Planificarea atentă este esențială pentru a vă asigura că întâlnirea de afaceri este productivă. Următoarele sunt considerente practice cheie și indicii care vă vor ajuta să organizați corect o reuniune de lucru.
Prima și cea mai importantă întrebare pe care trebuie să o întrebați înainte de a începe să planificați o întâlnire: "Ce rezultate mă aștept?". Explicați răspunsurile și scrieți-le. Dacă luați orice acțiune în legătură cu viitoarea întâlnire, asigurați-vă că ați pus această întrebare.
Următoarea întrebare este importantă pentru planificarea și organizarea reuniunii: „? Cine ar trebui să fie invitat la această întâlnire“. Sunt oameni care nu sunt interesați de problema discutată sau nu sunt în măsură să aducă o contribuție utilă la dezbaterea în această etapă? Nu este nevoie să-ți pierzi timpul. Pe de altă parte, poate că ai putea invita o persoană suplimentară, care poate oferi o clarificare în timp util, schimb de cunoștințe sau fapte prima mână, în legătură cu subiectul?
Decideți asupra formatului întâlnirii. Având în vedere scopurile și lista participanților, este mai bine să organizăm o întrunire într-un cadru formal sau informal? Faceți-l deschis sau închis? Sau să țină ceva similar unei conferințe cu o mulțime de prezentări? Este necesar să respectați anumite standarde corporative?
Cine va conduce întâlnirea? Ai sau altcineva, președintele reuniunii se acordă autoritate și competențe suficiente pentru întâlnirea a avut loc conform planului. În același timp, președintele ar trebui să rămână neutru și să nu domine ceilalți participanți la întâlnire. Lui sau sarcina ei - pentru a menține productivitatea întâlnirilor, și nu folosi doar puterile să insiste asupra punctului său de vedere sau un plan. Președintele eficient direcționează discuția din nou pe drumul cel bun, să mențină o atmosferă pozitivă și constructivă, se asigură că nimeni nu este dejucat și sabotat întâlnirea și ajutând pe toți cei prezenți să aducă o contribuție maximă la soluția problemei.
Următorul pas în planificarea întâlnirii va fi alegerea timpului și a locului. Desigur, doriți să programați o întâlnire într-un moment în care toți participanții (sau cel puțin majoritatea) pot veni. Cu toate acestea, este necesar să se ia în considerare și alți factori. Există alte întâlniri sau evenimente programate în aceeași zi care pot atrage atenția participanților la întâlnirea dvs.? Care ar trebui să fie starea și dispoziția dorită a participanților? În special, este mai bine să nu planificați o reuniune de lucru dedicată chestiunilor importante de afaceri în dimineața zilei de luni și după-amiaza zilei de vineri.
În ceea ce privește locul întâlnirii, este necesar să se acorde atenție următoarelor detalii:
- Intreruperi si distractii minime.
- Acces ușor la orice sursă de informații specifice care ar putea fi necesare în timpul întâlnirii.
- Crearea unei atmosfere energice de lucru. Este necesar să se evite mediul excesiv de relaxant și distractiv.
- Costul rezonabil al întâlnirii, care corespunde obiectivelor și contextului său.
În această etapă a organizării reuniunii, sunteți deja gata să compilați și să difuzați o agendă bazată pe rezultatul dorit al discuției.
Ordinea de zi este unul dintre documentele de bază necesare pentru planificarea unei întâlniri. Ar trebui să precizeze în mod clar și pe scurt scopul reuniunii, programul discursurilor participanților și punctele-cheie de discuție, precum și specificarea intervalului de timp. Aduceți cele mai importante prezentări și subiecte de discuție în partea de sus a listei.
O agendă clară, transmisă în timp tuturor participanților la întâlnire, servește mai multor scopuri, atât înainte, cât și în timpul întâlnirii. Înainte de întâlnire, îi ajută pe participanți să se pregătească. Chiar dacă nu sunt necesare acțiuni practice de la cei invitați, conștiința lor și mintea subconștientă sunt stabilite pentru o muncă mai productivă în timpul întâlnirii. Imediat în timpul evenimentului, ordinea de zi indică prioritățile și constrângerile de timp. Acesta este un instrument indispensabil care susține concentrarea și productivitatea în timpul întâlnirii.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: