Compania a achiziționat un lot mare de materiale de construcție în cadrul unui contract de furnizare. În același timp, nimeni nu a acordat atenție faptului că termenul de plată conform acordului coincide cu termenele de plată a impozitelor pentru anul respectiv. În consecință, a trebuit să plătim furnizorului o penalizare pentru întârzierea efectuării plăților. Vă spun cum să evitați situațiile neplăcute.
Un element-cheie al sistemului de control intern este o lucrare contractuală construită competent. Întrucât bugetul plăților fiscale este determinat în mare măsură de condițiile contractelor, contabilii vor trebui să-și asume cel mai activ rol în munca contractată.
Definiți calea contractului și "care însoțește"
Un element-cheie al sistemului de control intern este o lucrare contractuală construită competent. Din moment ce bugetul plăților fiscale este determinat în mare măsură de condițiile contractelor, contabilii vor trebui să-și asume cel mai activ rol în munca contractată.
În primul rând, trebuie să analizați situația actuală a lucrărilor contractuale. Nu este exclus faptul că acest proces nu este reglementat în nici un fel, iar puterile și responsabilitatea unităților structurale de a conveni asupra contractelor nu sunt delimitate.
O astfel de situație poate duce la consecințele cele mai negative. Acestea sunt creanțe de la contrageți și organisme de control, iar recunoașterea tranzacțiilor încheiate este nevalidă.
Pentru a evita acest lucru, aveți nevoie de:
1 Identificați unitățile implicate în pregătirea și armonizarea contractelor, funcțiile acestora și intervalul de timp pentru fiecare etapă.
2 Elaborați o "foaie de parcurs" optimă pentru contract, în funcție de specificul activităților companiei și de tipurile de contracte utilizate. Desigur, calea și prioritatea acordului în fiecare companie vor fi diferite. Dar, în orice caz, traseul pentru convenirea unui contract inițiat de divizia structurală a societății nu ar trebui să treacă prin avocați și prin contabilitate.
3 Pentru a stabili schema aleasă în regulamentul (regulamentul) privind munca contractuală, care este aprobată de către CEO-ul companiei.
Luați în considerare funcționalitatea principalelor unități implicate în activitatea contractată (a se vedea p. ###).
Practic, utilizați
Fiecare contract este de dorit să se aprindă și să se semneze pe fiecare pagină. Acest lucru va evita înlocuirea paginii de către o corespondentă fără scrupule.
Funcționalitatea principalelor unități ale lucrărilor contractuale
Direct interacționează cu contrapartea și participă la elaborarea termenilor contractului referitor la obiectul său.
Angajatul unității inițiale este persoana responsabilă care "conduce" contractul de-a lungul întregii călătorii, de la pregătirea proiectului până la "închiderea" contractului
Atunci când se formulează obiectul tratatului, trebuie evitate două tipuri de limbi. Fiecare dispoziție a contractului trebuie să fie lipsită de ambiguitate.
Ca "pește" pentru lansare spre aprobare, puteți utiliza atât proiectul de contract al contrapărții, cât și opțiunea pregătită de avocații companiei.
Ar fi mai bine ca avocații să pregătească șabloane pentru principalele tipuri de contracte utilizate de companie. Dacă utilizați propria versiune a acordului, aprobarea poate avea loc într-o ordine simplificată. Cu toate acestea, utilizarea incorectă a șabloanelor, schimbarea doar a capacului și a rechizitelor din acestea, este destul de riscantă - operațiunile economice similare pot fi diferite în detalii separate. Prin urmare, verificați întotdeauna dacă formularul de mostră este potrivit pentru o anumită tranzacție.
Realizează expertiza juridică a contractului încheiat și verifică autoritatea oficialului care semnează contractul în numele contrapărții.
Pentru a îmbunătăți garanțiile executării contractului de către contrapartidă în termenii lui, se custează diverse măsuri de securitate (pierderi, depozite, garanții).
În cazul în care contractul intră sub semnul unei tranzacții majore sau al unei tranzacții cu părțile interesate, avocații organizează desfășurarea procedurilor corporative relevante de către organele abilitate ale societății.
Verificați contrapartidele companiei - nu sunt firme de o zi
Se bazează pe recomandările Ministerului de Finanțe al Rusiei.
Ei dezvoltă "șabloane" ale contractelor, stabilind condiții esențiale în ele.
Atunci când creați un șablon, puteți utiliza la maximum normele discreționare prevăzute de Codul civil al Federației Ruse în favoarea companiei.
Controlează procesul de semnare a contractelor de către partea parteneră.
Dacă contrapartida nu semnează contractul, trebuie să solicitați o copie semnată unilaterală înapoi. Dacă acest lucru nu se face, atunci, în câțiva ani, o copie a contractului, deja semnată de o contrapartidă vicleană, ar putea să se ridice. Iar societatea va trebui să suporte costuri semnificative pentru controversa sa
Monitorizează termenii și competența inițiatorilor plăților (stabilește persoanele responsabile pentru inițierea plăților).
Corectează programul de plăți în colaborare cu departamentul contabil.
Corectează bugetul, dacă este necesar.
4. În ce condiții sunt plățile efectuate în baza contractului
Nu va fi inutil să verificați datele de plată a contractului și cifrele din bugetul fluxului de numerar. La urma urmei, este posibil ca data transferului de fonduri către contrapartidă să coincidă cu perioadele de plăți mari către buget sau cu plățile către alți parteneri. Bineînțeles, acest lucru este bine, dar dacă compania are brusc probleme temporare cu lichiditate, atunci alegerea - cine exact să plătească în primul rând - poate fi o durere de cap pentru contabil
5. Atunci când încheiați un contract de "cheltuieli", trebuie să analizați cu atenție condițiile acestuia pentru a stabili dacă societatea va putea să includă costurile în baza impozitului pe profit
În cazul în care este prevăzută expres în Codul fiscal posibilitatea de a compensa cheltuielile aferente obiectului contractului, termenii utilizați în contract trebuie să fie adunați cât mai strâns posibil cu prevederile legislației fiscale. Apoi vor fi mai puține dispute cu inspecția.
În cazul în care cheltuielile nu sunt menționate direct în Codul Fiscal al Federației Ruse, principala atenție trebuie acordată conformității costurilor cu criteriile de validitate economică (articolul 252 din Codul Fiscal)
Semnează contractul după încheierea procedurii de aprobare.
Înainte de a semna un contract, este necesar să verificați foaia de consimțământ - toate vizele sunt ștampilate.
Reglează revendicările
Nu întotdeauna contrapartea îndeplinește conștiincios condițiile contractului. Prin urmare, reglementarea activităților contractuale ar trebui să prevadă ordinea activității de revendicare:
• perioada de depunere și de răspuns la revendicări;
• o listă a persoanelor responsabile pentru pregătirea și transmiterea răspunsului către contrapartidă.
Nu uitați că orice mișcare de corespondență de intrare sau de ieșire dintre companie și contrapărțile sale trebuie să fie documentată. Aceasta înseamnă:
• Contabilitate în jurnalul de intrare și de ieșire;
• salvarea plicurilor și a notificărilor prin poștă.
Dacă există probleme, corespondența electronică certificată de un notar poate deveni o dovadă gravă în cadrul unui litigiu.
Trimiteți-le prietenilor: