De obicei, lucrarea primului manager cu documente este construită de un asistent personal. Este de la el (și, deseori, de la ea) că atunci când scrisorile de intrare și de ieșire ajung la regizor și vor primi documente de ieșire și interne semnate de director.
O regulă care se aplică întotdeauna și peste tot: cultura de a trata documentele într-o organizație depinde de modul în care primul lider le tratează. Dacă el crede că trebuie să fie numite și nu scrise probleme importante, atunci asistentul ar trebui să colaboreze pentru a depăși obstacolele grave în construirea sistemului de lucru în birouri. Principalul obstacol va fi directorul însuși, care sincer nu înțelege de ce ar trebui să ia în considerare și să semneze zilnic un întreg munte de hârtii. De obicei, aceasta este vina liderilor "techie". Metoda de "luptă" este una aici - informează gradual și metodic șeful că lucrul cu documentele nu este mai puțin important decât activitatea de producție. Mai devreme sau mai târziu, directorul „reformă“, sau cel puțin a pus cu această taxă obositoare, în cazuri extreme - da autoritatea de a revizui și semna alți manageri de top.
Colectarea și depunerea documentelor spre examinare
Cel puțin o dată pe zi, directorul de pe masă trebuie să introducă dosarul "Pentru semnare".
Colectarea documentelor pentru examinare și semnătura directorului ar trebui să aibă loc cu asistență minimă din partea asistentului. Cel mai bine este să folosiți o tavă de hârtie obișnuită, care va fi la secretarul recepției generale sau al biroului (dacă există unul). Din când în când, asistentul ia personal acumulat în tavă sau primește documente de la unul dintre colegii săi. Principalul lucru este că chiar absența unui asistent manager nu afectează transferul de documente pentru semnarea de către angajați.
Cu o cantitate mică de documente, acestea pot fi depuse pentru examinare o dată pe zi, în a doua jumătate, pentru o oră și jumătate până la două ore înainte de sfârșitul zilei de lucru. Totul acumulat pentru ziua în tavă "pentru semnare", asistentul scanează cu atenție și se separă unul de celălalt:
- documente primite;
- documente de gestionare a evidenței personalului;
- documentele interne și documentele de ieșire.
În funcție de activitățile companiei, această listă poate fi completată cu documentație specifică: proiecte, scheme etc.
Documentele de evidență a personalului sunt separate, diferite de sistemul administrativ al documentației. Este imposibil să salvați astfel de documente și este mai bine să o semnați în ziua creației, mai ales că ei întocmesc deseori plăți în numerar cu angajații. Viața este viața și dacă mâine capul merge la concediul medical, atunci documentele rămase de pe personal pot crea probleme inutile pentru companie.
În cazul în care documentele prezentate conducătorului ar trebui luate în considerare pentru examinare și semnare? Dacă da, cum?
Este mai bine să se ia în considerare. Din păcate, asistentul nu are întotdeauna timp pentru asta, dar statisticile sunt inexorabile: cu cât mai multe documente intră în sala de așteptare, cu atât este mai mare probabilitatea ca mai devreme sau mai târziu unul dintre ele să se piardă. În conformitate cu legea răutății, acest lucru va fi în mod necesar ceva foarte important și dificil de restabilit.
De asemenea, puteți lua în considerare documentele transmise directorului pentru semnare, manual. Nu se dezvolta în mod necesar pentru această formă tabelară specială, cu atât mai mult alcătuiesc un sistem separat de numerotare (acesta din urmă nu este numai lipsită de sens, dar, de asemenea, dăunătoare) - notebook-uri destul de gros și un pix. Secretarul carte scrie pe scurt documentul de identitate (proiect), iar atunci când directorul returnează un teanc de hârtii - marchează fiecare dintre ele căpușe și indică căruia i se transferă acest document sau proiect.
Dacă documentul a sosit după ce directorul a primit dosarul "Pentru a semna", va aștepta a doua zi. Această poziție, asistentul va trebui să apere cu tărie, să-și obișnuiască colegii cu disciplina. Artiștii ar trebui să știe: dacă documentul trebuie să ajungă astăzi la regizor, atunci duceți-l la recepție, care are nevoie de până la 16 ore și nu un minut mai târziu. Acesta nu este capriciul unui asistent, ci ordinea zilei de lucru a primei persoane a organizației. Managerul nu poate fi distras de fiecare document, în mod normal le dă timp o dată pe zi.
Examinarea documentelor
Asistentul trebuie să cunoască poziția directorului în diferite aspecte ale activităților organizației. Acesta este unul dintre marcatorii profesionalismului său, la urma urmei, un asistent competent poate prezice opinia șefului său cu privire la orice problemă de producție. Fundamentul acestor cunoștințe este o examinare comună a documentelor, în timpul căreia asistentul:
- primește informații despre toate problemele și sarcinile actuale ale organizației;
- dacă este necesar, în timp real primește de la șeful misiunii ce trebuie să facă în legătură cu această sau cu această întrebare;
- poate apela sau conecta imediat directorul cu cineva de la lucrători, ceea ce accelerează foarte mult soluția sarcinilor curente;
- are timp să marcheze documentele examinate de director în carnetul sau notebook-ul său și astfel garantează că nu vor fi pierdute.
Transferul documentelor către artiștii interpreți sau executanți
Dacă este posibil, asistentul ar trebui să delege sarcinile, înregistrarea și transferul documentelor executorilor grefierilor sau altor secretari. În caz contrar, asistent de rutină zi de lucru a produs o prejudecată semnificativă în favoarea DOW, iar această activitate (oricât de important ar fi) -lish o parte din programul său.
Documentele examinate de lider pot fi împărțite în două părți:
1) cele pentru care este necesară atribuirea unor sarcini artiștilor interpreți sau executanți (eventual, pentru preluarea controlului);
Probabil, multe dintre documentele din al doilea grup vor trebui înregistrate în prealabil.
Prioritate în prelucrare - pentru documente care vor fi puse sub control și trimise artiștilor ca sarcini. Documentele celuilalt grup pot fi tratate atunci când reușesc să găsească câteva ore pentru ele sau la cererea artistului care a apărut în spatele documentului trimis directorului. Pentru documentele care sunt gata și pot fi transferate artiștilor interpreți sau executanți, se recomandă crearea unor tăvi speciale sau a unui dulap (raft) cu secțiuni. Fiecare secțiune va corespunde unei unități structurale specifice, ale cărei angajați înșiși vin și își iau documentele. Astfel de dulapuri se află, de obicei, în birou sau într-un spațiu special ales și împrejmuit, unde accesul la exterior este restrâns. La recepția primei persoane a organizației, desigur, ele nu aparțin.
Este urgent, cum pare?
Interacțiunea cu biroul
În cazul în care asistentul nu este singurul războinic în domeniile de birou, iar compania are Office sau angajatul care este responsabil pentru primirea documentelor, este important să se determine ordinea de interacțiune cu acestea, în unele situații, în special:
- la primirea unei scrisori cu termenul limită care expiră azi sau mâine;
- când ajunge un document urgent, când directorul a primit deja dosarul "Pentru semnare";
- pe termen scurt sau pe termen lung a unui asistent.
Dacă există mai mulți lideri ...
O practică obișnuită în întreprinderile ruse: mai mulți manageri de top au doar un asistent, care trebuie să susțină suportul de documentare al fiecăruia [1]. Mai sus, am descris un scenariu exemplar pentru comportamentul directorului general asistent. Dacă asistentul este unul, dar există mai mulți directori, atunci trebuie să acționați diferit.
Îi sugerăm asistentului să-și amintească vechiul, într-o oarecare măsură hamovaty, dar principiu eficient: "Sunteți mulți, dar eu sunt singur". Numai o distribuție competentă a forțelor sale este capabilă să asigure performanța tuturor funcțiilor și activitatea normală a recepției.
În această situație, asistentul este sfătuit să se adreseze fiecăruia dintre directorii de încredere și să specifice forma dorită de lucru cu el. Fiecare dintre proprii manageri de stil de management: unul folosit pentru a începe fiecare dimineață cu îndeplinirea cerințelor operaționale, cu o oră înainte de a considera documentele primite pentru a putea pune toate întrebările imediat subordonat reuniunii de planificare. A doua trăiește în probleme de timp etern, iar el nu are o oră întreagă pe luarea în considerare a documentelor, dar el poate semna câteva documente în timpul zilei ... Toate aceste caracteristici și cerințe pentru a colecta și să ia în considerare, după ce face într-o singură program de transmitere pentru semnarea documentelor. Program poate fi agățată pe perete în sala de așteptare sau la birou - (. Vezi exemplu) în cazul în care există tăvi sau cutii pentru colectarea de documente directori de primire.
Toate celelalte principii de lucru cu documentele tandemului "director-asistent" rămân aceleași, iar numărul de directori pe secretar nu joacă un rol special. Asistentul trebuie, cel puțin, să participe la colectarea documentelor pentru examinare / semnare și distribuirea cazurilor examinate și, în măsura posibilului, în procesul propriu-zis. Din nefericire, atunci când lucrează cu mai mulți manageri, asistentul nu va putea să fie prezent la examinarea documentelor de către fiecare dintre ei - nu se poate împărți în două. Dar dacă există o oportunitate, atunci trebuie să participați, cel puțin în ordine - pentru a fi conștienți de ceea ce se întâmplă și pentru a ajuta la rezolvarea rapidă a problemelor.
Dacă managerul asistent a lucrat inițial cu CEO-ul, iar apoi a luat celălalt „de sus“, spun ei, la sarcină, atunci prioritățile și nu spun nimic: CEO prima misiune, și numai atunci, ca un reziduu, - adjuncții săi sau directori pe direcții. Întârzierile și lipsa timpului asistentului pentru toți regizorii sunt inevitabile aici, deci aceasta nu este cea mai eficientă modalitate de a organiza recepția.
Acrobații - introducerea regulilor de lucru cu documentele fiecărui director în regulamentul organizației, ca opțiune - în instrucțiunile de păstrare a evidenței, de exemplu:
7. Primirea, prelucrarea, înregistrarea și luarea în considerare a corespondenței primite
[...] 7.18. Documentele înregistrate de SDOU vor fi prezentate spre examinare Directorului General al Companiei sau directorilor în domeniile activităților Companiei (denumite în continuare "Ghidul").
7.19. Depunerea documentelor spre examinare de către conducere se efectuează zilnic:
- directorului general - zilnic, nu mai târziu de ora 16:00;
- Director general adjunct pentru afaceri juridice - zilnic, nu mai târziu de ora 16:00;
- Director general adjunct pentru securitate - cotidian (documente interne - nu mai târziu de ora 10:00, intrate - nu mai târziu de ora 17:00);
- Director de vânzări de produse finite - zilnic, în timpul zilei;
- CFO - zilnic, nu mai târziu de ora 17:00;
- Contabil șef - zilnic, nu mai târziu de ora 9:00;
- Director de producție - în fiecare zi, de două ori: nu mai târziu de ora 12:00 și nu mai târziu de ora 17:00.
7.20. Documentele care necesită o examinare imediată pot fi trimise la Ghiduri imediat după ce au fost trimise la recepție.
Să oferim o diagramă pentru procesul de transfer al documentelor în cap. În organizarea condiționată în care are loc acest proces, pe lângă asistent, funcționează funcționarul. În lipsa unui grefier, asistentul își îndeplinește funcțiile.
Articole similare
-
Sute fum organizarea și desfășurarea de lucrări de construire de laborator
-
Responsabilitatea socio-economică a organizației în funcție de management, lucrare de teză
Trimiteți-le prietenilor: