Rețineți că atunci când ne întrebăm cum să implementăm un sistem de gestionare a proiectelor într-o organizație, clientul implică adesea întrebarea despre modul de evitare a eșecului la implementarea sistemului.
Această întrebare este destul de naturală, când vine de la angajații unei organizații în care astfel de sisteme nu au fost folosite niciodată înainte. În plus, printre noii veniți este posibilă identificarea managerilor care au deja experiență în planificarea proiectelor folosind formulare de hârtie și doresc să automatizeze aceste proceduri.
Cu toate acestea, odată cu proliferarea sistemelor de gestionare a proiectelor în Rusia, am fost din ce în ce se confruntă cu o situație în care această problemă suntem abordați de companii sunt deja încearcă să pună în aplicare un sistem de gestionare a proiectelor (de obicei, cu un succes limitat). Uneori, organizațiile care au încercat mai multe pachete diferite de management de proiect încearcă și nu au găsit unul potrivit pentru ei.
Este interesant faptul că întrebările noastre despre motivele eșecului încercărilor de utilizare a unui anumit pachet sunt adesea denumite în mod suspicios ca absența sau implementarea necorespunzătoare a oricărei funcții în sistem. Cu toate acestea, câteva întrebări simple despre criteriile utilizate pentru a selecta pachetul și cererea de a afișa un plan de sarcini pentru implementarea sistemului în organizație relevă și alte motive pentru eșec. Liderii doreau să găsească un program care să se pătrundă și să lucreze în organizația lor.
Practic, în toate cazurile, pur și simplu nu exista un plan pentru inervația sistemului.
Este potrivit să reamintim povestea clasică a unui încălțăminte fără cizme. Cumpărarea unui sistem de planificare și management de proiect, manageri uita că punerea în aplicare a sistemului, ceea ce implică un proces de management al schimbării (uneori semnificative) în organizație, de asemenea, necesită o abordare sistematică, inclusiv planificarea activității complexe și să monitorizeze punerea în aplicare a acestora. Cu alte cuvinte, cel mai bine este să începeți să stăpâniți sistemul de management de proiect în organizație de la elaborarea planului de lucru pentru implementarea sistemului.
Este posibil să se formuleze unele dintre cele mai frecvente greșeli în planificarea implementării sistemelor de gestionare a proiectelor, care sunt motivele pentru care aceste sisteme nu reușesc.
Obiectivele proiectului și rezultatele așteptate nu sunt determinate în avans sau nu sunt pe deplin determinate. Constrângerile severe de timp, nerăbdarea sau inconsecvența gestionării pot să nu permită realizarea pe deplin a obiectivelor proiectului.
Planificarea simultană a tuturor funcțiilor pachetului de management al proiectului. Punerea în aplicare a sistemului de gestionare a proiectelor în deplină pot include utilizarea unui număr de noi tehnologii (cum ar fi instalarea unei rețele globale de informații și de date de baze de date client-server), precum și punerea în aplicare a diferitelor funcții pot afecta performanța diferitelor podrazeleny și specialiști (de exemplu, diferite departamente trebuie să fie implicate în sprijinul informațiilor
fluxuri în implementarea unor tipuri de planificare a muncii temporare, bazate pe resurse și costuri). Toate acestea pot conduce la o complicație semnificativă a proiectului și fac dificilă stabilizarea sistemului în ansamblu.
Planificarea transferului întregii organizații în utilizarea sistemului de management al proiectului. Acest lucru este similar cu încercarea de a conecta simultan toți angajații dintr-o organizație mare la o rețea locală de calculatoare, în loc să treacă succesiv utilizatorii la departamentul de departamente.
Astfel, unele recomandări generale pentru implementarea software-ului pentru managementul de proiect includ următoarele:
- Decideți ceea ce doriți de la introducerea noului sistem. Discutați rezultatele așteptate de la punerea în aplicare a sistemului pentru toți cei interesați, la diferite niveluri de management în organizație (ca și cu utilizatorii direcți ai sistemului și cu utilizatorii / furnizorii de informații în sistemul).
- Plan de implementare consecventă a funcțiilor de planificare și management de la simple la complexe. Se recomandă să începeți cu planificarea și monitorizarea parametrilor de timp, apoi să controlați funcțiile de planificare a resurselor și numai după aceea mergeți la planificarea și controlul costurilor. Este mai bine să se integreze sistemul de management de proiect cu alte sisteme după ce procedurile de utilizare a funcțiilor sale de bază au fost stăpânite.
- Plan de implementare a sistemului pe departamente. Este mai bine să începeți cu un departament mic cu angajați suficient de calificați. Trebuie reamintit faptul că în fiecare organizație există angajați mai interesați să utilizeze noi sisteme de automatizare și mai capabili să le stăpânească. Este mai bine să începi cu ei. După primirea primului grup de utilizatori care au stăpânit sistemul, puteți trece la răspândirea acestei tehnologii în alte departamente din cadrul organizației. Când sistemul începe să funcționeze într-adevăr în cadrul organizației, adversarii utilizării sale vor trebui să se mute și în rândul utilizatorilor. Este important să se asigure că șefii departamentelor sunt conștienți de planurile de implementare a noului sistem și să acționeze în conformitate cu planul.
Desigur, aici sunt doar câteva sfaturi pentru implementarea software-ului pentru managementul de proiect. Nivelul de utilizare a unor astfel de sisteme în diverse organizații poate varia semnificativ.
Complexitatea sarcinilor de punere în aplicare depinde de mărimea organizației, structura de management existente și gradul de automatizare, scara și tipul proiectelor, gradul de implicare în managementul de proiect a organizațiilor externe. Cu toate acestea, chiar și în situații relativ simple, un plan de implementare a sistemului poate juca un rol decisiv în punerea lui în operare reală. Cel mai important rol al abordării proiectului de a stăpâni sistemul este acela că vă permite să implicați potențialii utilizatori ai sistemului într-o singură echipă de proiect și astfel să obțineți sprijinul acestora. Aceasta oferă o șansă pentru succesul implementării sistemului în organizație.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: