1. Tipurile și scopurile reuniunilor
2. Întâlnire
3. Dezavantaje la întâlniri
4. Roluri suplimentare de conducere
5. Câteva sfaturi
6. Listă de verificare: cum să organizați o întâlnire corect
Reuniunea este o formă foarte responsabilă de lucru cu echipa și nu numai pentru că implică colegialitate și, în cele din urmă, orice coordonare a opiniilor tuturor celor prezenți, iar sarcina respectivă revine președintelui. Cazul este încă în faptul că managementul modern necesită nivelul fiecărui angajat destul de ridicat de intensitate a muncii și de întâlnire în astfel de circumstanțe de multe ori se transformă într-un fel de o priză, o șansă să se relaxeze, să fie la fel ca în afaceri și mintea de conducere, dar în același timp, nu rezolvă sarcinilor specifice. Și această relaxare vine pur reflexiv, la nivelul subconștient al conștiinței, de multe ori indiferent de voința și intențiile omului.
Prin urmare, păcatul principal al majorității reuniunilor - frecvent extinse, goliciunea aparențelor, o reticență de bază pentru a reveni la executarea sarcinilor de rutină, și, ca urmare a unor rezoluții vagi. Concluzie: cel mai important factor al fructuozității întâlnirii este reglementarea; pe de altă parte, cerința pentru pregătirea fiecărui participant pentru munca colegială, conștientizarea acestuia, pregătirea pentru "dezvoltarea de acasă" este pusă în prim-plan.
Pericolul și mai mare, care însoțește fiecare întâlnire, este o încercare firească în timpul acestor evenimente de a transfera responsabilitatea personală pentru un caz într-unul colectiv. Adică, fiecare vorbitor, vorbind despre problemele lor, cum să se deplaseze în mod automat responsabilitatea morală pentru munca lor pe umerii tuturor celor prezenți, și abil pus în scenă spectacole - poate arunca și responsabilitatea reală pentru întruchiparea cazului în viața colegilor lor.
Președintele trebuie să prevină în mod clar astfel de încercări. Întotdeauna întrebare potrivită pusă cu diferite grade de sensibilitate: „Poți să-l rulați tine“, „Ce împiedică departamentul să pună în aplicare ideile dvs.“ Dar, în același timp, cu toate acestea, este important să nu pentru a suprima inițiativa.
Managerul ar trebui să aibă darul de a distinge propunerile cu adevărat sensibile de încercările de a "împărți responsabilitatea", de a cunoaște bine capabilitățile fiecărui manager și a unității sale. Dacă este necesar, fără a aduce atingere demnității, explicați faptul că managerul respectiv poate rezolva această problemă singur și cum să o facă mai bine.
Astfel, întâlnirea poate fi organizată în două scopuri: fie pentru a aborda problema, care merge dincolo de competența unuia dintre managerii și alocarea asociate responsabilităților, fie pentru adoptarea în comun a oricăror soluții extreme, cum ar fi conversia întreprinderii - adică soluții, dintre care se poate de adoptare să ceară de la fiecare dintre cei prezenți o intrare la un nou nivel de efort pentru binele întregii companii.
1. Tipurile și scopurile reuniunilor.
Există mai multe tipuri de întâlniri de bază și fiecare are un scop diferit. Desigur, întâlnirile pot avea nu numai un singur scop. Întâlnirea personalului, de exemplu, deseori servește atât pentru schimbul de informații, cât și pentru rezolvarea unor probleme minore. Dar indiferent dacă există un motiv sau mai multe, există un motiv pentru convocarea adunării.
În timpul întâlnirii care vizează rezolvarea problemei, participanții stabilesc mai întâi problema și apoi își dezvoltă soluția. Într-o întâlnire organizată pentru decizie, grupul alege o soluție care va fi implementată. Pentru a organiza cu succes o întâlnire, grupul trebuie să convină asupra procesului de luare a deciziei: decizia va fi unanimă, va fi votată sau ghidată de opiniile persoanelor? Există, de asemenea, întâlniri pentru schimbul de opinii, rapoarte și feedback. Statutul întâlnirii este important pentru echipă, deoarece trebuie să se pregătească pentru aceasta.
Puteți apela o întâlnire atunci când:
· Aveți nevoie de informații sau sfaturi pe care un grup vă poate oferi;
· Doriti ca echipa sa ia parte la luarea deciziilor sau la discutarea problemei;
· Doriți să împărtășiți informații sau să informați pe toată lumea despre situație;
· Să se ocupe de o problemă care necesită o analiză din diferite puncte de vedere;
· Credeți că trebuie să explicați în mod clar responsabilitățile pentru rezolvarea unei probleme sau probleme;
· Credeți că grupul are nevoie de o astfel de întâlnire.
Este mai bine să nu convocați o întâlnire dacă:
· Este o chestiune personală care trebuie rezolvată una câte una;
· Nu aveți timp să vă pregătiți;
· Problema a fost deja rezolvată;
· Întrebarea nu este atât de importantă pentru a petrece timp pe ea;
· Grupul are nevoie de timp pentru a descoperi sursa conflictului sau a frustrării.
Pregătirea ședinței
Începeți pregătirea prin definirea obiectivelor reuniunii. Acestea pot fi informații, definiții ale problemelor, idei noi, direcții de acțiune, o definiție a responsabilității sau o combinație a acestor factori. Concentrându-se pe obiective specifice, determinați cine vă va cere să veniți la întâlnire și cum îl veți cheltui.
Invitați persoane la întâlnire care:
· Luarea deciziilor cheie cu privire la problemele care vor fi abordate în cadrul reuniunii;
· Poate fi util; va participa la rezolvarea problemelor care vor fi afectate în timpul întâlnirii;
· Prin natura activităților lor, trebuie să vă familiarizați cu informațiile furnizate în timpul întâlnirii;
· Va implementa deciziile luate.
Invitați la întâlnire numai acei oameni care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele, asigurându-vă că ați oferit puncte de vedere diferite. Puteți crește șansele de succes prin invitarea jucătorilor-cheie. Pentru a face acest lucru, invitați-i în persoană sau programați o întâlnire pe baza programului lor. Dați-i un rol activ în cadrul întâlnirii sau subliniați importanța vizitei.
Numai prin separarea acestor mijloace de descurajare de potențialele pericole, veți putea trimite echipa corectă în mod corect. Pentru grupuri de mai mult de patru persoane, nivelul structurii ar trebui să fie mai mare. Dacă doriți ca toată lumea să participe la acest proces, rupeți o întâlnire mare în subgrupuri în anumite segmente de timp.
Dacă este posibil, elaborați o ordine de zi înainte de întâlnire. Utilizați următoarea listă pentru a face acest lucru:
· Scopul final al întâlnirii;
· Data, ora și locul ședinței;
· Cine convoacă ședința;
· Care echipă va fi convocată, numele participanților;
· Există ceva neobișnuit în formatul întâlnirii?
· Dacă există participanți externi, numele și rolurile acestora;
· Persoana responsabilă cu alocarea timpului și respectarea punctelor de pe ordinea de zi;
Includeți numai acele puncte de discuție care pot fi într-adevăr luate în considerare în perioada de timp specificată. Este mai bine să subestimăm decât să supraestimăm numărul de întrebări pe care un grup le poate lua în considerare. Încercați să aranjați elementele zilei într-o astfel de ordine pentru a asigura mișcarea la întâlnire. Întrebările ar trebui să curgă unul de celălalt. Separați schimbul de informații de la luarea deciziilor și rezolvarea problemelor. Începeți cu întrebări mai ușoare, apoi mergeți la cele complexe, dar nu evitați întrebările dificile. Aveți grijă să aveți suficient timp pentru cele mai importante întrebări. În timpul întâlnirilor lungi, încercați să luați în considerare întrebările dificile până când participanții sunt obosiți. Întrebați întrebările dificile în părți.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: