Cum se construiește un sistem de control în companie? Boris Zhalilo
Sistemul de control este necesar pentru a apuca mâna celor care nu au nevoie de timp. Și să-i pedepsi. Sistemul de control trebuie să fie frică. Nu puteți fi siguri de nimic sau de nimeni, trebuie să controlați totul! Controlorii trebuie, de asemenea, să fie monitorizați. Cu cât controlați mai mult, cu atât mai bine pentru afaceri ... Dacă sunteți de acord cu oricare dintre afirmațiile de mai sus - trebuie să faceți ceva urgent. Deoarece astfel de opinii dăunează numai întreprinderilor. Deși, din nefericire, sunt acum comune în multe companii ... Astăzi suntem doar o problema "copnem" care îngrijorează fiecare manager. Și care determină foarte mult succesul oricărei afaceri.
În primul rând, permiteți-mi să vă aduc la cunoștință unele dintre rezultatele pe care un sistem de control substandard poate duce la:
Cum se construiește un sistem de control în companie?
Sistemul de control este necesar pentru a apuca mâna celor care nu au nevoie de timp. Și să-i pedepsi. Sistemul de control trebuie să fie frică. Nu puteți fi siguri de nimic sau de nimeni, trebuie să controlați totul! Controlorii trebuie, de asemenea, să fie monitorizați. Cu cât controlați mai mult, cu atât mai bine pentru afaceri ... Dacă sunteți de acord cu oricare dintre afirmațiile de mai sus - trebuie să faceți ceva urgent. Deoarece astfel de opinii dăunează numai întreprinderilor. Deși, din nefericire, sunt acum comune în multe companii ... Astăzi suntem doar o problema "copnem" care îngrijorează fiecare manager. Și care determină foarte mult succesul oricărei afaceri.
În primul rând, permiteți-mi să vă aduc la cunoștință unele dintre rezultatele pe care un sistem de control substandard poate duce la:
Dacă nu controlăm asta:
Problemele mai importante merg neobservate
; Unele probleme sunt observate doar de către clientul nostru (adică prea târziu)
; Pierdute sume considerabile de bani (și timp!) Sunt cheltuite pentru control
; Subordonații nu acordă atenție lucrurilor primordiale
; Se pierd oportunități de afaceri serioase
; Sistemul de stimulare este ineficient
; Deciziile de conducere pot fi luate pe baza ipotezelor false
;
Dacă nu controlam acest lucru:
Motivația personalului este redusă
Personalul este motivat să facă tot ce este (și numai) controlat
Sistemul de compensare este inechitabil, iar sistemul de stimulare nu funcționează
Creativitatea (creativitatea) și inițiativa sunt suprimate
Multe oportunități de dezvoltare sunt ratate
Problemele și greșelile sunt adesea ascunse și înăbușite, decât sunt corectate și
sunt prevenite
Despre problemele și greșelile pe care le învață după ce se angajează, în loc să le împiedice
Climatul intens, nefavorabil pentru munca efectivă a personalului, retragerea celor mai buni angajați din companie
Deformarea culturii corporatiste: valorile reale și normele de comportament sunt înlocuite de cele orientate spre control
Procesul de trecere a informațiilor este mai greu și mai lent, flexibilitatea și eficiența afacerii este încălcată
Este înfricoșător? Cu atât mai greu este să ne dăm seama că facem toate aceste nenorociri pe noi înșine. Și cu atât mai important este să realizăm și să ne schimbăm. Bazat pe experiența de a lucra cu diverse companii din Ucraina, printre principalele erori ale sistemului de control, care poate duce la astfel de consecințe deplorabile:
în determinarea a ceea ce ar trebui monitorizat, strategia și obiectivele strategice ale companiei nu sunt luate în considerare (și, în anumite cazuri, nu sunt luate în considerare o astfel de strategie și obiective)
; adesea există extreme:
control total sau lipsă de control aproape totală
; controlul nu face parte din sistemul de dezvoltare a afacerilor, este folosit ca instrument de penalizare și recompensare a angajaților
; Controlul se efectuează numai "la ieșire", adică când este prea târziu pentru a rezolva ceva
; este controlată în principal de cantitate, nu de calitate. Controlează ceea ce este mai ușor de controlat
; obiectivele sunt neclar, standardele și normele sunt definite, sunt descrise criterii, ceea ce înseamnă complexitatea sau imposibilitatea controlului obiectiv
;
Ce este controlul?
Controlul este o comparație a rezultatelor și a obiectivelor, a prezentului și a doritului ... Definițiile similare sunt cele mai frecvente, dar și cele mai puțin utile în viața reală. Să încercăm să privim controlul puțin mai larg.
De ce avem nevoie de ea? Ce vrem? Care sunt obiectivele și obiectivele controlului?
Există o expresie comună: "Păstrați ceva sub control". Aceasta înseamnă - a avea o posibilitate garantată de a influența orice proces pentru a obține rezultatele dorite.
Care este baza acestei posibilități? Informații fiabile despre proces și pârghiile de influență. Sub pârghiile de influență, înțeleg, în principiu, puterile. Și pe rezultatele și informațiile dorite, să ne ocupăm mai mult.
a) Din toate resursele folosite pentru realizarea lui: materii prime și materiale, componente, informații ...
b) ... și, în primul rând, din resursele umane;
c) De la tehnologie, adică, modul în care resursele vor fi procesate / folosite pentru a obține rezultate;
d) Din prezența / absența unui timp suficient pentru procesul tehnologic și pentru realizarea rezultatului.
Astfel, pentru a controla ceva, este important să avem informații nu numai despre rezultate, ci și despre factorii a-g enumerați mai sus care afectează acest rezultat. Și pentru a se asigura că acești factori contribuie la rezultat.
"la ieșire", care este, rezultatele de control (comparați rezultatele cu planificat, dorit). În acest stadiu, este prea târziu să schimbăm orice, nu putem decât să afirmăm faptele. Și ia decizii. Și nu despre cine și cum să pedepsească (așa cum se face de obicei), ci despre modul de schimbare a sistemului de management și procesul în sine, astfel încât toate rezultatele ulterioare sunt în concordanță cu produsul dorit
; "în acest proces", adică definim norme, standarde, formalizăm tehnologiile și verificăm conformitatea cu toate aceste norme, standarde, cerințe, tehnologii. Dacă sunt observate, avem șansa de a obține rezultatul dorit
; "la intrare": controlăm toate resursele implicate în proces pentru a ne asigura că avem șansa de a obține rezultatul așteptat la ieșire
Ce să alegeți: de control la intrare, în proces sau de control la ieșire?
Cea mai simplă versiune de control este controlul la ieșire, când puteți vedea rezultatul final sau intermediar și îl puteți compara cu cel dorit. Dar, în cazul în care folosim un astfel de control, primim informațiile prea târziu pentru a schimba ceva - pentru a rezolva problema. de ieșire de control este necesară pentru a măsura rezultatele și de a determina succesul a ceea ce facem, pentru a determina valoarea remunerației și, în cele din urmă, doar pentru a oferi feedback interpreților care au participat la obținerea rezultatului.
Controlul la intrare este cel mai economic - în sensul că încercăm să prevenim orice probleme care ar putea apărea în viitor. Am grijă selecta cel mai bun (corespunzător important pentru noi cerințe) materiale și componente care nu au o problemă cu ei în procesul de manipulare și de utilizare, selectați cu atenție și personalul de tren să fie încrezători în calitatea activității personalului și că acesta îndeplinește toate cele necesare pentru a obține rezultatul.
Cine ar trebui să aibă această ocazie - cine ar trebui să controleze?
În mod ideal, informațiile trebuie să fie deținute de cei care sunt interesați de rezultat și care pot influența realizarea sau nu realizarea rezultatului. În primul rând, executorii direcți și conducătorii lor. Cei mai puțini intermediari dintre executor și controlor, distorsionarea mai puțin posibilă a informațiilor și mai repede pașii necesari sunt luați pentru a se îmbunătăți. Astfel, executorul direct trebuie să fie principalul controlor. Dar putem avea încredere în un astfel de controlor? Numai dacă este interesat în mod vital de rezultat. Dacă da, el însuși va exercita controlul necesar. Dacă nu suntem 100% siguri de interesul artistului, noi (liderii) trebuie să îl controlam. Și cu atât mai puțin suntem siguri de interesul lui, cu atât este nevoie de mai mult control. Sau, cu atat este mai necesar ca artistul sa fie interesat de rezultat, deoarece cel mai bun controlor este performantul in sine!
Control - feedback.
Dacă controlul nu este efectuat de către artistul însuși, atunci "umbra" controlului ar trebui să fie feedback-ul prompt de la controlor (supraveghetor). Contractantul va obține de la șeful de informații fiabile și în timp util cu privire la activitatea lor și rezultatele sale (și evaluarea acestora, dacă este cazul, a fost dat), pe baza cărora se poate schimba, pentru a îmbunătăți activitatea lor. Nu primesc acest feedback, artist, nu numai, dar nu va fi în măsură să îmbunătățească ceva în munca mea (care este foarte important pentru cap) demotiveze, din moment ce ignorarea activității sale, de obicei, duce la frustrare și motivație mai mici de a lucra ...
Dar când oferă feedback, trebuie să ne amintim că ar trebui să fie un motor, nu o frână, să orienteze și să inspire optimismul. La urma urmei, după cum a spus un înțelept, "Un lider este un comerciant entuziast!".
Ce trebuie să fie controlat și ce nu este?
Este necesar să controlați tot ceea ce este important. Realizând, în același timp, că cea mai mare parte a controlului este efectuată de executorul direct (sau de echipa de artiști), iar numai cei mai importanți sunt supravegheați de către managerii de nivel superior. De asemenea, în timp ce înțelegem că, dacă managerul nu ar putea oferi un grad suficient de interes al angajatului (ceea ce în sine poate fi atribuit "controlului la intrare"), va trebui să "patch găuri" cu control suplimentar.
Când te poți descurca fără control?
În acest caz, în cazul în care rezultatul nu este important sau mai puțin important decât timpul minim pe care ar trebui să fie cheltuite pe kontrol.V, în același timp, trecerea de la un control de proces pentru a controla „la intrare“ și controlul rezultatelor (poate chiar eșantionare), poate salva o mulțime de timp și fonduri.
Este posibil să înlocuiți ceva cu un control? Și dacă este necesar să faceți acest lucru?
De ce vorbim despre un sistem de control?
Să ne reamintim principiul nostru de sistemabilitate. Întrucât afacerea este un sistem, nu se poate influența rezultatul, afectând doar unul dintre factori. Este inutil să vă faceți griji cu privire la calitatea materiilor prime și a materialelor, fără a oferi (prin selecție și instruire) calitatea corespunzătoare a personalului. În mod similar, este inutil să se controleze tehnologia "în proces" prin toate mijloacele, în cazul în care calitatea resurselor nu este controlată: așa cum se spune "gunoi în gunoi". De asemenea, este inutil să controleze doar unul din rezultatele (de exemplu, vânzările anuale / trimestriale ale companiei sau divizia) în cazul în care obiectivele pe termen lung de afaceri pentru a atinge acest nivel important al calității produselor și serviciilor, satisfacția și loialitatea clienților, pentru a atrage noi grupuri de clienți, cifra de afaceri de personal, nivelul de producție costuri etc. Va fi mult mai eficient să creați un scorecard la toate nivelurile, unde toate aspectele importante ale afacerii pot fi monitorizate (în primul rând, acest lucru se referă la "controlul de ieșire").
Cum ar trebui să arate o astfel de Scorecard?
Sistemul de indicatori de performanță și performanța afacerii ar trebui construit pe principiul unei piramide organizaționale: de sus în jos. În primul rând, trebuie stabiliți cei mai importanți indicatori la nivel de afaceri, apoi la nivel de departamente, diviziuni și apoi la nivelul artiștilor interpreți sau executanți.
De exemplu, un sistem de indicatori la nivel de întreprindere / companie în industria ospitalității poate include următorii indicatori, care ar trebui măsurați o dată pe an, trimestru sau lună (sau mai des, în funcție de specificul companiei):
V hotel de vânzări (UAH)
Procentajul utilizării capacității = suma veniturilor / suma maximă posibilă atunci când sunt încărcate complet la prețurile maxime (%)
Profitul hotelului (UAH)
V costurile hotelului (UAH)
Procentajul capacității camerei de hotel (%)
Excedent / Lag de la planul de vânzări (%)
Exagerări / economii bugetare (%)
Satisfacția oaspeților (comparați scorul cu chestionarul)
Numărul de persoane noi (persoane)
Numărul de oaspeți obișnuiți (persoane)
Număr de plângeri ale clienților (bucăți)
Numărul de acte emise / încălcări ale serviciilor (bucăți)
Rata de personal = numărul de angajați disponibilizați pe lună / numărul de personal (%)
La nivelul departamentului din aceeași companie, tabloul de bord poate include: (prin exemplul Serviciului de Securitate)
Număr de PE (număr de acte, rapoarte, note de serviciu)
Cantitatea pierderilor din PE (UAH)
Nivelul disciplinei (numărul de acte, notele de serviciu, rapoartele)
Exces / economie de buget inclusiv FZP (UAH)
Numărul de reclamații privind serviciul (unitatea)
Indicatorii pot fi alții, principalul lucru este că acestea ar trebui să fie în concordanță cu ceea ce este important pentru companie și să se utilizeze pentru a stabili obiective și pentru a măsura periodic progresul în atingerea acestor obiective (control).
O scurtă cunoaștere a sistemului de control sa încheiat. Am încercat să discutăm unele dintre cele mai importante aspecte ale practicii de control.
Test Express "Unde să începeți schimbarea?"
Fiecare dintre răspunsurile "nu" ar trebui să fie considerată o provocare personală și să înceapă cu primul "nu" pe drum. Aruncați-le în ordine. Imediat sărbători câștigarea o schimbare majoră în companie! Și acum, ca întotdeauna, nu uitați să facă concluziile articolului de testat, și, ca fiind cea mai importantă parte a textului va fi exact PAMANT concluziile tale în acțiune!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: