Sfaturi utile privind modul de organizare eficientă a fluxului de lucru în cadrul organizației.
Va oferim atenție o serie de articole despre programele și soluțiile care facilitează foarte mult contabil de muncă de rutină. Primul material este dedicat revizuirii instrumentelor legate de controlul, contabilitatea și prelucrarea documentației primare.
Informațiile au fost furnizate de Grupul de Companii "Efficient Solutions" - liderul dezvoltator al sistemelor de management al documentelor electronice, bazat pe platforma "1C: Enterprise".
Activitățile companiilor moderne se bazează pe calcule cu furnizorii și clienții, toate veniturile și cheltuielile trebuie să fie documentate pentru a lua în considerare în pregătirea declarațiilor fiscale. Cu cât este mai complexă structura întreprinderii și numărul proceselor interne care apar, cu atât este mai dificil să se documenteze schimbările. Practic toate tranzacțiile de afaceri trebuie să fie documentate, deoarece fiecare dintre ele are legătură cu realizarea unui profit sau a unei cheltuieli.
Cele mai tipice situații de dificultăți și erori la lucrul cu documentele din companiile moderne sunt următoarele:
- Nu se poate găsi versiunea originală tipărită a documentului. Cu cât este mai mare compania, cu atât este mai mare probabilitatea de a pierde timpul din cauza căutării lungi a documentelor. Dacă în organizație a fost creată o arhivă electronică, aceasta nu exclude eliminarea problemei, deoarece este necesar ca documentul să fie căutat în conformitate cu rechizitele cunoscute anterior, care, de asemenea, nu sunt întotdeauna cunoscute sau disponibile.
- Este dificil sau imposibil să determinați versiunea actuală a documentului de ieșire. În procesul de verificare vizuală multiplă, apare un număr mare de inexactități, de exemplu, când se procesează facturi pe mai multe pagini pentru plată sau facturi imprimate anterior de către administratori. Documentele pot fi modificate, dar toate versiunile sunt stocate împreună în baza de date. Din acest motiv, controlul plăților devine mai complicat sau termenele de expediere a mărfurilor sunt întârziate.
Acestea sunt cele mai tipice situații de dificultăți în circulația documentelor organizațiilor. Întrebarea este cât de des pot apărea și ce consecințe rezultă.
Problema cea mai acută este problema cu căutarea rapidă a originalelor documentelor primare. În primul rând, este remarcabilă în perioadele de închidere sau în pregătirea rapoartelor pentru verificări contra sau camerale.
Să luăm în considerare situația cea mai tipică, cum ar fi înregistrarea documentelor primare, care sunt primite de companie după semnarea contractului de către contractanți.
Atunci când o organizație comercială lucrează cu clienții printr-un intermediar (de exemplu, printr-o companie de transport și logistică), expeditorul este trimis împreună cu mărfurile expediate. După primirea bunurilor, clientul returnează documentul cu semnătura și ștampila prin poștă sau prin serviciul de curierat. După ce documentul ajunge la birou, contabilul trebuie să raporteze imediat acest lucru, dar din motive tehnice, acest lucru se întâmplă foarte rar. Pentru aceasta, trebuie să funcționeze un sistem de alertă. În practică, pentru a obține documentele necesare la încheierea perioadei, contabilul trebuie să organizeze independent căutarea, adresându-se direct managerilor sau angajaților biroului.
Acest lucru complică munca contabilului și devine o rutină. Cel mai bun mod de a face o diferenta - de a organiza un sistem eficient de control al documentelor, care permite de a ține evidența documentelor de intrare și ieșire.
Sistemul de control al documentelor primare trebuie să se bazeze pe următoarele posibilități funcționale:
- fiecare document imprimat de manager trebuie înregistrat automat într-un sistem cu un număr digital unic sau un cod de bare;
- după semnarea documentului și returnarea lui de la contrapartidă, factura de primire trebuie înregistrată în baza de date;
- când înregistrați documentul, este suficient să luați în considerare codul de bare și să marcați "Documentul în stoc" (aceasta va schimba starea documentului); După ce ați citit documentul, puteți stabili cu ușurință informații suplimentare despre crearea unui document.
O astfel de abordare în organizarea circulației documentelor va permite contabilului să obțină un instrument prin care să poată genera cu ușurință rapoarte privind toate documentele primite sau trimise.
După ce ați generat un raport privind documentele lipsă, puteți iniția procesul de colectare a documentelor. Responsabil pentru căutarea în continuare a documentelor poate fi nu numai un contabil, ci un manager de birou sau un angajat al departamentului de arhivă.
Având în vedere toate criteriile de mai sus, pe baza cărora ar trebui înregistrate înregistrările primare, specialiștii grupului Effective Solutions of Companies au dezvoltat un program simplu și ușor de utilizat "Soluții eficiente: codificare și gestionare a documentelor". Programul este integrat în baza de date existentă 1C: Enterprise, fără a necesita modificări semnificative ale sistemului.
Pentru a afla mai multe despre program - este suficient să lăsați o cerere pentru o demonstrație gratuită a programului. Specialiștii companiei-dezvoltator vor răspunde la toate întrebările și în decurs de 15 minute vor demonstra avantajele utilizării acestui produs.
Trimiteți-le prietenilor: