Creați o listă de participanți. Includeți date despre locația lor și despre datele personale generale. Aceste informații pot fi utile pentru chat, în timp ce participanții conectați așteaptă restul.
În cele mai multe cazuri, va exista întotdeauna cel puțin un întârziere. Prin urmare, pregătiți opțiuni pentru discutarea unui subiect minor, în timp ce cei care sunt întârziate de circumstanțe nu se vor alătura conferinței. Asigurați-vă că toți participanții sunt reprezentați (nume, funcție, sarcini), în special dacă conferința implică clienți care nu sunt familiarizați personal cu acești oficiali. Încercați să începeți discuția despre problemele principale nu mai târziu de 3-5 minute de la începutul conferinței, chiar dacă nu toți cei care au întârziat s-au conectat la sistem.
Stați pe ordinea de zi. Ați petrecut timpul compilându-l, deci urmați acest document. Uită-te la ceas, deoarece nu toți participanții vor putea să rămână neschimbați dacă discuția se va trage. Sarcina dvs. este de a discuta toate problemele planificate, fără a uita de interesele clienților.
Fiți atenți și faceți note. Încercați să nu utilizați butonul "mut" (modul mut), chiar și în timpul performanțelor lungi ale altora. Angajații dvs. sunt puțin probabil să distragă atenția de la conferință dacă văd participarea dvs. la aceasta. Dacă puteți adăuga ceva, utilizați această ocazie pentru a vă demonstra competența. Nu dă promisiuni prea mari. Este mai bine să spuneți calm că veți reveni definitiv la discutarea întrebării neașteptate mai târziu.
La sfârșitul conferinței, trebuie să întrebați dacă există întrebări pentru cine să răspundă acum sau după întâlnire. Dacă ați fost de acord să vă reîntâlniți, spuneți timpul înainte ca ceilalți participanți să se deconecteze. Mulțumim tuturor participanților pentru timpul acordat și le doresc o zi lucrătoare / săptămână de lucru (săptămânii) de succes.
Imediat după teleconferință, creați și distribuiți tuturor participanților un scurt rezumat (protocol) al întâlnirii. Acest rezumat are două scopuri: 1) să se asigure că toată lumea înțelege lista obligațiilor ce le revin; 2) este o dovadă documentară a eventualelor dezacorduri în viitor. De multe ori vă veți mulțumi de multe ori că ați petrecut timpul înregistrând protocolul. Prin trimiterea la alți participanți, asigurați-vă că aveți întrebări dacă există adăugiri sau modificări aduse documentului pe care l-ați scris. După corectare, trimiteți versiunea corectată.
După întâlnire, trebuie luate toate deciziile. Dacă au existat întrebări, alocați suficient timp pentru a le răspunde și, de asemenea, pentru a efectua toate celelalte acțiuni. Dacă ați stabilit anumite termene pentru rezolvarea problemelor, nu le încălcați. Dacă aveți nevoie să utilizați alți angajați / unități pentru a-ți îndeplini promisiunile, faceți-o și asigurați-vă că au realizat tot ce aveți nevoie.
273399 273400 273401 273402 273403 273404 273405 273406 273407 273408 273409
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: