Tipul de muncă: Lucrare de testare
Subiect: Influența comunicărilor asupra eficacității managementului organizației
Data plasării: 09/25/12 la 18:13
Influența procesului de comunicare asupra eficacității managementului organizației.
Comunicarea este schimbul de informații pe baza căruia managerul primește informațiile necesare pentru luarea deciziilor eficiente și aduce deciziile luate angajaților organizației. Dacă comunicările sunt prost stabilite, deciziile se pot dovedi a fi eronate, oamenii pot înțelege greșit ce vrea conducerea de la ei sau, în cele din urmă, relațiile interpersonale pot suferi din cauza lor. Eficacitatea comunicărilor este adesea determinată de calitatea deciziilor și de modul în care sunt efectiv implementate [3].
Comunicarea interpersonală eficientă din mai multe motive este foarte importantă pentru succesul în management.
În primul rând, rezolvarea multor sarcini manageriale se bazează pe interacțiunea directă a oamenilor (șeful cu subordonații, subordonați unul pe celălalt) în cadrul diverselor evenimente. Perfecționarea relațiilor interpersonale în procesul schimbului de informații. Crearea de canale de informare pentru schimbul de informații între angajați și grupuri individuale și coordonarea sarcinilor și acțiunilor acestora. Reglementarea și raționalizarea fluxurilor de informații.
În al doilea rând, comunicarea interpersonală este probabil cea mai bună modalitate de a discuta și rezolva problemele de incertitudine și ambiguitate.
Informația este doar o manifestare externă a comunicării, rezultatul acesteia. Informația joacă un rol central în comunicarea omului și acționează ca mijloc de comunicare
Comunicațiile sunt externe și interne.
Comunicările externe reprezintă comunicarea dintre organizație și mediul înconjurător. Factorii mediului extern afectează în mare măsură activitățile organizației. Nevoile de comunicare ale organizației depind de acești factori.
Comunicările interne sunt comunicări în cadrul organizației între diferite niveluri și diviziuni.
Un proces de comunicare este un proces de schimb de informații între două sau mai multe persoane, constând în etape și etape. Scopul său este de a asigura transferul și înțelegerea informațiilor care fac obiectul schimbului. Cunoașterea rolului și a conținutului fiecărei etape vă permite să gestionați mai eficient procesul în ansamblu.
Procesul de comunicare constă în patru elemente de bază:
Expeditorul este o persoană care generează o idee sau colectează informații și le transmite. Acesta este un rol cheie în proiectarea și codificarea informațiilor destinate transmiterii către alți participanți la proces.
Îndeplinirea acestui rol începe cu identificarea individului (cine sunt eu) în cadrul procesului de comunicare și formularea sensului sau semnificației motivului și a ceea ce dorește să transfere unui alt participant. Acest lucru este urmat de idei de codificare.
Mesaj - informații directe;
Procesul de comunicare a schimbului de informații constă în etape interdependente:
- Originea ideilor sau selectarea informațiilor;
- Alegerea canalului de transfer de informații;
- Transmiterea mesajului;
- Decodarea și interpretarea mesajului.
Formarea proceselor de comunicare, precum și alegerea mijloacelor și a canalelor de comunicare se realizează la nivelul întreprinderii după proiectarea structurii sale organizatorice în conformitate cu domeniul de activitate ales, adoptat de programul de producție și structura de management. Soluțiile de comunicare care conțin regulile procedurilor de comunicare ar trebui să fie stabilite pentru fiecare nivel ierarhic de gestionare și să fie comunicate unui anumit funcționar.
În prima etapă, expeditorul decide ce mesaj să facă subiectul schimbului. De obicei, în această etapă, începe prima dificultate: capul încearcă să transmită o idee, un concept, nu transformându-l în cuvinte, fără a lua în considerare factori cum ar fi scopul mesajului, capacitățile destinatarului, situația actuală, sensul personal (colorat emoțional) mesaje. Astfel, ideea trebuie să fie, în primul rând, adecvată scopului, contingentului destinatarului, circumstanțelor și atitudinilor.
Decodificarea implică percepția (primită) a mesajului de către destinatar, interpretarea sa (așa cum este înțeleasă) și evaluarea (după cum este acceptată). Pentru a primi nu înseamnă să înțeleagă, dar să înțeleagă nu este de a accepta.
Comunicarea eficientă elimină motivele pentru care nu ați acceptat mesajul. Distorsiunea posibilă în sensul mesajului se datorează prezenței zgomotului în procesul de comunicare.
Zgomotul este orice interferență în procesul de comunicare la oricare dintre site-urile sale, distorsionând semnificația mesajului. Sursele de zgomot care introduce anumite schimbări în valoarea semnalului transmis poate fi ca un mijloc de proces de comunicare și a componentelor organizatorice (manipulare scară, centralizare, diferențiere, etc.) îngreuneze exacte de transmitere a semnalului. Un lider eficient va încerca întotdeauna să depășească cât mai mult zgomotul existent sau să-și reducă nivelul și să transmită cât mai exact posibil mesajul său [1].
Precizia înțelege sensul declarațiilor de către beneficiar vor fi evidente expeditorului numai atunci când există o schimbare a rolurilor de comunicare și să devină destinatarul expeditorului și remarcile sale vor fi conștienți de modul în care a înțeles semnificația informațiilor primite. Aceasta este esența unui alt element important al procesului de comunicare - feedback.
Feedback-ul poate spori semnificativ eficiența schimbului de informații de management. Conform unor studii schimbul bilateral de informații (dacă există oportunități pentru feedback-ul), în comparație cu one-way (nu feedback-ul), deși este mai lent, cu toate acestea, ameliorează în mod eficient stresul, este mai precis și crește încrederea în interpretarea mesajelor.
Pe lângă schimbul în ordine descrescătoare, organizația are nevoie de comunicări ascendent. Transferul de informații de la nivelurile inferioare la cele mai înalte poate afecta în mod semnificativ performanța.
Probabil cea mai evidentă componentă a comunicării într-o organizație este relația dintre manager și subordonat.
Unele dintre cele mai multe tipuri de schimb de informații între manager și subordonați sunt legate de clarificarea sarcinilor, priorităților și rezultatelor așteptate; asigurarea implicării în sarcinile departamentului; cu discutarea problemelor legate de eficiența muncii; obținerea recunoașterii și compensarea motivării; îmbunătățirea și dezvoltarea abilităților subordonaților; cu colectarea de informații despre o problemă reală sau existentă; notificarea subordonatului despre viitoarea schimbare; precum și obținerea de informații despre idei, îmbunătățiri și sugestii.
Pe lângă schimbul de informații între manager și subordonat, există un schimb între lider și grupul său de lucru. Comunicarea cu grupul de lucru în ansamblul său permite liderului să îmbunătățească eficacitatea activităților grupului. Deoarece schimbul implică toți membrii grupului, toată lumea are posibilitatea de a reflecta asupra noilor provocări și priorități ale departamentului, cum ar trebui să lucreze împreună la schimbările viitoare și posibilele implicații pentru acest lucru și alte departamente, problemele recente și realizările, propunerile de caracter raționalizare .
În plus, uneori un grup de lucru se reunește fără lideri pentru a discuta probleme, îmbunătățiri sau schimbări iminente. După cum sa menționat mai sus, astfel de relații de egalitate pot contribui la creșterea satisfacției angajaților față de munca lor.
Organizațiile constau din componente formale și informale. Canalul comunicațiilor informale poate fi numit un canal pentru difuzarea zvonurilor. Zvonurile se află lângă automatele automate cu apă răcită, de-a lungul coridoarelor, în cantine și în orice alt loc în care oamenii se adună în grupuri ". Deoarece informațiile sunt transmise prin canalele de zvonuri mult mai repede decât prin canalele unui mesaj formal, managerii folosesc primul pentru scurgerea planificată și distribuirea anumitor informații sau informații, cum ar fi "doar între noi" [2].
Liderul ar trebui să știe și să țină cont de caracteristicile psihologice și pedagogice ale colectivului de muncă. Care sunt aceste caracteristici?
Capacitatea de a gestiona profesional organizații, grupuri de muncă, pentru a construi în mod eficient relațiile cu subordonații, superiorii și alți angajați ai organizației sau chiar să se simtă confortabil în ea necesită un anumit set de cunoștințe, competențe și abilități. Trebuie avut în vedere faptul că fiecare organizație este ceva individ, are particularitățile sale proprii, tradiții, drepturi și responsabilități, biografia, mentalitatea, cultura organizationala. În același timp, fundația fiecărei organizații este compusă din colective de muncă, reprezentând obiecte foarte importante ale activității de conducere. În consecință, fiecare colectiv de muncă, fiecare persoană care lucrează în organizație are propriile caracteristici care trebuie luate în considerare de către manager. În ultimul deceniu, cea mai importantă caracteristică a abordărilor studiului, a problemelor de management a devenit aparentă creștere în componenta psiho-educațională a acestor studii. Astfel, nevoia de a învăța și de contabilitate în modelele de practica ale capului asociate cu particularitățile individuale și de comportament de grup de muncitori, grupuri de muncă, precum și impactul asupra acestora este resimțită de majoritatea directori moderne, manageri, specialiști în managementul resurselor umane, relații publice.
Prin urmare, trebuie remarcat în mod special faptul că aceste regularități au, în primul rând, un caracter psihologic (diagnosticare și contabilitate a trăsăturilor individuale și de grup) și pedagogice (posibilitatea influențării, formării și dezvoltării calităților personale). În același timp, aceste componente, care joacă un rol important în practica managementului, ar trebui să reprezinte în mare măsură o unitate inseparabilă ca bază psihologică și pedagogică pentru gestionarea colectivelor de muncă.
În consecință, fiecare lider trebuie să cunoască și să poată utiliza în practică trăsăturile psihologice și pedagogice de bază, modelele, principiile, recomandările legate de gestionarea eficientă a organizației, colectivul de lucru.
Care este motivul situațiilor conflictuale din echipă? Modalități de prevenire și de permisiune.
Fiecare persoană din viață are obiective legate de diferite domenii de aplicare. Toată lumea se străduiește să obțină ceva din propria sa natură sau în felul său. Dar, de multe ori, oamenii conectați prin legături de activitate de afaceri în comun sunt în interesul lor, iar apoi există un conflict, care este unul dintre cei mai importanți dușmani ai managerului, deoarece el dezorganizează oamenii, îi transpune în emoții, nu în rațiune. Prin urmare, una dintre funcțiile unui manager, ca persoană care lucrează cu oamenii, este prevenirea apariției, eliminarea consecințelor conflictului, soluționarea litigiilor și abilitatea de a conduce oamenii de la vrăjmășia intereselor la cooperare și înțelegere reciprocă.
Dar, adesea, managerii care nu se pot concentra într-o situație de conflict, pot lua o poziție obiectivă, încearcă instinctiv fie să prevină conflictul, fie să amâne, ceea ce nu oferă o soluție completă la problemele echipei de afaceri.
În primul rând, acestea sunt interdependente de natură funcțională, determinate de activitatea comună a muncii. Aceste relații sunt directe și indirecte.
În al doilea rând, acestea sunt interdependențele care rezultă din afilierea angajaților la o echipă de producție primară.
În al treilea rând, acestea sunt relații psihologice care sunt cauzate de nevoile oamenilor în comunicare.
Plecând de la aceste relații, care în mod normal ar trebui să aibă un acord, sunt identificate următoarele tipuri principale de conflicte care încalcă implementarea cu succes a legăturii relevante:
1) conflictele care reprezintă o reacție la obstacolele în calea realizării obiectivelor principale ale activității de muncă (de exemplu, dificultăți în îndeplinirea acestei sarcini de lucru, rezolvarea necorespunzătoare a oricărei probleme de producție etc.);
2) conflictele care apar ca răspuns la obstacolele în atingerea obiectivelor personale ale angajaților, ca parte a muncii lor comune (de exemplu, conflict în distribuirea sarcinilor de afaceri care sunt considerate „favorabile“ sau nemulțumire „nefavorabil“, cu programul propus de vacanțe, etc.);
4) conflicte strict personale între lucrători, datorită incompatibilității caracteristicilor psihologice individuale - diferențe clare în nevoi, interese, orientare spre valoare, nivelul culturii în general.
Modalități de prevenire a conflictelor:
- Crearea condițiilor bune de lucru, distribuirea clară a funcțiilor, drepturile, responsabilitățile, coordonarea intereselor angajaților.
- Identificați nevoile lucrătorilor și creați condițiile pentru o satisfacție maximă.
- Formarea grupurilor de lucru, ținând cont de compatibilitatea personală,
- Aplicarea unui stil de conducere adecvat.
- Detectarea în timp util a contradicțiilor și dezacordurilor pe baza negocierilor, adică discutarea problemei în litigiu (conflict) în vederea dezvoltării unei soluții convenite.
Este posibil să ieși din următoarele situații:
Primul este o retragere din rezolvarea contradicției care a apărut atunci când una dintre părțile cărora le este adusă "sarcina" transformă subiectul conversației într-o altă direcție. În același timp, "acuzatul" se referă la lipsa de timp, la caracterul neprevăzut al litigiului și "părăsește câmpul de luptă".
A doua opțiune este netezirea, atunci când una dintre părți se justifică sau este de acord cu revendicarea, dar numai în acest moment. Justificarea în întregime nu rezolvă conflictul și poate chiar să-l exacerbe, pe măsură ce intensitatea contradicțiilor interne, mentale.
Al treilea tip este un compromis. Se înțelege o discuție deschisă a opiniilor care vizează găsirea soluției celei mai convenabile pentru ambele părți. În acest caz, partenerii pun argumente în propriul lor și în favoarea altcuiva, nu amâna deciziile pentru mai târziu și nu obligă în mod unilateral o posibilă opțiune. Avantajul acestui rezultat este reciprocitatea egalității drepturilor și obligațiilor și legalizarea (deschiderea) revendicărilor. Un compromis în timp ce respectați regulile de comportament într-un conflict elimină cu adevărat tensiunea sau ajută la găsirea celei mai bune soluții.
A patra opțiune este un rezultat nefavorabil și neproductiv al conflictului, atunci când niciunul dintre participanți nu ia în considerare poziția celuilalt. De obicei apare atunci când una dintre părți a acumulat suficiente nemulțumiri mici, s-au adunat cu forțe și au prezentat cele mai puternice argumente pe care cealaltă parte nu le pot scoate. Singurul moment pozitiv al confruntării este că natura extremă a situației permite partenerilor să vadă mai bine punctele tari și punctele slabe, să înțeleagă nevoile și interesele unora altora.
Colectivul este febrilă pentru o lungă perioadă de timp, liderii se schimbă în mod constant. Productivitatea muncii scade. Cum puteți îmbunătăți stabilitatea echipei? Cine poate ajuta în această situație? Cine este liderul informal al echipei?
Într-o echipă nouă, vă confruntați cu această situație: subordonații dvs. ignoră direcțiile sau o fac în felul său. Care sunt acțiunile tale? De exemplu:
- Care dintre definițiile conceptului de "comunicare" considerați a fi cea mai corectă?
Comunicarea este:
a) feedback-ul în sistemul de control;
b) schimbul de informații în procesele de activitate comună;
c) sistemul de legături de informare;
d) relația dintre oameni pe diferiți factori ai comunicării lor;
e) setul de legături organizaționale în sistemul de activități comune ale oamenilor.
Răspuns. b) schimbul de informații în procesele de activitate comună.
- Ce succesiune logică de acțiuni implică procesul de management?
a) obținerea informațiilor, prelucrarea informațiilor, transformarea informațiilor într-o comandă, transmiterea informațiilor de comandă;
b) să studieze situația, să dezvolte o soluție, să formuleze un scop, să implementeze o soluție.
c) definirea problemei, formularea scopului, dezvoltarea soluției, implementarea soluției;
d) definirea scopului, procesarea informației, luarea deciziilor, controlul executării;
e) stabilirea obiectivelor, evaluarea situației, definirea problemelor, luarea deciziilor.
Răspuns. d) definirea scopului, procesarea informațiilor, luarea deciziilor, controlul executării.
- Care este criteriul eficacității deciziei manageriale?
a) numărul de ajustări care trebuie efectuate atunci când decizia este executată;
b) numărul, integralitatea și valoarea suficiente a informațiilor despre activitatea desfășurată în baza acestei decizii;
c) factorul uman în percepția deciziei manageriale;
d) coerența activităților în punerea în aplicare a deciziei.
e) potențialul motivațional al deciziei manageriale.
Răspuns. a) numărul de ajustări care trebuie efectuate atunci când decizia este executată.
Nu se potrivește cu munca de testare? Puteți să comandați de la partenerii noștri scrierea oricărei lucrări academice pe orice subiect.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: