentru ziua sa de lucru, el are adesea dreptul de a determina cu cine să se întâlnească liderul și care poate fi trimis la alți oficiali, ceea ce contează necesită o decizie urgentă, prioritară și atenție a capului.
Organizând recepția la cap, secretarul ar trebui să cunoască și să treacă persoane libere care au acces la el în orice moment.
Pentru a primi restul organizațiilor de personal cu privire la problemele actuale, este de dorit să fi setat ore și zile, care este baza zilei șefului de planificare rațională, K a venit la personalul de la recepție trebuie să fie manipulate cu numele și patronimicul, pentru care secretarul trebuie să se afle numele de familie (cu numele și patronimicul) Lista (carnetul de referință) al tuturor angajaților organizației.
Când primiți lucrători din alte organizații după salut, este necesar să aflați și să notați [9]:
♦ nume, prenume, patronimic;
♦ organizația pe care o reprezintă și poziția sa;
♦ în ce problemă;
♦ dacă programul a fost programat.
Astăzi adesea vizitatorul este prezentat secretarului, oferindu-i cartea de vizită, care conține datele necesare despre el. Vizitatorul ar trebui să fie invitat să se așeze și să aștepte până când sosirea lui va fi raportată.
După ce a stabilit întrebarea, care este scopul vizitei, secretarul poate îndruma imediat vizitatorul către un angajat specific implicat în această problemă.
În cazul în care vizitatorul este acceptat de către manager, el este raportat, transmițând o carte de vizită sau o înregistrare cu datele despre el. Uneori secretarul selectează și transmite la cap documentele necesare conversației.
În caz de întârziere în primirea vizitatorului, ei oferă să-l aștepte, să vadă ziare, reviste, prospecte. În cazul în care timpul de recepție a fost setat și managerul este ocupat, secretarul ar trebui să-și ceară scuze într-un mod politicos, să explice motivul întârzierii, să indice timpul în care recepția este amânată sau convenită în altă zi a vizitei.
La discreția sa, secretarul poate oferi ceai sau cafea vizitatorului în așteptare.
În cazul în care amânarea admiterii din cauza unor circumstanțe neprevăzute (cap de boală, excursie, apel de urgență, etc.) este cunoscut în prealabil, este necesar să contactați cu vizitatorul, să-l pună în faima și sunt de acord cu privire la timpul pentru o programare reprogramat.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: